智能化管理技术在榆林市档案馆管理中的重要性

文｜ 陕西省榆林市城市建设档案馆 朱光艳

随着现代信息技术发展，越来越多的智能化科学技术被应用到档案管理中，特别是智能化管理技术，是提高档案馆库房安全和档案保持质量的重要手段。为了提升榆林市档案管理水平，提高工作效率，节省人力和资源，针对榆林市档案馆现状，本档案馆根据用户使用习惯，结合当前环境与安全监控系统，利用集成化技术平台，对榆林市档案馆智能化管理技术进行改造升级。经过升级后，榆林市档案馆的管理水平得到了很大提高，在当前条件下实现简便、快捷、方便的成效，节约了大量的财力、人力。笔者将此智能化管理技术供相关行业参考借鉴。

1.榆林市档案馆管理技术升级前的管理现状

榆林市档案馆座落在榆林市航宇路上，整栋大楼有7 层，档案馆库房位于办公楼一楼，拥有各年类建设档案资料。每年都要接收很多的工程档案，其中，如2018年就接收工程档案4239 卷。档案管理工作量大，接待人员查阅档案量也是很大。每年档案馆对档案资料要进行分类、编目等工作，如2018年，就分类、编目及整理建规局2012-2017年城建档案244 卷，2016年文书档案492 卷，完善审核整理局机关人事档案200 多卷，排列上架城建档案4239卷，接待查阅人员 350 多人次，调阅档案750 多卷，复印图纸 800 多张，开出13 个工程接收证明书。而这些档案管理工作大多都是采用人工办公，工作效率低、工作质量差强人意。

虽然近年来，榆林市档案馆引进了电脑等先进的管理设备，对档案资料的保存、查阅、共享起到了一些积极的作用，但是相对以前的管理技术，进步不是很明显，还是需要花费大量的人力、财力、物力才能解决，对档案管理工作没有有效地向前推进。现在是信息高速发展时期，榆林市档案馆的档案管理工作就跟不上时代发展，在这种形势下，档案馆档案管理工作也要与时俱进，借助先进的智能化技术，使得档案资料得到最大限度利用，利国利民。为了提高档案管理水平，榆林市档案馆引进了智能化管理技术，对现有的管理条件进行改造升级。

2.智能化管理技术升级改造的硬件设施

本着对档案馆资料的环境安全性考虑，本次改造升级的区域主要涉及库房、查阅室、控制室、机房、声像库房及重要过道。

2.1 数字视频监控系统

数字视频是计算机采用外设产品即数字影像设备在其视音频处理硬件与软件技术高度结合，将数字信号转变成光学信号的过程。榆林市档案馆采用数字视频监控设施，集中统一监控管理档案馆的库房、查阅室、控制室、机房、声像库房、过道等等重要场地，每个监控点合理布局，既能全方位监测到位，也要不留死角，避免盲区存在。同时，方便监控管理人员全方位监测工作，统一布局监测工作。考虑档案馆资料的重要性，视频监控资料要达到规定保存时间，因此要选用适宜的相关设备以便能长久保存，视频资料在回放、传输、查询、打印等处理工作质量要有保证，同时，视频监控设备要操作简单。

2.2 智能防盗报警系统

依据档案馆内馆外位置、环境实际情况，选用适宜的防盗报警设备。选用先进、实用、可靠的防盗系统的同时，还要重视系统开放性、可扩展性好。对档案馆周围及馆内重要区域的出入口、财务及贵重资料存放区建立必要的入侵防范警戒措施，及时发现各种安全隐患和馆内违反规章行为，采用红外对射器、红外探测器。一旦发生盗窃事件，系统会自动启动伴有红色警示光的指示灯，同时显示报警点的电子地图，方便馆区安保人员立刻就位。

2.3 新风系统

根据本次升级改造建设环境要求，改造了库房、查阅室、控制室、机房、声像库房空调系统建设，要达到室内空气循环流动。

2.4 消防监控、治安监控系统

在档案馆内，为了方便消防和安保工作的管理工作，建立了智能化消防监控和治安监控系统。

消防控制室要设置在档案馆内首层，距离通往室外的出入要小于20 米。馆内内部人员和外部的消防人员要能很容易找到接近的房间部位，设在馆内交通方便和发生火灾时不易延燃的位置。在馆内，依据保存的资料、设备、设施选用相关的灭火设施。屋顶设有烟雾和红外热感应设备，及时地将消防信息传输到消防控制室。当档案馆内出现火灾时，消防监控系统能自动启动进行灭火把损失降到最低。

本着档案馆安防管理系统的安全性、实用性、经济性考虑，对档案馆房间实行门禁制，进出房间实行刷卡制、进出自动数控记录，重要场所实行专人双卡制、权限制等方式，确保馆区的资料进行安全。选用的监控设备存储容量也要满足存储时间，一般最少要能保存3 个月以上。

库房管理系统要配置相应的控制温度湿度的设备，随时能自动启动设备弥补温湿度不足，防止温度湿度过高过低给保存资料带来的损坏。依据保存资料的性质，配置相应的保存器皿，做好防鼠防虫。库房管理系统也要与管理中心的系统联动(报警)，做到远程控制库房的温控设备等。

3.智能化管理技术升级改造的软件设施

档案馆的管理高水平不仅仅体现在硬件条件，更是要体现办公自动化，实现简单、准确、便捷的高效率的数字化办公水平。因此，本次升级改造对管理的软件进行了大规模的升级。主要包括以下方面：

（1）运用系统、功能、网络和软件应用多种结合集成，设计模块化管理结构，对档案馆管理工作分类，实施模块管理。

（2）对整个管理系统，设置整体系统，在每个管理模块内，设置重要的子系统，方便快捷的管理。对设置的控件和插件进行扩展，达到扩展监控和管理应用目的。

（3）建立TCP/IP 网络远程控制与管理系统，采用档案馆网络到各楼层配线间的主干网络骨架，然后在办公室分散分支网络骨架，高度集成统一管理平台。

（4）将馆内资料变成网络化信息，通过局域网共享平台传递馆内资料，不受时段限制，信息利用最大化。

（5）建立馆内图文、视频、影像资料智能化检索，提高检索速度。

（6）建立用户便捷使用系统，用户经过使用确权放行，可以随时随地查阅档案资料。

（7）对于可开放的档案资料，建立信息共享平台。

（8）配备相关的先进的软件办公设备。

4.榆林市档案馆智能化管理技术取得的成效

榆林市档案馆管理技术经升级改造后，档案馆实现了网络信息与专项集成平台管理软件的有机结合，建立了设备、功能、信息互相关联、完整、协调的管理体系，将庞大、复杂、分散的工作进行了系统化分解，实现了档案馆现有资料、任务、信息共享的简单、快捷、准确、可控管理，极大地提高档案馆的管理效率和综合服务能力，还能实现对整个档案馆最优化的管理与实施决策，达到高效、经济、节能、协调运行状态，为使用者提供一个舒适、温馨、安全的工作环境。同时，采用智能化管理极大地节约了人力、物力、财力，具有很高的实用性和经济性。

主要体现在以下三个方面:

4.1 实现了数字化交互糅合管理档案

在榆林市档案馆管理技术升级改造以前，档案管理方法落后，资料录入消耗大量的人力和时间，而且查阅相关档案资料费时费力，增加管理成本。榆林市档案馆管理技术改造升级后，这些问题就迎刃而解了。只需要定期地将数据录入到计算机管理系统，并且保存，信息便可进入管理系统。需要查阅时，只要进入相关管理模块，就可以轻松地查阅到相关资料。智能化管理技术要求管理人员上岗前要进行系统、正规的岗位培训，达到灵活准确地使用相关的管理软件，就可实现智能化管理。

4.2 馆内存放档案资料质量有保障

对馆内存放的纸质版资料，有专业的防控措施，电子版数字化的资料保存环境都严格执行存放管理制度，确保所有存放资料的完整性、永久性。对有不易超过永久保存或非人为损坏的资料，定期进行原资料重新制定工作，避免馆内保存一些资料因存放年代久远而丢失。对重要机房、办公设备控制环境温湿度，解决了档案管理技术中一些常见的、重要的问题。如数字化档案存储计算要求机房环境要适宜，不能过高过低使计算机设备产生故障，影响馆内档案资料存放。总之，自从实施智能化管理技术以来，这些以前出现的问题就不存在了。

4.3 档案管理安全性有保障

以前出现的各类档案管理安全问题，或人为原因，或自然灾害如火灾事故，是档案丢失、损坏的主要原因。而自从智能化管理技术实施以来，能及时、有效地发现馆内档案资料的缺失、损坏，及时纠正、及时弥补。同时也对档案馆库的智能化管理，提供了高效、舒适、便利和安全的工作环境，系统提供科学、先进的报警体系，确保档案馆档案资料的安全、科学的管理，大大地提高档案管理的安全性。