浅析如何提高工程档案质量及管理水平

文｜济南水务集团 高莉莉 孙伟，山东建筑大学管理工程学院 王科伦

工程档案是企业档案中的重要组成部分，集中了工程实施前、进行中及竣工后的全部资料，涵盖工程的规划、立项、环评、招投标、设计、施工、监理、竣工、验收等各个环节，是工程项目建设与管理的有机组成，这些资料对促进工程建设、生产管理以及设施维护等方面,都起着举足轻重的作用。

笔者所在的单位是一家省会城市的供水企业，作为一家有着80余年历史的供水企业，档案资料记录了企业从无到有、从小到大、从经济管理体制走向现代国有企业的发展历史。随着城市进程化不断推进，城市建设日新月异，企业供水设施建设全面发力，加快了水厂、加压站、供水管道等各项供水设施建设的节奏，与此同时，档案工作也不断加大对工程档案的管理力度，要求从工程调研、论证、立项开始，在做好工程建设各项工作的同时做好资料的收集、整理等积累工作，以此保证工程资料的完整、准确和转资工作的顺利实施。在此，笔者就以所在单位的工程档案工作为例，根据自己在档案工作中积累的经验以及遇到的一些实际问题，针对如何提高工程档案质量和管理水平进行初步探析。

一、工程档案内容概述

2006年8月29日发布《山东省重大建设项目档案验收办法》中对工程档案的定义是：“从工程的提出、立项、审批、勘察设计、施工、生产准备到竣工投产（使用）的全过程中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等各种形式的历史记录”。

工程前期资料即工程准备过程中形成的各类资料，如规划、立项、审批、可研、征地、招投标、勘察设计、开工审批、工程概算、预算等方面的资料。

工程监理资料即监理单位在工程监理过程中所形成的项目工程质量、进度和建设资金使用等方面的记录，如监理单位制定的规划、监理月报、会议纪录（纪要）、工程质量评估意见报告及评估报告，工程材料取样和送检报告等方面的资料。

工程施工资料即是整个工程建设能否顺利完成的关键过程的记录资料，主要包括工程交底，设计会审、变更，过程控制，施工材料，施工记录、设备资料等方面的资料。

工程竣工资料即工程竣工时由建设单位组织实施的验收过程中形成的资料，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。竣工图纸指项目竣工后按照工程实际情况所绘的图纸。

其他工程资料：工程建设过程除整个施工过程外，还应包括工程进行中的电气线路、供水设施设备布局及技术参数，质量检测报告等资料，这些资料也是工程资料的重要组成部分。

二、工程档案管理现状

公司向来注重工程档案质量，规范工程档案管理，主要体现在以下几个方面：

一是制度规范化建设。在保证工程档案管理的制度化、规范化及标准化方面，像笔者所在济南水务集团，先后颁发了《济南水务集团基建工程管理办法》《济南水务集团建设项目档案管理规定》《济南水务集团建设项目档案验收办法》《济南水务集团集团公司建设工程文件归档范围和保管期限》《济南水务集团二次供水设备安装项目档案归档范围及整理规范》等涉及工程档案的管理性文件，明确了工程建设部门、施工单位、监理单位、设计单位以及档案室的工作要求及职责，要求集团公司档案室负责集团公司建设项目档案的统一管理工作，对建设项目档案工作进行监督、检查、指导和考核，工程建设项目主管部门应确保建设项目档案的完整、准确、系统与安全，并对工程文件的完整性与准确性负责，以有效的控制手段，确保档案资料完整、准确，提高档案部门执法效能，实现规范化、标准化管理。

二是树立“前端控制”理念，提高档案管理参与能力。将“前端控制”理念贯彻于工程档案管理工作中，要求档案部门参加产品鉴定、科研课题审定、基建项目验收、设备开箱验收或引进项目接收，建成项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步。要求工程项目部于项目开工后一个月内向集团公司档案室填报《建设工程项目档案管理情况登记表》，并对建设项目的基本情况、工程进度及项目档案和资料情况每季度进行一次统计，及时上报集团公司档案室。同时，档案室经常参与集团公司工程竣工验收工作，对不合格的工程资料提出整改意见。

三是强化跟踪，加大档案管理考核力度。充分发挥档案室监督检查职能，加大档案管理考核力度，对相关单位特别是工程建设、实施部门实行工程档案季度考核和年度考核，使集团公司各个部门、各个单位都对档案工作重视起来，最大程度地保证工程材料完整、原始、安全，为企业的可持续发展创造条件。

四是不定期举办由工程建设部门、各工程建设项目部、施工单位、监理单位、设计单位的负责人、资料员等参加的工程档案专题培训，讲授工程档案的积累、工程文件的收集积累与归档、工程文件的鉴定、竣工文件的编制等方面的知识，提高他们收集、整理工程资料的能力，培养他们的档案责任感。

三、在工程档案管理中存在的主要问题

建设工程资料管理工作涉及项目建设的各个专业、各个部门，是一项系统性、复合型的工作，制度再完善，措施再合理，考核再严格，但在实际操作中，依然会存在不少的问题。

1.重视程度不够，工程资料质量不高。工程建设资料的收集是一项长期的、琐碎的、细致的积累，需要项目负责人的大力支持，相关部室的合作协同，以及资料员默默无闻地付出，但在实际工作中，从工程负责人到一般工作人员，普遍都存在着重建设轻管理、重行动轻资料等现象，在档案工作中我常常听到的一句话是：整理资料太麻烦了，还不如去工地挖沟出身汗呢。工程负责人缺少对档案工作的了解和支持，从思想上没有重视档案工作，简单地认为档案工作就是收集一下资料，资料的齐全与否、准确与否与单位关系不大。由于对资料员的配置随机随意，而资料员一般都是兼职，身兼数职，档案业务生疏；不仅如此，还要面临常常调岗、轮岗，使得一些资料管理人员往往刚熟悉档案工作就被转到其他岗位，新接手的档案员一时也无法完成资料的收集整理工作，导致工程档案缺口较大。

2.信息化建设滞后，跟不上网络时代发展需求。创新是社会发展的必然，创新是档案部门发展的原动力。近年来,笔者所在单位档案工作的基础设施和条件得到了极大的改善，但依然没有建立现代化档案管理意识,在实际工作中一直“重藏轻用”，而在建设工程中目前更是完全采用传统的方法管理工程档案，即在资料的收集、整理等日常工作完全由人工操作和管理，一套工程档案数量几十卷甚至上百卷，需要很多的纸张，占用许多资源，造成了工作人员工作量大，效率低下等现象。工程档案虽然也开始使用计算机等现代化工具，但其管理模式依然采用的是传统档案模式，管理的核心依旧是纸质档案，并没有从根本上达到工程档案的信息化的要求。

四、提高工程档案资料质量管理的措施与对策

工程档案工作日常管理根在源头，重在平时，“严”“紧”“全”“真”是提高工程档案管理标准的重要保障之一。

1、 加大宣传，提高意识。档案管理工作归根到底要依靠“人”来推动，只有形成“人人都是档案的形成者、收集者、管理者”的工作氛围才能推动企业档案的可持续发展。在工程建设初期，就应该明确制定项目负责人的档案管理职责和权限，将文件材料的形成、积累、整理、归档列入工程建设程序列入项目负责人的职责范围和有关人员的岗位职责，力求做到建设项目档案工作与项目建设同步进行，把档案工作贯穿到项目建设的各个时期，以实现“事前介入、事中控制、事后核查、验收把关”的全过程管理。同时要高度重视工程管理、监理、施工部门人员档案的宣传教育，不仅要学习档案资料的收集、整理等日常档案知识，更要学习档案法律法规等知识，避免由于各种原因造成工程已经运行但未竣工验收，或竣工验收后工程资料不完整、不准确现象的发生，而影响各项工作的开展。

2.健全制度，落实责任。在项目伊始就要按照档案法律法规建立健全项目前、中、后期资料管理标准，明确各参加单位在工程档案形成过程中的责任，统一资料编制要求、程序及细则，严格控制备案和报送过程，保证工程档案的内在和外在质量，同时在项目实施过程中档案主管部门要进行必要的监督。像笔者所在单位就颁布实施了《建设项目档案验收办法》和《建设项目管理规定》等相关规定，为建设项目档案建立了有效的监督机制，有效地保证了工程项目档案的完整、准确，对移交的工程档案进行审查，对存在的问题及时提出整改意见。

3.过程参与，同步管理。工程建设单位的档案管理员要从工程建设筹划开始就需参与其中，加强制度建设，强化过程控制，学习档案法律法规及知识，要按工程档案管理要求进行资料的收集、整理并进行严格的审核和检查，要及时解决“资料原件不完整、不规范、不统一”等问题，最大程度地保证工程资料的完整、准确、系统。在进行工程竣工验收过程中，建设单位和档案管理人员要同步做好项目竣工验收工作和档案资料验收工作，要认真格落实项目竣工编制工作中的“工程立项开工与竣工资料收集同步、工程施工过程与竣工资料形成同步、工程完工验收与合同竣工资料验收同步”制度，从源头上确保资料质量。

4.借助新技术，创新管理。借助电脑、信息技术等现代化手段，实现档案管理信息化、数字化是档案从传统管理模式走向现代管理模式的历史必然。上层管理者应从意识上深刻理解现代化信息技术在施工技术资料管理中的重要作用，通过信息化管理将管理思想、方法以及模式引入到现代的工程施工过程中，大力建立电子文件类的资料，实现工程档案管理的标准化、信息化。工程档案是从立项到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位来实施，有目的、有规划地建设数字化网络平台，实现网络共享是提高管理效率、解放劳动成本的一个有效手段。在平台信息化建设的过程中，依托综合化的档案管理信息系统，建立完善的档案资源管理数据库，可以更好地进行收集、归档、整理，同时建立档案信息查询的相关链接，能有效地实现工程档案的动态管理，提高快捷高效地档案信息服务。

5.加强培训，提高能力。档案人员的综合素质是对档案管理工作质量的保证。近年来，随着城市建设步伐的加快，城市供水工程建设也同步发展，对工程资料管理规范提出了更高的要求，给资料员、档案员等也提出了更高的挑战。因此这就要求企业在项目管理中，既要重视对工程技术和行政管理人员的档案知识培训，使他们有良好的档案知识素养；也要对专业档案管理人员进行工程专业知识培训，使他们成为既懂档案业务又明白工程技术的档案管理骨干。还应全面提高工程档案人员计算机信息管理知识的能力，使他们改变原有的管理理念，积极掌握新型的管理技术，适应档案信息化建设的要求，保证档案管理工作更加科学化、规范化。

工程档案应结合时代发展与要求，牢固树立档案建设与管理、服务与利用的重要性，适时转变观念，正确认识工程档案工作在整个企业工作中的地位，将“人人都是档案的形成者、利用者”作为开展档案工作的中心，克服因循守旧的思想和自我封闭的意识，以“全程管理”理念指导工程档案工作，既关注企业档案的收集、整理与保存，也将管理的视角延伸拓展至对档案工作的检查与评价，将“互相结合、优势互补”作为企业发展的目标。