如何提高办公室档案管理工作效率

李亚军

（中国能源建设股份有限公司，北京 100022）

办公室的档案管理工作是办公室工作的重要内容之一，主要负责资料数据的收集、整理以及保存等工作，并给日后的查询和检查，提供一定的便利。单位办公室档案管理工作的效率的高低与否，直接影响到了单位的工作效率。因此，作为办公室的档案管理工作人员，一定要充分认识到档案管理工作的重要性，不断优化并提高档案管理的策略。

一、现阶段办公室档案管理工作中存在的问题

（一）工作人员的管理意识较为薄弱

在办公室档案管理工作中，相关工作人员的管理认知较为薄弱，这已经变成了对档案管理工作质量与效率产生影响的主要因素。现阶段，大部分档案管理工作人员并不是专业管理的人员，有些甚至是临时工，对于这样的工作人员来说，没有对他们进行定期档案管理工作的培训，很难对办公室档案管理工作的重要性进行充分认识，在具体档案管理的过程中，因为档案管理方面认知并不充足出现了多样性的漏洞，例如，档案管理不规范、不合理等，这样的问题对办公室档案管理工作的效率产生了十分严重的影响。因此，应该加强办公室档案管理工作人员的管理认知。

（二）管理制度有待完善

就当前情况而言，大部分企业的管理制度都待健全，即使是有能力的管理人员也不能很好地展开相应的工作。企业的领导对于档案管理工作不够重视，使得管理人员没有很好地执行现有的管理制度，这给档案管理工作带来了巨大的不良影响。因管理制度的不完善，管理人员但对自己的工作重视度不高，没有认真地处理档案的分类、归纳等事宜，使得档案损坏、缺失现象普遍存在。

（三）办公室档案管理的网络信息化建设有待加强

随着办公室档案管理的发展，管理的档案种类越来越复杂，因此对管理人员的要求也随之提高。针对不同时段、不同种类的档案信息，要进行有效地记录和整理，而传统的管理模式已经不能适应现代化管理工作，加之，现阶段网络信息技术应用于档案管理工作中的技术还不完善，许多设施无法完全支撑工作的需求，所以许多档案管理仍是纸质管理方式。同时，档案管理行政机构没有合理规划档案管理的信息化系统，使得许多数据化的档案信息在数据库中处于随机状态，有些还被定期销毁，不利于日后工作的查阅，所以档案管理工作有待建立系统化的管理模式。

二、提高办公室档案管理工作效率的策略

（一）增强档案管理意识

当前很多单位缺乏较强的档案管理意识，导致办公室档案管理工作效率长时间得不到提升。对此单位相关领导必须尽快转变思想观念，从实际工作情况出发，与办公室档案管理结合起来，对工作方法进行创新与改进，确保能够满足时代发展的需求。此外，在办公室档案管理过程中，还需要坚持以人为本的理念，将档案管理人员的工作职责明确下来，合理确定档案管理的范围、目标和内容，同时积极引进现代信息技术，在先进设备购置上给予更多支持。这样一来，办公室档案管理工作才能顺利进行，并实现效率的提升。

（二）档案管理人员水平的提高

时代不断的进步，办公室档案管理人员要立足于社会发展就必须加强档案管理的意识，单位可以组织档案管理水平综合素质高的人员开展档案管理人员的培训工作，在培训时互相交流管理经验和提出意见，交流中提高档案管理水平。而办公室档案管理人员不仅要认识档案管理的重要性以及复杂性，还要掌握专业的管理操作技能，提升对档案管理工作的责任心。

（三）建立完善的办公室档案管理制度

要想做好办公室档案的管理工作，单位主要领导人员应该给予高度重视，积极推动完善档案管理机制的工作，建立健全的办公室档案管理制度。单独建立存放档案的资料室，将办公室档案合理有序地按照不同类别进行存放，并写明标签，便于日后查找。在存放档案时，尽量不要将档案存放在容易丢失档案的较低楼层，而应该将档案存放在办公室二楼以上，并且对一楼的门窗进行加固围栏处理，以保障档案的存放安全。对于一些单位内部重要文件，应该进行单独的档案存放，并及时跟进档案保密期限。根据档案的机密程度和时间的推移，对档案进行相应的升高密级、降低密级、解密等等的处理。对于一些失去保密必要的文件应该及时整理出来，重新存放并做好标记和记录。在进行这些管理程序的过程中，应该全程都有两个以上的工作人员共同完成，以实现互相监督的目的，在档案所在的楼层，应该安装全方位的监控装置，以便日后进行相关调查。

（四）加强电子文件归档管理，提高档案信息化管理水平。

根据档案管理的要求，对各种不同类型载体的档案(如：纸质档案和照片、录音、录像档案)进行数字化处理和转换，加强对本单位电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作，保证产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，并制订电子档案管理办法。

结束语：

对于大型国有企业来说，通过档案资料可以查阅到企业内部的各类信息资源，这对于国有企业而言有着非常重要的现实意义。档案管理工作可以对国有企业在未来一段时间的发展产生较大的影响，因此，必须要对档案管理工作进行不断的发展和创新，从而为企业的发展提供良好的助力。档案管理的创新，除了需要先进管理思想的支持外，还需要应用新型管理技术，这样才可以保障档案管理工作高质高效的完成，促使企业向着良性方向不断发展。