探讨做好新形势下的社会保险档案管理工作的策略

郑金英

(泉州市洛江区社会劳动保险管理中心，福建 泉州 362011)

前言：社会保险工作的有效实施，促进我国社会主义的和谐发展。其中社保档案管理工作也很重要，不但和人们群众的利益相关，还是保证社会稳定的主要工作。社会保险档案的真实性、完整性、可用性和安全性，更好的维护劳动者合法权益，促进社会和谐。

一、社会保险内涵界定

社会保险是国家组织建构的，为了提升人们生活水平建立的一种强制性保险，具有资金分配功能的非营利性保险手段，为年龄较大、丧失劳动能力或者因为健康问题获得一定补偿的社会式管理制度，当人们满足一定条件，就会获得有效资金补偿，可以稳定社会。常见的社会保险有失业险、医疗险、工伤险、生育险和养老险。

养老险，劳动者达到退休年龄后，社会和政府其提供的一种资金补偿类保险制度。按照国家要求，国有企业、集体企业、私营企业等相关单位中员工都要有养老保险。无论是国有还是个人企业，为员工缴费的养老保险概率为10%，个人缴费概率为8%，个体商户或者自由工作人员，可以以个人的形式灵活参保，按照人员实际情况选择缴费年限和资金。并且参加养老保险的员工缴费基数可以自由选择，以多缴多得为原则。缴费满15年以后，待员工退休即可按月领取养老金。

医疗险。指城镇职工享受的基本医疗保险制度，按照秋企业经营情况，为员工建立的保障其医疗需求的一种非营利性保险制度。企业、社会团体、事业单位和机关等都有权益参加医疗保险，城镇职工医疗险由个人账户与社会统筹资金组成。基本医疗险缴费有个人和单位共同缴费。单位缴纳8%，个人缴纳2%。

工伤险。也叫职业伤害保险，工作人员在工作期间受伤、发生疾病或者死亡时，提供的一些物资帮助。工商保险费石油用人单位缴纳，如果是工伤发生率高的企业，工伤保险费也增加，借此保证员工工伤时，有足够的基金支付员工治疗费用。另外还可利用提升工伤险费率的手段，让企业意识到生产工作风险的掌控，加强企业安全管理，减少伤亡率。

失业险。该保险种类是我国立法强制执行的，在社会中建立基金渠道，为失业造成生活来源中断的员工提供物质补助。企业、机关单位、社会群体等部门都要建立失业保险，充分保障失业人员生活。企业和单位，按照企业工资标准的2%缴纳失业保险金，职工自己上缴1%。

生育险。针对人们生育行为的生理特点，按照法律规定，在职女性职工因为剩余出现的劳动中断，没有生活来源时，国家提供一定比例的物质补助。生育保险包括生育津贴和生育医疗两种服务，由用人单位缴纳生育保险费、利息、滞纳金组成。女性生育期间产生的医疗费用、生育津贴和产生的其他费用，都是从剩余保险基金中支出。用人单位和员工参加生育保险后，由单位统一缴纳，员工个人不缴纳该部分保险，用单单位按照每年员工工资的0.7%上缴。生育保险的赔付需满足下面要求：单位参保半年以上；在计划生育制度下产生的流产或者生育手术；在本市制定医疗服务机构生产。

二、目前社会保险档案管理工作出现的问题

（一）社会档案管理各部门协调性不足

现阶段我国企业和单位已经开始重视并开展档案管理工作，但是效果不理想，还出现很多问题不能有效解决，最常见的问题就是管理标准不统一，基层档案管理工作不到位。例如社会保险办理和资金缴纳期间，会产生较多相关资料信息，需要多个部门共同合作完成。但是因为管理机制不统一，各部门之间资料管理交互性不足，产生职责上的交叉重叠，人们需要在多个柜台中办理业务，工作效率低。加上每个部门的工作管理理念也不同，之间未形成完整的咨询机制，很多信息资料在平台中不能实现共享，影响设备服务工作的顺利进行，阻碍了社保档案管理的有效开展。

（二）缺少社会保险档案管理标准性

目前还有很多地区的社保管理还使用传统的方法，即建设纸质资料后，长时间保存下，容易出现资料信息的破损，影响社保档案的管理，如果档案室出现火灾等突发事故，资料一旦破坏，很难被复原。新形势下，档案管理部门使用计算机技术保存社保档案，但是因为计算机不了解，运用不灵活[1]。加上现行管理制度的制定重点放在档案管理安全性上，缺少对管理形式和方法方面制度的规定。这也是社保档案工作出现的主要问题。社保服务工作中，随着使用档案数量的增加，如果不能对其进行有效分类和整理，那么后期档案的使用就会出现问题，降低工作效率。

（三）社保档案管理手段落后

当前社保单位中的工作，随着科学技术和保险行业的变革，社保档案管理工作变的尤为重要。目前存在的主要问题就是管理手段落后，不符合现在快速变革的社保制度，很多档案是中的安全性较低，相关设施不符合有关标准。存在安全隐患，如发生火灾，室内通风性不足，空气不流通。另外纸质文件在保存时受潮湿环境影响，很容易发霉，影响其中信息的详细阅读。社会保障档案管理期间，使用纸质档案还是比较频繁，当前的管理方法使用效果不高，实际工作中，单单是信息的查询就会浪费大量的时间。利用信息化技术构建的电子档案，虽然可以提升效率，但是因为工作人员使用计算机能力不强，还使用原始手段。

三、新形势下社会保险档案管理工作的策略

（一）加强全民设备档案意识

社会保险档案的管理，不只是社保单位的工作，还需加强人民群众的档案意识，进而和基层档案工作人员互相配合，更详细的不愁档案内容，完善和核对档案中的基础信息，及时补充不完整的内容，更加快速有效的开展档案管理工作。除此之外，还要提升工作人员工作积极性，明确自己工作内容，保证基础设施的使用，做好设备的检查和检修工作，及时更换使用时间长和老化严重的设备，提升档案管理的安全性。针对现在档案管理的实际情况，及时发现并解决可能出现的问题，进而获得人民群众的认可，重视档案管理的同时，更好的发挥社保档案价值。

加强社保档案管理宣传力度，提升工作人员重视程度，社会保险是非盈利为目的，但也不能忽视对客户维护和服务工作，重视社保档案维护工工作，基于其重要性，不只将发展目光放在眼前利益，要立足于长远目标，意识社会保险重要性，加大档案管理重要性宣传，提升社保单位对该工作的重要性，增加资金的投入，通过完善社保档案管理制度的完善，解决出现的档案管理问题。

（二）建设完善的制度标准

在新形势下，做好社会保险档案管理工作，就要有完善的制度，提升社保档案的标准化建设，完成规范化管理，落实每一个工作环节，例如社保档案的整理、收集、管理和利用等，完善当前规章制度，令社会保障档案管理工作有序进行，只有如此才能更好的利用文件资料，精准分类，做到有效管理。对于不同种类的档案，特别是社保档案中的医疗、工伤、养老等多种材料的审批和统计等，按照载体和内容的不同，明确制定归档形式和保管期限。然后制定社保档案管理机制，保证其可用性、安全性、操作性和真实性。进一步整合社保档案中信息资源，推进社会保障档案管理工作效率的提升，只有如此，才能令社保档案管理工作变得科学化和标准化。

另外，社保档案管理暂时可分为纸质和电子两种，纸质档案需排列整齐，存放在制定的档案部门，重要的材料还要采用备份的方法，避免因为纸质资料磨损造成的损失；电子档案的管理，以计算机为载体，对互联网安全要求性强，需要在下载和查询的时候，避免出现资料损毁。需定期进行维护和升级，特别要注意的是，设备档案管理工作中，有很多交互环节，此过程需重视避免脱节，不然会影响后期的管理工作。现在社会保险内容频发更新，如果不重视保险材料的经办过程，那么经过几次变更后，就会产生原始材料丢失的问题，为后期保险的赔偿带来很大困扰，加上很多保险资料一旦丢失，就不能还原。所以要提升商业保险档案的移交管理工作，与评价手段与激励奖罚机制人融合，建立适合的档案挂办理制度，保证档案管理人员提升工作积极性，主动参与资料收集与管理，加强对社保档案的审核和收集工作，保证社保资料管理的连贯性。除此之外，建立档案管理监督制度，做好档案归档和收集工作，定期检查档案，保证档案管理工作的顺利进行，利用的档案监督制度的加强，提升相关资料查询效率，减少错误的产生。

（三）建设信息化社保档案管理

信息技术在社保档案管理中的运用，可有效提升工作质量。针对现在大量的纸质材料，不但在整理和储存上提升科学性和规范化，并利用信息技术代替之前人工操作，充分发挥电子档案信息资源建设的作用。因此社保单位为了更好的进行档案管理，增加资金的投入，做好基础设施的完善和优化，按照档案管理需求，配备适合的管理设施，保证社保档案管理的安全性和有效性。除此之外，使用计算机一体化技术的管理形式，下载专门管理软件，迅速编目档案，可自主检索档案，快速下载和使用资料。如若需要参保人员填报纸质文件时，保持纸张清洁，纸质和电子信息系统中的科目一致，提升电子信息数据的完整性。服务人员在审核时也要认真仔细，做好录入的精准性，保证每一次录入的信息都是合格的，避免出现残缺不全的文件资料，提升档案的完整性和准确性[2]。

一方面，优化硬件设施建设。社会保险具有种类多且杂的特点，并且在当下人们对社会保险愈加重视的现在，投保人数增多，档案数量加大，更多大容量、高速度的储存载体增多，需要合理选择和使用。为了提升社会保险档案资料管理的查询和下载速度，利用网络平台查询档案资料，需要配备更加适合的服务器。扩大档案资料管理室的面积，并按照档案保存要求，加强对档案室的装饰，做好防火、防潮、防虫等防护手段，并保证档案室中湿度和温度符合标准，提升档案管理的安全性。另外，根据承载档案载体的不同，建立多种档案管理保存机密制度，保持档案保存的连贯性，这是优化硬件设施的基本要素。

另一方面，加强软件设施建设。设备档案管理的信息化建设，软件设施很重要，设备单位使用从上而下的软件平台，在计算机软件中，建立美化性强的操作界面。加强社保单位与参保人员的交流互动，为档案管理工作奠定基础，构建符合社保机构中各部门共享的网络交互管理平台。网络时代下的信息安全性，也是档案管理工作中主要的问题，因此需构建档案安全机制，通过防火墙、杀毒软件等手段，提升档案管理平台使用安全。另外做好访问权限的分类，只有有相符权限的工作人员，才能获取档案信息，借此消除档案管理安全隐患。

（四）加强档案管理人才队伍的建设

社会保险档案的管理，政策性和业务性较强，作为档案管理的工作人员，不但精准了解有关的理论和实践知识，更要熟悉与职业相关的法律法规，还有计算机的灵活使用也是很重要的。所以社保部门加强和档案管理部门的联系，积极组织有关人员参与有关技术培训，加强交流沟通，提升档案管理人员的思想道德和实践能力。基于社会保险档案管理工作专业性比较强，因此需对管理人员进行系统的培训，令其在工作中规范操作流程。利用培训手段，提升管理人员档案管理的意识和新型工作观念，并从多方面提升档案管理能力，按照对档案管理工作的正确认知，有针对性培训。将培训重点放在理论知识和计算机使用上，为后期档案信息化管理奠定基础，令其掌握更多现代化档案管理技能，在新型管理观念促进下，熟练使用信息设备。

另外，社保档案管理基于对管理人员专业技能要求高，不但要有丰富的理论知识，更主要的就是职业道德。现在最常见档案管理方法为计算机软件管理，这与传统管理方法违背。老一代档案工作人员无论纸质档案管理工作做的多好，但是受学历和时代发展的约束，传统档案管理人员已经不能科学开展档案管理工作，需加强计算机使用的水平，这单单依赖培训是不能完成的，还需在社会中引进更多专业性强的保险档案工作者，或者通过校企合作手段，引进更专业人才。熟练掌握我国相关法律法规，在此基础上加强对档案管理制度的制定和完善，做好档案管理工作。因此社保单位加强人才的引进，可以提升方案管理水平，构建高素质队伍，提升社保档案管理工作效率。

结论：综上所述，我国社会保障工作不断推进，以往的管理形式逐渐被新技术、新手段所代替，为了保证社会保险工作的有序进行，社保档案管理也很重要，在新形势下做好档案管理和创新，加强管理人才队伍建设和信息化档案管理手段，促进我国社保工作向更健康的方向发展。