图书馆档案管理的意义和有效途径探索

肖力

（江西中医药高等专科学校图书馆，江西 抚州 344000）

图书馆档案是一种信息的资源，是在图书馆进行各种业务活动之时产生的文字、数字或者影像一类的信息资料，它不仅可以记载图书馆的发展状况，还可以体现出图书馆的业务能力以及情况，是图书馆的工作人员在工作的过程之中形成的宝贵信息资源，可以为图书馆的发展总结过往的发展经验、探索发展规律并且为图书馆未来的发展提供重要的参考，是图书馆信息的重要组成部分。但是，图书馆以往的人工保存的方式早已不能适应目前时代的发展状况，高校图书馆的档案管理需要进行转型，探索新的档案管理的路径。

一、高校图书馆档案的作用以及进行管理的必要性

（一）高校图书馆档案的作用

1.高校图书馆的档案所代表的是高校图书馆的历史，是学校进行编写年鉴的信息依据，它是在图书馆建立以来就开始进行记录，可以客观真实的展现出图书馆的发展历程，也可以从图书馆档案之中看到图书馆自建立以来所开展的活动以及活动的具体情况。

2.图书馆的档案可以为管理人员以及领导阶层提供一些进行决策的信息资源依据，是领导进行决策的基础。图书馆的档案资源可以反映出图书馆近年的状况以及成败的经验，所以图书馆的领导在进行一些决策之时可以参考图书馆的档案资源，以此来提升工作的效率，健全制度，完善各个岗位的职能。而且图书馆档案对于新来的领导也有很大的作用，可以为新来的领导提供图书馆的基本信息情况，适应图书馆的发展状况，让他们可以尽快上手进行工作。

3.图书馆的档案还可以为其未来的发展提供参考资料。高校图书馆档案记载了它在建立以来的各个时期所取得的成就，是其进行建立的第一手资源，在信息化全面发展的背景下，图书馆的档案对于其自身的规划发展具有重要的作用。

4.图书馆的档案是读者入馆之前进行学习的一类资源。因为图书馆的档案来自它日常的各类业务活动之中，它记载着各个时期图书馆所取得的成就，而且它所记载的各类数据可以为读者展示图书馆的具体状况，其服务设施以及方式可以激起读者对于图书馆的热情。

（二）高校图书馆进行档案管理的必要性

1.图书馆是各个高校进行校内文化传播的主要途径，也是知识、资源与各类信息的一个聚集地，图书馆的档案更是我们国家进行民族文化传播的重要部分，进行档案管理工作可以为民族文化的传播建设与发展提供保障与资源的支持，有利于我国传统民族文化的发展建设与传播。

2.图书馆的档案本身就可以帮助图书馆的领导进行决策，增强图书馆的档案管理可以使得图书馆的领导更加明确的参考以往的档案资料，以此来完善图书馆的制度，对于图书馆领导的决策有很大的帮助。

3.图书馆的档案是进行业务工作之时产生的资料，可以帮助图书馆进行进一步的发展，有助于图书馆进行服务的改革。

二、高校图书馆进行档案管理中现有的问题

（一）图书馆对于档案管理的意识淡薄

档案是图书馆进行信息储存的一部分，是图书馆每天所进行的一项必要的日常工作，但是由于以往观念的束缚，很多图书馆的信息管理人员对于档案管理的重要性缺乏深刻的认知，所以在日常的管理工作之中缺乏保管的意识，对于一些日常档案不注意保存。

（二）图书馆的管理方式落后，信息化进程较慢

目前大多数的高校图书馆缺少专业人员，而且也没有进行档案管理的档案室，会把档案管理安排到其他部门之下，所以这样分散的管理方式会使得图书馆档案管理工作效率降低，引起信息丢失的现象。还有就是图书馆的管理模式还是之前比较传统的人工模式，信息化管理方面比较落后，无法满足目前图书馆的信息建设情况。

（三）图书馆的档案管理缺乏标准

图书馆的档案管理与整合对于图书馆的运行十分重要，但是目前图书馆的档案管理方式比较分散，在各类档案之中他们的分类管理缺少科学性，而且对于每个档案的管理期限以及保存的方式也不合理。图书馆的每个部分都是根据自己部门的习惯进行管理，各个部门之间的档案管理保存不规范，导致档案缺乏，甚至丢失。

（四）图书馆档案管理人才队伍不健全

目前一些图书馆虽然设立了相关的部门进行档案的管理工作，但是由于大家对于档案管理的不重视，认为这项工作没有必要性，所以图书馆在人员配置方面也就比较轻视，没有聘请专人进行管理，大多数管理工作人员都属于兼职，所以档案管理工作还是不到位。

三、解决目前图书馆档案管理中问题的有效路径

（一）重视图书馆的档案管理工作

图书馆档案管理工作是否可以做好，首先就要看其自身对于档案管理工作的态度以及重视程度，只有重视档案管理，档案的作用才能被发挥出来，所以在图书馆进行档案管理之中，应该加强档案管理工作职员对其的重视意识，将档案管理工作真正落实下来。

（二）档案管理的规范性

为了将档案管理的作用发挥出来，图书馆的档案管理应该有一个标准与规范，让档案管理逐渐与数字化技术相结合，以此来提升档案管理的能力。并且工作人员要可以熟练的操作技术设备，提高档案的服务水平，增加利用率，而且在保存方面也需要做好相关工作，延长其使用的时间。

（三）提升档案管理人员的专业素养与综合素养

随着时代的发展，档案管理也应当逐渐数字化，与此同时，对于档案管理的工作人员也有了更高的要求。需要为档案管理工作配备专业的计算机人才与技术人员，设置专门的工作岗位，让图书馆的档案管理更加专业化，服务水平更高。

（四）提升档案资源的开发与使用程度

在图书馆的档案管理之中，应该与网络相结合，做好宣传工作，进行档案资源的深度利用，避免出现以往图书馆档案的闲置情况，浪费现有资源。