如何加强房地产企业档案管理的信息化建设

景慧

（上海中环投资开发（集团）有限公司，上海 200060）

引言

一、房地产档案管理现状与弊端概述

目前各个房地产企业开展档案管理工作过程中，需要建立完善的档案管理工作体系，档案由各个部门进行初步整理之后转交到档案管理室中。档案管理室需要对各个部门不同的档案资料进行排序分类，对项目资料文件进行有效汇总。项目建设结束之后制成卷宗，然后进行管理存放。档案室还要录入卷宗，为相关员工查询档案资料提供辅助性服务，以及日常维护管理工作。在档案管理工作中要全面遵循以人为本的理念，房地产档案要对房屋建筑各项资料进行收集与整理，掌握客户相关信息以及房地产信息等，多项档案信息对保密性以及安全性要求较高。在过去房地产档案管理中主要是通过人工手动填表补充各项信息，然后提交纸质材料，集中存放在档案室中进行管理。档案在制作阶段要消耗较多资源，在后续档案资料查找应用过程中存在较多限制性因素。通过人工对各项复杂操作进行控制，各项事务错误几率会不断增加，诸多资料发生错误之后难以更改。加上传统房地产档案管理大多都是通过纸笔记录，资源浪费现象严重。

二、房地产档案信息化管理的重要意义

（一）有利于建立房地产信息库，实现资源合理整合

房地产信息库涵盖了所有相关数据，例如目录数据、对象数据和原数据，通过数据接口程序以获取相应的数据信息，而后对数据信息进行扫描，并将数据信息传送至相应的服务器中，进而建立相应的档案信息管理系统。与此同时，依靠电子仪器等相关器具，房地产档案资料信息可以第一时间传输至信息管理系统中，从而完善房地产信息管理系统，方便广大客户更快查阅相关数据信息。

（二）有利于实现房地产档案资源信息共享

房地产信息数字化和数据化，可以更迅速地推动房地产档案信息化的发展。要参照房地产档案信息的实际情况，从各个方面展开研究，在建立房地产信息资源库的同时，仍然需要二次开发房地产档案信息，保证房地产信息资源的完整性，从而达到房地产档案资源信息共享的目的。房地产档案信息化管理有利于完善数据库建立，从而建立房地产档案信息体系，进而实现资源共享。

（三）有利于巩固房地产档案的安全性

巩固房地产档案的安全性是房地产档案信息化管理发展过程中不可或缺的重要环节。一方面，巩固房地产档案安全性可以有效防止数据库系统软件受到外来侵害，从而较好地维护房地产档案信息系统的安全运作；另一方面，房地产档案信息管理部门对档案信息的数据要进行有效区分，尤其是一些涉及重要机密的数据信息，并设置相应的查询或使用权限，进而达到巩固房地产档案安全性的目的。

三、加强房地产档案信息化管理的对策

（一）加强人员培训与教育，全面提高管理人员的信息化应用水平

对于信息时代的房地产档案管理人员，既要掌握房地产行业的知识，又要重视信息技术应用水平的提高，以时代发展为方向，满足信息化建设的要求。因此，在新的发展时期，档案管理人员要转变思维，积极学习互联网信息知识，不断进行更新与完善，强化信息理念与档案管理实践的融合，以创新为基础，发挥信息化管理方式的作用，有效提升档案管理的质量与效率。另外，作为房地产档案管理行业，要重视人员培训与教育，结合发展实际，全面提升其专业素养与能力，以便将信息技术的优势充分体现在档案管理之中，切实提升服务水平。

（二）利用数字化，促进房地产档案信息共享

房地产档案信息数字化，主要是指利用计算机、扫描仪等电子技术将馆藏资料转化为电子资料，实现档案信息数字化，以便于智能化检索。1.房地产档案管理应该朝着多元化、智能化的方向发展。房地产档案管理模式的多元化、智能化能够实现资料的一体化，所有档案信息都能够实现分门别类的入库，如此必能够有效实现档案信息服务的社会职能，体现出档案的最大价值。2.房地产档案管理应该朝着社会化、市场化的方向发展。传统的档案管理往往都沉睡在档案馆，利用效率非常低。随着档案管理现代化的不断推进，档案管理必须朝着社会化、市场化的方向发展。一方面，房地产档案资源社会化管理，能够增强社会保护档案意识，完善档案的共享力度，实现档案应用价值。另一方面，房地产档案资源市场化管理，同样有利于档案资源的开发与利用，促进档案事业的持续发展。

（三）增强房地产档案信息化管理意识

随着社会经济的稳步推进，信息化管理、专业化管理已经成为房地产档案管理发展的最新趋势。房地产档案管理部门对此要足够重视，要摒弃传统的管理方法，在思想上高度重视房地产档案的信息化管理。只有这样，才能在实际行动上推动房地产档案信息化管理的各项进程。因此，为保证房地产档案服务管理工作的延续性，必须从根本上提高房地产档案信息管理的意识，在掌握技术的基础上，强化服务意识，加强信息化管理重要性的灌输，这样才能更好地开展房地产档案信息化管理的各项工作。

（四）建立房地产档案信息化管理系统

要建立便于查询的房地产档案数据库，做到资料齐全、形式多样，增加房地产档案搜集的载体，进一步凸显其真实性和重要性。要不断更新房地产档案的相关信息，建立一套便于咨询、查询和检索的搜索系统，完善补充房地产档案的各项信息，如位置、面积和结构图等相关信息，并且在信息发生变动时，及时更新调整。要加强房地产档案信息化管理系统的安全性管控，在数据库设立防火墙，防止病毒及外来风险的侵犯，做好房地产信息安全保障工作，确保客户的信息不被泄露。要建立房地产信息安全系统，在确保信息覆盖面广的基础上，做好房地产档案信息的保密工作，实现房地产档案信息的共建共享，从而有效提升档案信息化水平。

（五）明确档案管理细则

房地产档案大多可以分为资料与文书档案，要建立文书档案分类管理表，依照档案管理部门以及相关行业规范编制档案文本分类期限表，确定不同材料归档之后的保管时间。正常情况下，各类会议记录、重要合同文件、人员调动、花名册等资料需要永久保存。业务往来文件资料、项目立项批复、常见的重要合同保存三十年，非重要性文件保管十年。三个不同期限能划分为三个目录，对不同目录配置对应的目录号。

（六）优化房地产档案系统化设计

在不同目录下的各个项目需要配置对应的文件夹，然后对各类文件进行分类保存。其次要对各类信息进行统计筛选，做好多项信息有效规划。系统在设计过程中要实现网络模块化发展，系统基于简单化设计，对系统整体布局与相关内容进行设定。在指引界面中记录联系电话，对系统多方面优化设计，提升整体设计成效。还要完善相应传播平台建立，要保障其核心价值能有效实现，全面发挥房地产档案数据库应用价值，提升信息数据传递稳定性。

结束语

综上所述，信息技术的影响力遍及各行各业，房地产档案管理领域也深受影响，信息化建设成为方向与趋势。因此，要以行业发展为切入点，全面认识房地产档案管理的信息化建设现状，了解发展中的不足与问题，积极构建科学发展策略，构建高效信息化管理系统，依托高素质的管理人才，增强档案管理质量，提升档案服务水平，为房地产行业的健康发展奠定坚实基础。