再论从工程档案到城建档案在城市建设中的作用应用

董纲

摘要：从狭义的角度来讲，工程档案记录了整个工程施工建设的全部流程，这种档案文件将所记录的内容整合为完善的资料，从而为后期施工建设项目与维修改建工作提供了更为标准的参考依据。从发展视角来看，工程档案是城建档案的重要组成基础，起到了提高城建档案应用价值的作用。而城建档案对优化城建规划管理结构、服务现代城市建设与发展至关重要，充分发挥工程档案与城建档案的作用，则必须细化档案管理流程，做好信息接收、传递与整合工作，结合时代发展需要，不断加强档案信息化建设。

关键词：工程档案   城建档案   城市建设   作用   应用

进入21世纪以后，国民经济发展极为迅速，与此同时，城市建设水平得到了大幅度提升，城市化发展速度也在不断加快。在城市建设工作中，城建档案属于核心指导资源，对促进城市建设规范化发展极为重要[1]。而从基础角度来看，城建档案的基础内容是工程档案，因此，可以说从工程档案到城建档案管理均对城市建设发展至关重要。不可忽视的是，当前工程档案与城建档案管理工作中尚且存在多方面的问题严重影响档案作用的发挥效果，主要问题包括档案管理部门对档案规范化管理工作缺乏正确认知，档案管理人员职业素养偏低，档案信息化建设相对落后等。对此，档案管理部门必须重视加强档案信息化建设，推动本组织档案工作规范化管理，转变传统管理模式，组建完善的档案信息化平台，对各种档案文件进行分类存储以方便后期查询、调阅与更新。

一、工程档案的价值作用

从微观视角来看，工程档案是从提出工程项目、实施立项、审批工程项目、项目勘察设计、施工生产准备、施工监管、工程验收等全过程进行信息收集、记录与整理，同时，将所记录的信息以文字、图表、音频与视频等方式予以整合、归档和存储。此外，工程档案是城建项目管理工作的重要环节，该档案为规划城市建设与优化城市交通路线提供了重要参考依据和指导资料，可以说加强城市化建设，离不开工程档案管理。其次，城市建筑维修、交通翻修以及城建整改与扩建均需要参考工程档案资料[2]，在某跨海大桥扩建中，施工企业先对原来的交通建设实施系统评估，整合了重要参数，参考原来的工程档案资料，结合实际情况设计了扩建改造方案，这样不仅有助于弥补该桥梁的缺陷，提高改建质量，而且有助于缩短工期，节约成本。另外，工程档案管理工作能够辅助施工管理人员优化资源项目管理体系，避免出现各种资源浪费问题，进一步推动城市化建设的良好发展。

二、城建档案在城市建设中的作用

从整体结构来分析，城建档案在城市建设中的作用主要體现在两个方面，一方面，城建档案管理是推动城市化建设发展的重要参考依据和管理环节。而且，加快城市化发展进程，必须组建科学可行的城市管理体系，确保该体系能纳入整座城市的管理内容，需要注意的是，城市管理内容非常复杂，工作量极多，如果无据可依必然会额外增加工作负担与成本，而充分发挥城建档案的作用能够有效简化城市建设管理流程，降低工作量，缓解城建管理复杂度，全面优化城市管理手段。另一方面，城建档案能够为城市建设的未来改造与升级提供重要参考信息。目前，随着社会经济和国家建筑产业的不断进步与发展，城建改造结构得到了全面优化，升级活动相继推陈出新。而从基础视角来看，城建档案为城市化的发展建设提供了最完备的参考资料，能够让全体国民迅速了解城市的发展动向，同时，辅助城建管理人员准确把握城市的未来发展趋势，在分析城建档案资料的过程中制定最科学的城市建设规划，构建宏伟蓝图，是当代城市建设能够与社会经济建设以及环境保护工作相结合，促进城建效益、经济效益和环境效益的同步发展。由此可见，城建档案是城市建设未来改造与升级工作的重要参考信息，市政部门必须着重加强城建档案管理工作，充分发挥城建档案的实际作用与价值，科学开发城建档案资源，使城建档案管理工作能够更好地服务于城市建设与发展[3]。

三、工程档案与城建档案管理现状问题

（一）档案管理部门对档案规范化管理工作缺乏正确认知

从整体视角来看，部分档案管理部门对工程档案与城建档案规范化管理工作依然缺乏正确认知，没有意识到工程档案与城建档案的作用价值以及加强档案信息化建设的重要意义，档案管理模式无法与信息时代背景相适应。受此影响，大多数工作人员也对工程档案与城建档案规范化管理工作缺乏应有的了解，不会运用信息技术对档案资源进行管理，进而导致档案管理效率较为低下。

（二）档案管理人员职业素养偏低

档案管理人员职业素养偏低这一问题主要是指档案管理人员对档案信息接受、收集、传递与整合管理流程以及档案信息化建设缺乏全面性了解，在日常工作中，档案信息化操作技能与信息素养存在一定的欠缺，难免因为操作不当而导致档案信息流失，不利于充分发挥工程档案与城建档案的价值作用。

（三）档案信息化建设相对落后

相比而言，部分城市档案管理部门内部档案信息化建设还相对落后，通常因为资金、技术等方面的限制没有购置先进的计算机软硬件设备，陈旧的设施难以满足电子版档案信息管理标准，无法对档案工作规范化管理发挥应有的作用。

四、如何优化工程档案与城建档案管理应用方案

从宏观层次来看，充分发挥工程档案与城建档案的价值作用，优化档案管理应用方案，解决工程档案与城建档案管理工作现状问题，必须做好以下三方面的工作：

第一，制定档案工作规范化管理制度。档案管理部门应结合信息时代的发展趋势与档案信息化建设标准制定档案工作规范化管理制度，与此同时，要充分借助信息化技术对工程档案与城建档案主题与级别划分、档案管理体制、管理职责、档案资料收集和归档、档案文件整理与统计、档案信息内的保密管理和安全管理、档案信息资源的开发与使用、档案规范化管理工作经费以及档案信息管理工作的奖惩进行合理规划，确保档案管理工作的科学性、规范性、合法性与高效性。

第二，提高档案管理人员的职业素养。顺应信息时代的发展要求，发挥档案信息化建设对档案工作规范化管理的价值作用，档案部门必须重视提高档案管理人员的信息技术操作水平与职业道德素养，通过有效的培训活动加强档案工作人员的專业管理知识以及对档案工作规范化管理的正确认知，引导档案管理人员在做好档案信息安全保密工作的同时合理开发档案资源，利用现有的档案信息规范工程档案与城建档案管理工作以促进城市建设的良好发展。其次，档案管理部门应借助信息技术对档案管理工作进行定期考核，避免部分档案管理人员在实际工作出现失误与差错，进一步推进档案工作规范化。再次，档案管理部门应结合档案信息化建设目标与档案规范化管理标准，对档案管理人员职业素养考核工作制定可行的奖惩制度，这样有助于激发档案管理人员的工作潜能，规范他们的工作行为，确保他们恪守职业道德素养。

第三，加强档案信息化建设。加强档案信息化建设是信息时代的档案规范化管理工作核心，档案管理部门必须重视凸显这一核心，充分引入信息技术，组建档案信息化管理平台与安全防护系统，配置先进的硬件设施与完善的杀毒软件，以此确保档案信息的及时接收、传递与整合，避免档案资源被窃取。其次，档案管理部门应引导档案管理人员运用信息技术组建档案管理数据库，对工程档案与城建档案进行分类存储，并通过组建自动检索系统来方便档案调阅与查询工作。再次，档案管理部门应重视改善自动更新系统，这样有助于提高档案信息更新效率。另一方面，档案管理部门必须正确使用数字化技术对工程档案和城建档案进行整合管理，维护原有信息资源的完整性，分类保管不同城市的档案信息，从而全面提升工程档案与城建档案的数字化管理效果[4]。

五、结语

综上所述，工程档案是城建项目管理工作的重要环节，该档案为规划城市建设与优化城市交通路线提供了重要参考依据和指导资料，能够辅助施工管理人员优化资源项目管理体系，进一步推动城市化建设的良好发展。城建档案不仅能够为城市建设的未来改造与升级提供重要参考信息，辅助城建管理人员制定最科学的城市建设规划方案，而且有助于节约城市建设成本，促进城建效益、经济效益和环境效益的同步发展。此外，发挥工程档案与城建档案的价值作用，则需要结合城建发展目标与信息时代的特征，规范档案管理制度，提高档案管理工作人员的职业素养，不断加强档案管理信息化与数字化建设。

参考文献：

[1]高珊.城建档案纸质档案与电子档案并行管理初探[J].经贸实践，2017，（23）：213.

[2]王蕾.城建档案纸质档案与电子档案并行管理初探[J].城建档案，2016，（06）：48-49.

[3]刘东风.城建档案纸质档案与电子档案并行管理的探索[J].神州，2018，（13）：266.

[4]高微，李晓静.如何加强城建纸质档案和电子档案的并行管理[J].城建档案，2018，（04）：48-49.

（作者单位：大连市住房城乡建设事务服务中心（城市建设档案馆））