提升高职院校办公室工作水平的建议探讨

庄燕

摘要：高职院校的办公室是学校的重要组成部分之一，为了能够让学校快速发展，就需要做好办公室的建设。本文研究了高职院校要怎样提高办公室的工作水平，讨论目前高职院校正在面临的挑战，以及如何从人员素质、工作理念和管理方法上创新。

关键词：高职院校   办公室   管理   工作水平   探讨

高职院校正在面临全新的挑战，无论是信息化时代还是教育改革大都让高职的办公室相比过去有了更重的工作压力。为此，需要建立全新的工作方式，推动高职院办公室校的工作水平的提升。

一、新时代下高职院校办公室面临的挑战

（一）信息时代的全新环境

网络和信息技术的高速发展，改变了社会的情况，信息的传播、人员人之间的沟通变得更加快速和方便，人们的生活方式也已经发生了巨大的转变[1]。教育机构之间需要依靠信息技术来进行更加深入的沟通和合作，高职院校则是一个比较特殊的信息资源，对于高职学校而言，也需要抓住信息技术革新的机会才能够抓住机会进步，提高自身的教育水平。

（二）教育改革的压力

国家正在扩大高等教育和职业教育的规模，高职作为职业教育的关键，目前的教育理念和方式和过去都已经发生了很大的转变。尤其是随着高职院校的扩张，让高职院校的办公室压力比过去增加了很多。同时，学校还必须要面对一些全新的问题，比如生源差、学习风气不足、就业环境不好的能情况，对于高职院校而言，办公室需要做好这些工作，但是工作压力也明显增大。

二、高职院校办公室建设的思路

（一）提高人员素质

在全新的需求下，需要高职院校办公室的工作人员能够具备更强的素质，才能够满足时代的需求。目前很多人员面对全新情况都已经体现出了工作水平不足的问题，导致他们不能够很好地处理学校内的事务，或者工作效率太低，不能够解决实际需求。对于工作人员而言，他们的素质包括以下不同的几个方面：

1.政治素质

学校办公室中的人员必须要政治素质过硬，并且能够做好对学校内的政治宣传和引导，保证学校内部的政治氛围，并且能够让学生形成对合理的政治认识[2]。办公室的人员有政治宣传的责任，而且也能够保证行政工作的严密性、严肃性，并做好的保密工作。

2.行政素质

办公室人员需要参与到大量的行政工作，所以就需要具备足够的行政素质，提高行政工作的效率，避免工作当中的错误。为此，办公室人员你需要结合办公室的需要，具备相关的基本素质。工作上不仅要能够具备良好的书面表达能力，也需要能够参谋决策、口头表达、协调工作，对日常事务也进行合理的安排。

3.优良作风

高职院校办公室人员是一个院校的门面，代表了学校的整体形象，所以需要他们优良的作风，并且引领学校的内部风气。为此，人员能够平等待人、举止端庄，在工作上实事求是、顾全大局，而且做好保密工作。

4.心理素质

对于高职院校的人员而言，很多日常工作都是对他们的心理考验。无论是行政工作还是学生事务，面对矛盾和他人的冲动，行政人员都需要做好排解，并且能够控制住自己的情绪，保证工作可以正常进行[3]。在具备过硬的心理素质的情况下，高职院校的办公室才能够帮助学校化解问题，工作效率。

（二）转变观念

由于教学的改革，使得学校正处在一个完全不一样的环境当中，对于高职院校的办公室而言，必须要充分转变观念，才能够适应好新时代的情况。为此，需要意识到不仅仅是学生数量和学生素质的转变，由于经济发展和社会环境的变化，高职院校正处在全新的环境当中，而且，学生也和过去有了很大的不同，尤其是在思想观念上的转变非常大，因为网络对学生有非常大的思想冲击。为此，高职院校必须要转变在思想上的认识，以全新的观念对待日常工作，才能够符合是新时代的要求。

（三）用科学的管理制度是提高工作效率

目前，高职院校办公室的管理制度还存在着不足，不能够满足全是时代的要求，对于學校而言，需要建立全新的管理制度，才能够实现工作神的革新。为此，需要建立全新的工作人员行为规范，而且要提升工作人员的效率，依靠严格的监督机制，推动制度的水平的提升。

三、提升高职院校办公室工作水平的方法

（一）加强对人员的培养工作

为了能够提升办公人员的水平，就要做好培养工作。首先要做好道德素质和政治水平的培养。学习的过程中，要明确日常工作中的道德底线，并且要求人员牢记在政治上的基本要求。针对办公人员的日常工作，也需要提高对他们的要求，让办公人员能够保持良好的工作习惯[4]。其次，全新时代需要将服务放在前面，高职院校的办公室人员也要具备足够的服务意识。为此，人员的工作需要服务于学生和学校的发展。在日常的事物中，需要充分分析学生、教师、其他办公人员的需求，了解学校的情况，保证工作能够具备足够的针对。

（二）建立全新的观念

对于高职院校的办公室而言，转变观念的基础就是要提升责任意识。办公人员首先需要具备足够的使命感，认识到自己的工作对于学校发展的意义，才能够专注地进行工作。日常工作必须要认真完成，不能投机取巧。

（三）做好管理工作的创新

为了适应全新的要求，高职院校要做好管理工作的创新，以全新的理念进行办公室的管理工作。对于办公室的工作人员，需要予以足够的鼓励，并且允许他们使用全新的、更具有效率的方式来开展工作，推动高职学校的改革。管理改革程中，一方面要遵守高职教育的基本规律，避免改革影响到教学质量，同时也需要能够突破传统的认识，尤其要通过创新来建立学校的文化氛围，以及特有的行政管理方式[5]。为了健全创新的工作机制，学校可以利用一些政策来刺激工作上的创新，比如对建立全新方法的人员予以一定的额奖励，提高他们的创新主动性。

（四）做好沟通

办公室的工作重点是和学校的重点保持一致的，而且办公室要能够解决学生的收益。日常工作中，办公室要做好和各个部门之间的沟通，促进不同的部门之间能够相互配合。为此，可以经常组织工作交流活动、教师和领导的沟通活动，让学校内的不同人员是都能够相互了解，让各项工作都能够和学校实际需求一致。

另一方面，高职院校办公室也要加强和学校外部的沟通工作，因为学校的发展需要外部的支持。办公室要和校外企业、社会组织加强交流，让自身能够获得社会的支持和信任，通过建立起广泛的社会网络，提高学校的竞争力，促进学校的发展。

（五）明确工作的权责

为了保证工作的明确性，避免办公室工作出现混乱，就需要建立明确的责任制，推动工作提升效率。为此，学校要建立对各个部门、不同工作人员在每一个周期的考核，通过考核工作来强化办公室工作人员对自身责任的认识。其次，高职学校也可以专门建立绩效档案，了解每个员工的绩效情况，对他们的个人能力进行评估[6]。日常工作中，要建立合理反馈机制，通过向上级领导、同一级部门反馈，以及要开放师生的反馈，一些问题可以被更好的发现。

（六）充分利用信息技术来转变工作方式

对于办公室的人员而言，在信息时代就要以信息化的方式开展工作，办公室的工作制度也需要和信息化接轨。为了保证人员能够满足时代的需要，高校可以组织培训，让办公室的人员学习信息技术，了解信息技术下的工作方法，以便以后能够合理的利用[7]。在制度上，也要把原来的纸有关的要求转化成电子版本，加快信息的传输速度。很多活动也可以额从网络组织，比如可以借助微信群来传播近期的要求。学校的办公室要建立专门的平台，依靠微博、微信、网站允许学生向他们反馈，让自身可以具备更加广阔的消息渠道。

四、结语

高职院校的办公室对于高职院校而言十分重要，是联系校内各个部门的纽带，也是和校外交流的重要窗口。为了能够促进高职院校的发展，办公室人员要提升他们的个人素质，改善个人形象;办公室要转变理念，鼓励工作人员创新。日常的工作中，提升自身的服务意识，而且充分改良办公室的管理制度，并利用信息技术提升工作效率，推动学校水平的提升。

参考文献：

[1]吴明萍.提升高职院校办公室工作水平的建議探讨[J].中国校外教育，2014，（24）：190.

[2]何婷.高职院校党政办公室建设探析[J].才智，2017，（14）：146+148.

[3]青玮，黄志远.高职院校办公室系统推行大部制管理探析[J].北京教育（高教），2013，（03）：75-77.

[4]江铃，吕家将.提升高职院校办公室人员的职业幸福感[J].九江职业技术学院学报，2013，（01）：79-80+83.

[5]林青.高职院校办公室提升服务质量的新思考[J].黑龙江生态工程职业学院学报，2013，（05）：71-72.

[6]丁宁群.论新办高职院校办公室人员职业素质及提升途径[J].科教导刊（上旬刊），2012，（05）：184-185.

[7]才晓茹.高职院校党政办公室建设思路初探[J].卫生职业教育，2011，（07）：29-30.

（作者单位：南京机电职业技术学院）