新形势下如何做好企业养老保险业务档案管理工作

2019-01-13阚伟

魅力中国 2019年2期

阚伟

（黑龙江省伊春市社会保险事业管理局友好分局，黑龙江伊春 153031）

一、社会养老保险档案管理实施的意义

加强企业养老保险档案管理是促进社会保险改革不断深化的需求，随着我国养老保险的创新改革，传统档案管理发挥的作用越来越弱，不利于档案管理工作高效实施。社会保险部门不仅要履行自身责任，还应承担起参保人员的管理职能。参保人员从参保登记到养老金的发放以及个人关系转移、养老保险关系终止等都会被详细记录在档案中，这也是支付企业保险待遇的关键依据，对参保人自身利益具有直接联系。通过企业养老保险档案管理工作的实施，使参保人员权益得到保护，具有重要意义。

二、企业养老保险业务档案管理存在的问题

（一）档案收集整理不够规范

目前，档案管理制度缺乏统一的规范和标准，主要的依据是《关于贯彻落实社会保险业务档案管理规定的通知》(人社险中心函[2009]59号)、《社会保险业务档案管理指南》、《关于开展社会保险业务档案管理达标验收工作的通知》，缺少一部企业社保档案的顶层制度设计，造成全国各地的归档范围不够明确、资料收集不齐全等问题，制约了企业社保档案管理的规范化、标准化。如，参保人员未按要求填写姓名、身份证号、加盖单位公章。同年度、同类别、同属类个人材料未按照“表单在先、身份证明在次、其他证明在后的顺序整合”。等等。

（二）档案管理工作人员综合素质较低

在社会企业养老保险业务档案管理工作中，负责这项工作的人员大多源于其他岗位，其并没有较强的操作技能及专业知识，同时，事业单位档案管理部门不重视对工作人员相关知识与技能的培训，这就使得其没有途径与机会学习岗位所需知识与技能，造成其没有充分认识到档案管理的重要性，进而严重影响企业养老保险业务档案管理的有效开展。

（三）缺乏完善的管理机制

众所周知，针对档案管理工作，我国已经推出了一系列法律法规，然而在企业养老保险业务这一模块，相应的档案管理工作却并不规范，在很多方面存在一些漏洞与缺陷，究其原因，就在于企业保险业务档案管理没有可靠的制度支撑。例如档案没有及时、清楚地分类，进而导致档案出现遗失或者归纳错误等情况；再比如档案的格式并不统一，缺乏规范性，这显然会增加档案归类、管理以及查阅的难度；还有就是档案管理工作中没有硬性规定来约束其保存与调阅，如此一来，企业保险业务自然就会面临诸多隐患，在开展档案工作的过程中自然就无法避免一些舞弊行为。

三、新形势下加强企业养老保险业务档案管理工作的对策

（一）加强档案管理制度建设

企业养老保险业务涉及的范围十分广泛，其档案管理工作也具有一定的复杂性。为了保障档案管理工作顺利开展，提高档案管理工作的规范性，首先就必须建立严格的规章制度。而为了实现这一目标，在建设档案管理工作制度的过程中，就需要明确档案管理工作的具体职责，做到档案分类合理、明确，记录完整。站在档案管理部门的角度，则需要对制度的合理性、有效性予以考虑。所谓的合理性，就是需要采用科学的管理方法以满足现代养老保险业务档案管理工作的需求。而有效性则指的是档案管理工作涉及的内容都应与相关制度一一对应，如此才能够在开展工作的过程中有据可依。此外，档案管理工作制度的完善还需要严格遵循国家相关法律法规，确保企业养老保险档案的分类合理，在管理上具有规范性与有序性。

（二）提高档案管理人员素质

在企业养老保险业务档案管理工作中，事业单位档案管理人员具有不可替代的地位，其操作着每一个管理环节。由于企业养老保险档案管理工作主要是为企业提供服务，所以这项工作对工作人员的整体素质具有较高的要求，只有工作人员拥有良好的素质，才能够具备良好的服务态度。为此，档案管理部门应通过以下几点来提升工作人员的素质:一是对管理任务、相应责任加以合理分配。二是对工作人员的工作职责加以确定。三是定期开展档案管理相关知识与技能的教育与培训，从而提高其专业能力与操作水平。

（三）增强信息，切实提升档案服务水平

企业社保档案要更加注重档案的利用，发挥档案在服务保障民生中的突出作用。应结合本地区本单位实际，大力推广应用数据库技术、网络技术等现代科学技术，有条件的单位在保持与上级档案信息系统应用一致的基础上，可以有针对性开发适合本地区的档案信息系统，集办公、存档和查询服务为一体，实现信息资源的共享与整合，严格做好人防、物防和技防工作，提升档案信息系统的安全性。

（四）完善档案管理信息安全监管制度

社保部门应加强对档案管理信息的安全监管，注重档案的私密性与安全性。依据档案管理实际情况实施管理措施，提高员工的防范意识，严格控制员工因为工作时的操作不当而出现档案泄露的现象，并且还需要加大对档案管理的资金投入，聘请专业技术人员对档案管理的网络与计算机进行定期的维护和安全系统的更新，实时监测网络中可能会出现的安全隐患，防止被不法分子的侵入。