档案规范化管理加强提高办公室档案管理效率

2019-01-13唐艳芬

魅力中国 2019年11期

关键词：管理人员管理工作档案管理

唐艳芬

（云南省龙陵县市场监督管理局，云南保山 678300）

引言：从现阶段发展而言，档案管理工作对企业发展有着极为重要的影响。基于这一情况，企业管理人员理应提高重视程度，提升管理活动的规范性，为后期工作的正常展开创设优良的基础，进而提高企业自身的经济效益。

一、办公室档案管理的具体现状

（一）对档案工作缺乏重视

通常情况下，企业在实际发展的过程中，自身注意力只会放在经营层面。而对于档案管理以及后勤方面的相关业务有所忽视。因此在进行管理人员雇佣的时候，往往会直接由企业其他工作人员临时兼职，由于对于相关工作的了解不足，使得管理效果水平很难达到预期效果。同时在进行设施和库房设置的时候，相关准备也不到位[1]。

（二）管理水平相对较差

目前来说，企业内部的档案管理制度不够完善，存在诸多缺陷。因此在实际管理的时候，经常会有各种问题出现，同时也无法在第一时间采取针对性措施完成处理。不仅如此，一些企业根本就没有对各个部门的实际资料进行收集和整理，造成在之后的工作中很难做到合理利用。

（三）管理效率不高

对于企业而言，通常档案管理工作主要能够分成三类，分别是专门类、科技类以及文书管理乐力。同时在一级类目之中，其数量为十，而二级类目之中，数量同样有很多。对于不同的档案来说，归档的方式自然也完全不一样。基于这一情况，工作人员在处理一些新档案的时候，归档工作很难达到预期要求。

（四）档案人员素养不高

现阶段来说，绝大多数企业内部的档案管理人员都是临时聘用，对于管理方面的工作内容了解不到位，甚至根本毫无了解。由此可以见，其自身综合水平根本没有达到行业的基本标准，在实际管理的时候，具体效果自然无法达到预期水平，一些简单的问题同样很难在短时间之内完成处理。

二、实现办公室档案管理规范化的方法

从上述内容可以了解，我国多数企业的档案管理工作存在诸多不足。为了确保其更具规范性特点，理应采取一些针对性措施，从而让相关工作人员能够提高对于档案管理工作的重视程度，促使管理工作更具规范性特点。一般来说，主要包括四方面内容，下面分别展开详细说明[2]。

（一）规范档案管理工作的基本程序

对于档案管理工作来说，其最大的特点便是程序化。无论是在进行立卷、存档还是调档的时候，都需要制定相关工作流程，并与其他活动能够做到有效匹配。在实际工作的过程中，对于程序使用方面需要提出较高的要求，保证每一道工序都能够具有足够的真实性和精确性。不仅如此，时时刻刻都以相关人员进行监督，以防有任何问题出现。此外，对原有的管理程序还需要不断简化，降低工作难度，减少工作人员的负担，促使管理人员能够将重心更多放在档案管理层面。

（二）优化档案管理的基础设施

通常情况下，管理设备自身的质量将会直接决定管理工作的实际效率。毕竟一分投入才会有一分汇报，设备是工作开展的重要基础。因此，管理人员理应认识到基础设施的重要性，逐步加大资金成本的投入。现如今我国已经进入了信息化时代，工作人员在进行档案管理的时候，自然也会用到各类互联网技术。如此一方面能够使得档案管理工作更具安全性特点，另一方面还能有效降低纸张的损耗，节约投入成本。不仅如此，相比已早期的形式，整体处理更为快捷和高效。在实际开展的时候，理应做到与时俱进，顺应时代发展的基本要求，不断革新管理模式，更换最新的设备。而在进行人员培养的同时，还需要提升其系统的应用水平，从而可以有效保证员工的基础理论和实际情况有机结合在一起，进而提升管理效率[3]。

对于企业来说，只有在真正意义上认识到管理工作对企业发展的重要影响，同时还能实时完成设备的更新工作，才能促使管理效率达到最高的水平。在当前时代中，基本上任何工作都十分强调智能性水平，这也代表着企业的未来的方向。因此，在不过分提升资金成本的基础上，做好相应的调查工作，保证信息建设中最为重要的核心可以得到有效运转。不仅如此，相关基础设施同样还要和员工自身的工作水平有所贴合，从而才能满足我国提出的可持续发展政策的要求，进而为企业未来的发展创设优良的前提。

（三）合理开发档案信息资料

之所以进行档案管理，其主要目的便是对档案进行合理利用，在面对某些问题的时候，可以及时完成处理。因此，除了需要做好管理工作之外，工作人员还需要转变原有的服务模式，变被动为主动，针对开发和利用方面进一步完善。不仅如此，还需要定期对相关参考进行分析和汇总，促使上级人员在进行决策的时候，能有相关内容作为参考。除此之外，对于信息资料的反馈和收集同样需要予以充分重视。长此以往，尽管档案数量很多，但是基本上都能够得到有效利用。

（四）提升档案管理人员的素质

在开展管理规范化工作的时候，工作人员自身的素养对其也有着非常重要的影响。因此，通过提升管理人员的综合水平，可以促使管理活动更具规范性特点。同样，在实际开展的过程之中，还能够进一步提升管理人员自身的综合水平。一般来说，除了基础知识和实践技能之外，人员的思想品德同样十分重要。确保其能够在工作之中，认真对待每一项任务，进而为档案本身的规范化管理创设优良的基础条件。