实现规范化财务档案管理提高财务管理水平

2019-01-10谭丽明

云南档案 2019年3期

■ 谭丽明

在财务档案管理工作中强化档案管理力度，不断提升财务档案管理水平是现阶段社会经济快速发展中企业和事业单位可以更好的发展的重要前提。一个单位的发展不能脱离相关的经济支持，财务管理是对单位管理有效性的重要保障。因此，需要对财务档案管理进行规范，通过这种方式提高财务管理水平，从而提升单位管理效能。

一、财务档案管理主要内容

（一）财务档案管理工作的主要内容有

①资金使用过程中生成的凭证，如会计汇总凭证等。②财务报表。③会计账目，有固定资产内容等。④银行存款对账单和会计档案等。⑤电子档案记录。⑥财务电子档案数据的升级有关数据的存档和备份。⑦财务有关数据的维护记录本。⑧有关设备设施。⑨审核后的档案。⑩和单位有关的财务管理资料及数据。

（二）财务档案管理工作的重要性

财务档案管理工作的重要性主要体现在三方面：一，财务档案管理工作可以提升单位对内部经济业务的掌控程度，因此需不断完善财务档案管理工作，同时加强对单位经济活动记录的科学性和真实性。二，财务档案管理工作是解决经济行为形成的经济问题的主要凭据，可以促进单位更好的稳定发展。三，加强财务档案管理工作是我国实施经济政策方针的重要参考数据。

二、财务档案管理工作中存在的问题

（一）财务档案管理制度的问题

我国经济的进步为我国带来了更多的经济效益，但是也为单位的财务档案管理带来了一些问题。主要存在两方面：其一，在主观管理层面，相关制度和法律没有得到重视。财务档案管理不完善的制度，使单位内部在存放档案和借阅时没有工作人员进行专业管理。其二，文件管理下的计算机软件和系统安全方面的专业问题，以及管理人员不需要培训就可以直接上岗是当前信息安全方面存在的最大隐患问题。

（二）财务档案管理人员能力的问题

财务档案的管理工作由于受到工作人员的影响，导致财务档案管理工作进行困难。主要是因为一些企业单位对财务档案管理工作不够重视和缺乏专业的财务档案管理知识，因此，许多财务档案管理工作都是由会计工作人员兼任的，要想实现财务档案管理的规范管理需要大量的投入时间，否则不能发挥财务档案的正确作用。另一方面，执行财务档案管理也存在不及时的问题，有可能使得财务信息泄露的危险，进而制约单位进行经济活动。

（三）难以实现信息化管理目标

在当前信息化时代背景下，信息技术的高效利用可以为财务档案管理给予技术帮助，强化其管理方式的同时也可以有效的减少单位在经营过程中的财务风险。但由于部分财务档案管理工作人员可能缺乏必要的信息化意识，不能将有效的信息技术应用至实际财务档案管理中处理问题，使得单位难以实现信息化管理目标。此外，由于部分单位在发展中的网络设备不够完善，也是限制信息技术发挥优势的因素。

三、促进财务档案管理工作规范化的对应措施

根据以上分析不难看出当前许多单位在财务档案管理工作上依然有着一些问题。单位的财务档案管理是单位可以进行经济活动的重要前提，因此，要想解决这些问题，可以从以下几方面入手：

（一）强化财务档案管理工作的理性认知

强化财务档案管理的认知水平主要可以从两方面进行：一，需要进行综合性的引导和宣传，单位积极的组织开展就财务档案管理的重要性的探讨和学习活动，针对如何对财务档案管理进行有效利用和再利用问题进行进一步的分析讨论，使单位的管理者充分意识到财务档案管理的重要作用。同时，发挥管理者的主观能动性，积极主动的学习财务档案管理方面的问题。二、由于财务档案管理工作具有重要意义，因此，单位管理工作应主次分明，为开展财务档案管理工作提供条件，从而实现内部之间资源共享，通过这种方式真正提高财务管理工作效率。

（二）构建完整的财务档案管理机制

完整的财务档案管理机制是实现财务档案管理规范化，提高财务管理工作效率的重要方式之一。但因为缺乏完整的财务档案管理机制，因此，总的来讲，财务档案管理工作效率不高，不能实现财务档案资源的整体利用。此外，单位在进行构建财务档案管理机制时，应立足于单位的真实需求。因为有的企业财务档案管理工作量较大，企业就需要对管理人员进行科学分配，不同的职位负责不同的区域，如一部分负责整理，一部分负责归档等方式。在归档的同时，工作人员还应针对档案管理环境的特殊性，将财务档案另行归档，做到财务档案安全、有效的管理，为财务档案管理创设安全的管理环境。

（三）增强信息技术利用效率，实现档案管理信息化

采取档案管理为了更好的适应现代化的发展要求，确保其有效性，就需要单位在未来的发展中将财务档案管理实现信息技术化放在重要位置，将信息技术应用至财务档案管理中，丰富财务档案管理方式，保障财务档案信息可以高效利用的同时还能实现档案管理信息化。主要可从两方面进行：一，强化财务档案管理工作人员的信息技术应用意识，引导其掌握更多的信息技术，且将技术应用到财务档案管理工作中，以此提高财务档案管理的工作效率；二，结合现阶段开展财务档案管理工作的要求，完善和财务档案管理工作有关的网络设施设备，为实现财务档案管理信息化提供有力条件。