建筑工程档案管理现状及存在问题浅析

王玲

（大同泰瑞集团建设有限公司，山西 大同 037000）

工程档案是整个项目工程施工的载体，也是工程施工的重要依据和数据来源，在工程施工中发挥着重要作用。因此，在具体的施工实践中，项目管理人员一定要知道工程档案管理的重要性，切实搞好工程档案的收集、整理和管理工作，保证工程档案的科学性和完备性，使其在工程施工中真正发挥作用。我们完全有理由相信，在完备的工程档案的支撑下，建筑工程施工工作一定能有序、平稳、扎实的进行并取得突破性进展。

一、建筑工程档案管理的主要特点

建筑工程档案管理的内容是工程包括工程涉及的基建、监理、施工资料等文件资料，这些资料对于整个工程的质量评定都有着至关重要的意义，其有两个比较重要的特点：一、独立性。即单项工程竣工档案的整体性。这也是工程档案最基本的提醒；二、真实性。工程档案是对施工过程的原始记录，真实的反应了施工的具体情况，是工程验收的重要依据。

二、建筑工程档案管理的存在问题

（一）对建筑工程档案管理工程的不重视

目前，在建筑工程建设过程中，大家都一味地追求讲解利益，认为档案建筑工程管理不能带来任何经济收益，对此，对于建筑工程档案管理没有引起重视。在建筑工程建设过程中，大家都把目光集中在了建筑的施工过程中，只是一味地强调建设工程进度的快慢，这使得在整个建筑的大环境中，施工建设者们将工作的重心都放在了建筑工程建设方面，从而忽略了建筑工程的档案管理工作。由于建筑工程档案管理涉及整个施工建设过程，而现实就是往往建筑施工者们往往到建筑工程快到收尾的时候在想到进行档案建设工作，然后凭借着记忆草草进行档案管理工作，这样导致在面一旦工程建设过程中出现一些问题，最后进行责任划分时就会出现一些问题。对于此，需要重视这其中的问题所在，需要认识到工程建设档案工作的重要性。

（二）对于档案管理的质量不高

在工程档案管理中，存在对档案管理的不到位，而且工程档案管理中管理人员的业务素质不高，对于档案的收集不完整，导致一些重要的档案文件资料缺失，还有对于一些隐蔽的工程记录不全，导致档案记录文件不能真实反映工程的质量，也就会相应影响档案后期的利用。国家已经出台了有关项目档案管理的规定，制定了专门的规范性文件，但是在实际执行的过程中，很多工程建设单位忽视了对一些制度的学习，不能严格执行相关的规章制度，导致档案管理工作没有充分做到位。

（三）管理机制不全

由于各施工单位水平良莠不齐，多数施工单位没有完善的档案管理机制，档案机制不够健全，是建筑工程资料收集与整理面临的突出问题，这使建筑工程资料的收集与整理难以保证与工程施工建设同步的进行，造成了有关建筑档案资料严重的缺失，这在一定程度上影响和制约了建筑施工档案资料管理工作的深入有序推进，更严重的也会影响建筑工程的施工建设及进度。

三、建筑工程档案有效管理的措施

（一）建立健全档案打理制度是做好建筑工程档案管理的基础。

为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设单位在项目建设初期（从工程立项开始）就应按照国家档案管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标代理机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责，规范档案资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。完整的先期文件很重要，在维护建设单位的合法权益方面有重要的依据、凭证作用。

（二）加强施工管理，强化档案材料编制工作

按照标准编制工程档案材料，是施工单位最基本的业务条件。一个施工队不会编制工程内业材料，就不具备承包工程的资格。工程档案材料的质量，关键在于编制形成过程。施工单位应明确自己的责任，加强对施工技术人员编制档案材料的训练，不断提高编制工程档案材料的业务水平。开发公司要加强对施工的监督和管理，检查工程档案材料编制情况，按照标准形成档案材料，给后人留下宝贵的财富。

（三）引进先进档案管理技术

技术包括两类，一类是科技技术，随着互联网及科学技术的进步，管理措施也呈现出技术化、信息化，现代科技在降低人力劳动的同时，极大的提升了工作质量以及速度。企业就现阶段存在的档案管理工作的需要，引进使用本单位的管理系统，如信息收集系统。管理人员将下面收集上缴的信息录入信息系统内，将查阅权限开放，信息上交人员对信息的准确性进行查看，如果信息不准确，信息收集人员与档案管理人员联系，重新录入信息。使用开放性的信息管理系统，不仅能够减少信息收集及收录误差，还能提高信息传播广度以及深度，方便领导阶层查看所需信息。如果遇到相关的问题，现场施工管理人员可立即调取信息，进行查阅，依照相关规章制度予以决断。

结束语：

现代企业的发展需要企业档案工作提供全面的服务，企业工程档案真实记录了企业发展过程中的每一个环节和步骤，反映了企业基本建设和发展的轨迹和过程。随着建筑工程规划、设计、施工等过程的进行，建设工程档案就要实时记录，在建设工程档案的整理过程中涉及到了众多部门和人员，对日后工程维修、改建、扩建起着十分重要的作用，所以说做好建筑工程竣工档案管理工作是十分重要的。