特种设备检验检测机构档案分类管理

高巍

（保定市特种设备监督检验所 河北保定 071000）

1 前言

特种设备的档案分类管理工作的内容主要包含对特种设备的种类和特点进行文字或者图片方式的整理。 加强特种设备检验检测机构的特种设备的档案分类管理工作对帮助管理者掌握特种设备的档案信息、 提高档案管理水平等方面都有着至关重要的作用[1,2]。 本文对我国特种设备检验检测机构在档案分类管理工作中存在的问题和相关的档案分类措施做了简单分析。

2 特种设备检验检测机构档案分类管理的问题

2.1 对档案分类管理的正确认识有待加强

目前，我国特种设备检验检测机构在档案分类管理工作中存在的最大问题是管理人员对档案分类管理工作缺乏正确的认识。具体表现为：第一，部分档案管理人员的档案分类管理意识还有待加强，在实际管理工作中，忽视了对档案的分类[3]；第二，特种设备检验检测机构的档案管理人员对我国新时期下的现代化技术的掌握程度还有待加强，在日常的档案分类管理工作中，工作效率和工作质量还有待提升；第三，部分档案分类管理人员在实际的管理工作中，只重视特种设备的登记工作，忽视了设备档案的后期管理和维护，使管理工作具有一定的片面性。

2.2 对档案分类管理工作的重视有待提升

第一，我国特种设备检验检测机构缺乏对档案分类管理工作的宣传和教育，使档案管理人员的思想水平还有待提高[4]；第二，由于领导的重视程度不够，在机构内部没有为档案分类管理部门创造便利条件，对档案管理工作的配合度较低；第三，没有要求档案管理人员制定并完善档案分类管理的相关规划，使档案分类管理工作的规范性较低[5]；第四，特种设备检验检测机构的部分领导认为特种设备的档案分类管理工作的依据仅仅是特种设备的检测明细中的合格证书的相关内容，进而没有提供相应的技术支持，最终导致特种设备检验检测机构的档案分类管理工作的水平不高。

2.3 档案分类管理的制度有待完善

我国特种设备检验检测机构的档案分类管理制度不够完善也是影响机构档案分类管理水平的重要因素。 具体表现为以下几点：第一，我国部分特种设备检验检测机构的档案分类管理工作的方式有待改善，在管理制度中没有具体的奖惩制度，进而使机构的档案分类管理制度成为一纸空文，难以在实际的管理工作中落实[6]；第二，我国部分特种设备检验检测机构的档案分类管理制度缺乏档案外借、 归还等方面的安全管理措施，在一定程度上使档案分类管理工作容易出现档案丢失和资料不全等问题；第三，我国部分特种设备检验检测机构的档案管理人员的素质水平还有待提高，存在随意更改档案数据的现象，严重影响了档案管理的可靠性。

3 特种设备检验检测机构的档案分类管理措施

3.1 加强管理人员对档案分类管理的认识

上文提到了我国特种设备检验检测机构在实际的档案分类管理工作中存在的最大问题是管理人员对档案分类管理的认识不够。因此，我国特种设备检验检测机构要提高档案分类管理的工作水平， 首先要加强管理人员对档案分类管理工作的认识。为此，第一，加强对管理人员的教育和培训，帮助其摒弃传统的管理观念，实现档案管理的类型划分；第二，加强对档案分类管理工作的宣传， 使管理人员明确档案分类管理的重要意义， 进而在实际的档案管理工作中， 以更加严谨和负责的态度准确记录不同类型的设备档案信息[7]。 例如，特种设备检验检测机构可定期召开例会， 安排特种设备分类管理的人员进行管理工作的汇报和总结，进而发现档案分类管理工作的问题，并研究相关的解决措施。另外，特种设备检验检测机构要加强对例会中管理人员的观察，对汇报工作态度积极且认真负责的员工要进行一定的褒奖，激发管理人员的工作积极性。

3.2 不断完善特种设备的档案管理工作

第一， 特种设备检验检测机构要加强档案分类管理工作的严密性，保证所有特种设备的信息都记录在册，方便后期的档案管理和查询[8]；第二，特种设备检验检测机构要对设备进行排序， 按照入库时间对特种设备进行编号[9]；第三，特种设备检验检测机构的档案分类管理人员要建立相关表格，将各种类型的特种设备的相关注意事项进行详细记录，为后期的设备验证提供信息支持；第四，加强档案管理技术的创新，积极引入新时期下的现代化技术，提高档案分类管理的水平；第五，管理人员在进行档案的外借工作时，需要向上级提出申请，经过上级领导盖章同意后才可以将档案借出；同时，档案管理人员要详细记录档案借出的时间和人员， 确保档案可以如期归还，在档案归还的时候，管理人员要加强对档案的审核，确保档案内容完整无损坏。

3.3 建立并完善管理人员的绩效考核制度

第一， 要安排专业的老师对特种设备档案分类管理的工作人员进行技术指导，提高档案管理人员的实操能力[10]；第二，加强对档案管理人员的考察，将档案管理人员的日常表现也记录到最后的绩效考核中，不断提高管理人员的综合能力；第三，加强对考核结果的分析，对得分较高的管理人员，特种设备检验检测机构要采取一定鼓励方式。

4 结语

总而言之，新时期下的社会进步对特种设备检验检测机构的档案管理工作也提出了更深层次的要求。为此，我国特种设备检验检测机构应加强对档案管理工作的投入，并通过加强管理人员对档案分类管理的认识、不断完善特种设备的档案管理工作和建立并完善管理人员的绩效考核制度等措施实现特种设备的档案分类管理工作，提高机构的档案管理水平。