基于教务管理系统的高校教务工作优化与创新*

魏家骏 （华北科技学院）

在我国，由于教学管理模式的不同，各高校的教务管理系统都有自身的特点，但大致功能不尽相同，国内高校的教学工作核心内容就是教务管理工作。多数高校都使用着各类教务管理系统客户端来帮助学校管理教务日常工作。一般的教务管理系统分为10 到12 个功能大区，在功能上，教务管理系统的模块划分大同小异，大都汇集了学生学籍、教学安排、考试、教材、考评、成绩、毕业等相关业务的功能。而在基于教务管理系统的传统的管理模式中，一种是教务处或相关的职能部门在对一些基础工作做了分工以后，由人工完成了大量的前期数据储备工作，再通过工具导入教务系统；再一种是人工完成数据储备工作后一一录入系统。但归根结底，繁琐的前期工作是不可避免的，审核通过手工校验，工作量大且繁，数据的完整性也不能得到充分保证。条件到位经费充足的高校，依托自身校园网络，结合本校教务管理实际情况，拉拢计算机人才自行开发各管理模块，甚至可以做到打通各类管理平台，形成信息一体化的大行政管理平台；条件差的高校，就只能购买使用单机版的教务管理系统，仅实现其中一些相关的模块，其余教务管理环节，很多公司都是单独收费且不开放数据接口，这些高校只能使用计算机对信息进行简单管理，教务科内各模块管理人员通过专用客户端界面对各模块进行操作，但在各教学单位与教务处各科室之间没有信息交互的手段。还是依仗着QQ、微信、内部网站等渠道传递信息，教务管理系统只能成为信息汇总和省力办公的一个小工具。

一 教务管理工作中存在的问题

（一）教务管理系统无法实时跟进制度

学校为了完善健全教学工作，会适时不断地对政策做出调整，从而使学校教学管理工作能够有序开展，但对于系统而言，之前的一些功能就会发生变化而得不到及时的更新，再由于各学校状况不一，结合经费等实际困难的情况，自身开发系统是很困难的，系统中体现的问题只能一拖再拖，可能很长一段时间才能改善小部分的模块功能。于是就出现了管理混乱的现象，需要人为的做出调整，耗费了大量工作时间。

（二）人员变动引起的业务素质不强

学校人员变动是一件很经常的事，但就是一些业务性很强的岗位，职位、职称、待遇等环节学校没有给予一定的支持，在激励机制不完善的情况下，很容易造成人员流失，一旦出现人员变动，新的教务管理员就需要从头到尾对系统重新熟悉学习，学校没有关注到此岗位的业务能力和专业度。与此同时，针对已经在职的教务管理员没有进行系统的培训，导致了教务管理员单纯地工作，尚未将自身的能力和素质进行提高。这期间不免会出现空档期，工作衔接漏洞，更会引起教务管理效率直线下降。这样的反复打击容易造成各级教务管理工作不积极，互相推诿工作，使得管理出现混乱。

（三）教务管理职能有待细化

职能细化主要体现在现在的教务管理员与职能部门科室的分工，各职能部门与教学单位教学秘书的分工两方面，主要是因为高校教师较多，教务管理人员只有一个，有限的人数无法掌握各个教师的工作状况，无法掌握各个学院的教学环节时间节点。若再对某个时间节点该由谁去完成系统内那部分信息的更新没有一个非常明确的设计，则无法有效地科学地对所有教学活动进行妥善的管理。一般来讲，学校教务管理员是不负责主要业务的，而是在出现业务矛盾无法顺畅解决时去处理或及时向技术部门反映问题，但在实际操作中，教务管理员往往由于权限大，不知不觉就干了很多不该自己去干的事情，这样虽省去了教学秘书很多事务，但也造成了一些不必要的麻烦。

（四）教务管理系统自身的不足

市面上多数的教务管理系统是通过一些权限的限制实现分层分级管理的，但这些权限开关往往是软件开发公司在做，对于条件一般的学校而言，学校只能在购买软件的基础上，构思自己的管理体系应该如何运转，还要通过单位的政策调整考虑系统如何配合政策，如何做到人机合一，很大程度上做不到人性化服务，对于软件商来讲，数据接口和任何一部分单独开发的模块都是要加收高额费用的，对于一般的学校来讲，很大程度上无法承受这样的经济压力，可能单位有专业开发的人员却因各种限制无法自行开发相应功能。对于一些条件较好的学校而言，系统开发和数据接入自己随时调整不存在问题，然而因为不是同一标准的软件，从管理层面看，反而会出现一些沟通不顺畅、理解差异引起的系统与制度不符现象，管理者和开发者站的角度不同，做出来的东西就不一样，可能会出现因一些功能简化而忽略了必要流程等问题。

(五)系统数据管理不便

教务管理系统中几乎每一个数据都会关联很多功能，一旦关联成功，无法改动，但众所周知，高校的很多课程类数据会随着人才培养方案的改动而发生变化，因此，在每出一版人才培养方案后，教务系统中就必须全套更换课程信息等数据，但一般的教务系统对数据的导入功能仅限于使用初期大数据准备性导入，无法实现更新导入，这是因为课程信息的很多词条实际上是重复的，造成导入工具不识别，因而导致导入失败。导入功能不能顺利使用，就造成了大量时间的浪费，管理员要手动录入每一门新方案中的课程信息，既不便于管理也花费大量时间做一些毫无意义的重复性工作。

二 高校教务管理工作的优化与创新

（一）加强制度学习，优化管理流程

学校日益发展，相关的规章制度也会随之而优化，这时，对于教务管理员来说，必须适时跟进制度的学习，深入理解制度精髓，主动挖掘可优化管理的方式方法，对于条件允许的学校，教务管理员在对规章制度跟进后，要对系统可优化的模块功能做出详细说明，并与开发人员深入沟通，反复测试，并对分级分支管理人员进行调研和意见征求，完善新版教务系统并提出新的操作手册。对于条件一般的学校，软件是轻易改变不了的，所以就只能从管理方式方法做出适应调整，例如加强管理，完善审批流程，细化责任，模块化负责制。明确每个人每个时间段的具体职责，保证在系统缺陷的情况下，通过人机配合较好的完成教务管理工作。

（二）减少人员变动，完善激励机制

以我校举例，教务管理员岗位从12年至今已更换6 人，其中4 人辞职，2 人调岗，离职的时间均在一年左右，均是刚刚熟悉一轮完整的流程就选择离职。教务管理员在本就繁杂且随时可能会加班的岗位上缺乏激情和动力，因此，在高校的教务管理工作过程中，要有适当的激励机制去激发教务管理员的主动性与创造性，减少特殊岗位人员的变动，在制定政策的同时要征求该岗位的意见与建议，并充分考虑完善一套激励机制。

（三）完善管理流程，细化职责范围

以我校为例，我校教务处现分为综合科、教学质量科、考务与学籍管理科、实践教学科、教务科以及教学改革办公室，13 个教学单位各设教学管理科。实施校院二级管理，其中教务处统筹进行教学管理制度建设、教务办公规范、教务系统维护、人才培养方案、理论实践课程体系、理论实践课程建设、编制课表、调停代课管理、教室资源配置、教材征订发放、数字资源应用课程考核、校内外考试、学籍学位、双学位管理、辅修专业，将具体业务权限下放给各二级学院，教务处负责总体审核把关、监控屏评估。

（四）创新教务管理，共享信息化服务

教务管理工作是学校教学活动的中枢神经，往往牵一发而动全身，随着科技进步，系统应不仅仅局限于单纯的“系统”，需要将各个渠道的信息全部打通，在满足日常教学管理基本要求的同时，要实现人机交互、实现资源共享、实现灵活的大数据储存分析。融合各类社交手段、办公软件。以最瘦小的机身完成最繁杂的工作，并提升用户兴趣，提高管理质量、提升管理能效。在此将本人实际工作中遇到的可创新点举例说明：

第一，在实际工作中，在人才培养课程编码过程中，利用Excel 的vlookup 等函数轻松完成了以往人工编码排流水号等大量工作，而这项功能完全可以放在系统里，根据设定自动生成编码，互不干涉。

第二，校院二级管理中，教务处在完成准备工作后往往需要通过各类通信手段来提醒教学单位下一步指令，教学秘书完成后又通过各类通信手段再反馈给教务处。这项功能也完全可以放入系统，在教务处某项任务节点时通过系统直接发送任务给下一步操作人及步骤，当任务完成时发送一个完整的统计信息反馈给教务处。

第三，考试完毕后学生会有评教，与此同时，系统可以将学生卷面进行大数据分析，学生也可将考试的难易程度进行反馈并由系统进行数据统计分析，如此既通过人机交互反映出了问题，也对教学管理进行了总结。

（五）数据分批存储，智能信息提取

在日常的高教管理中，每一学年甚至每一学期的大量数据都有一定的共性，例如每学期开设的课程是固定的。虽然一条数据关联到了软件功能，我们可以通过这些共性作为数据的属性识别出相同数据，并提取当前学年或学期的准确数据。这样，在教务系统的数据整理时，可通过每学期一包数据进行分类，这样既方便了管理，也为广大管理员能将大量数据进行导入提供了条件。在数据整理时，只需要将不同属性的词条标记，并通过导入工具进行数据导入，这样便省去了大量人工录入与校对的时间，使高教管理工作提升效率。

高校教务管理系统的数据要关联，但也要适当地进行分离分类，例如每一年的数据单独存储单独抓取，这样就能通过数据导入等手段完成一些复杂的数据录入工作；高校的教务管理工作要合理地利用教务管理系统，也要根据各类环境政策的变化进行适时的调整和优化。