国际学生档案信息化管理模式探究

文/文小琼 芦彦波 张新宏

本文从国际学生档案管理内涵出发，结合高校国际学生档案管理的实际情况，按照国际学生的学习过程，建立国际学生档案管理办法，用软件工程理论与方法构建国际学生档案信息化管理新模式，使国际学生档案管理工作迈上新台阶，为国际学生提供共通共享的服务

据教育部统计，2018年共有来自196个国家和地区的492185名各类来华留学生，其中“一带一路”沿线64国来华留学生人数共计26.06万人，占总人数的52.95%。随着全国高校国际学生规模持续增长，怎样把国际学生档案管好用好是学生档案管理面临的新问题；而国际学生档案信息管理平台在高校还很少独立开发和应用。因此，我们以此为依据构成国际学生档案信息化管理系统项目立项。项目组从高校国际学生档案管理的实际情况出发，以陕西省高校为“一带一路”国家培养复合型人才上万余名的国际学生为例，尤其以我校国际教育学院国际学生为母体探索其规律，以推动国际学生档案管理工作水平的提升，快捷地为国际学生及国际学生的国家机构服务。

一、国际学生档案内涵

国际学生档案是指凡是记述和反映国际学生来华学习活动，具有保存价值的并按照一定规律，集中保管起来的文件材料。国际学生档案不同于国内学生档案，它是经来华国家，中国外事部门，教育机构，学校国际学生教育管理等部门整理形成的国际学生生活、学习材料。国际学生档案管理是学校档案工作的新型组成部分，在管理工作中，必须贯彻执行党和国家有关档案保密方面的法律法规，严密保管，确保国际学生档案的齐全、完整与安全。

二、构建国际学生档案信息管理的缘起

(一)随着中国社会经济的发展、国际地位的提高，来华留学生规模持续增长。仅陕西省内高校每年都有数量不等的国际学生来校学习、进修，特别是“一带一路”国家的学生来陕学习激增。在这种情况下，高校的国际学生档案管理就成为有别于国内学生档案管理的一项工作，摆在了学校管理者和档案管理人员的面前。

(二)国际学生档案没有具体的管理制度，行业规范不统一，缺少明确的归档范围和依据，管理中不易操作。目前大多数高校对国际学生档案管理沿用的还是传统管理模式，国际学生档案没有实行信息化，有些高校国际学生档案还在国际交流中心、研究生院、教务处或所在院(系)分散保管，没有归到档案馆集中统一保管，给国际学生档案利用造成繁琐和不便。

(三)国际学生档案信息管理系统在全国高校还很少开发和应用。目前普通高等学校国际学生档案管理工作还在探索阶段，国际学生档案信息采集没有统一标准，档案信息收集不完整，造成国际学生档案管理不成系统和规范，因此，我们构建国际学生档案管理信息化模块，探索其规律，目的是提高学校对国际学生档案管理工作水平，更好地服务外来留学生和社会组织。

三、国际学生档案信息管理的构建模式

根据国际学生档案形成规律，制定《国际学生档案管理办法》，明确归档范围，定制国际学生专用档案袋，按学年收集、整理、归档。以管理内容、系统设计、管理平台实现国际学生档案信息管理。

(一)国际学生档案信息管理主要内容

(1)入学材料：中方要求的有关来华学习申请材料，签证和护照信息，《外国人体格检查记录》。

(2)学籍材料：教学计划，培养计划，学习成绩表，授予学士学位证明，在校期间发表的论文及著作，毕业证发证名册，语言进修证明书名册，普通进修生进修证明书名册，硕士研究生毕业证发证名册，授予硕士学位材料，博士研究生毕业发证名册，授予博士学位材料。

(3)奖惩材料：在校期间获得各级表彰奖励、各类奖学金登记表及其他获奖评审证明材料；在校期间违反校规校纪，学籍开除、触犯国家法律等形成的各类处分材料。

(4)参加校园各类活动及比赛，留学生教师、班主任、管理人员的评价，学生的宗教信仰、政治信仰、性格特征等其他具有保存价值、应予归档的国际学生个人材料。

(5)国际学生毕业合影等声像材料。

(二)国际学生档案信息管理系统的设计

国际学生档案信息化管理需求分析是国际学生档案管理系统设计的关键，研究设计思路严格按照软件开发的标准流程并参照全国普通高校学生档案管理标准对系统做前期的需求分析，该系统主要包括：①国际学生档案管理需求状况。②国际学生档案管理需求开发。③国际学生档案管理问题获取。④国际学生档案管理问题分析。⑤国际学生档案分类。⑥国际学生档案程序运行并验证。⑦国际学生档案数据备份等内容。

(三)国际学生档案信息管理的实现

（1）我们以数字化校园为依托，以档案管理系统为平台，在学生档案管理库建立国际学生档案管理模块。而模块数据的实现主要是国际学生入校建档管理；学生来校注册时，国际学院组织学生在管理系统上录入个人信息和电子照片，学院要进行严格审核并确认，然后通过学院管理员上传到学生档案管理平台；学生档案室按照专业和班级进行数据甄别与处理，形成系统管理数据，完成国际学生电子档案建档；按照国家、学校、档案馆等相关法律、法规及规章制度为国际学生及社会机构提供服务，形成的纸质档案移交档案馆保存。

（2）国际学生档案信息化管理在我校档案信息化建设的整体构建中。在“统一规划，分步实施，资源共享，确保安全”原则指导下对国际学生档案收集、整理、保管和利用等业务全流程进行管理。其目的是要构建国际学生档案“数据存储、数据管理、数据应用、数据共享和数据服务以及安全防护”为核心的国际学生档案信息管理新模式。为了使国际学生档案管理系统获得更好的安全性、扩展性和更高的执行效能，整个系统采取分布式部署的方案，将承载关键业务逻辑的应用程序服务器和承载业务数据的数据库服务隔离开来。实现管理与数据的分离，便于日常管理和维护。

四、构建国际学生档案信息管理的作用

国际学生档案信息管理在数字化校园建设的基础上，发挥了信息技术在管理、教学、科研以及日常生活中的作用；而国际学生档案的建立为学校的专业设置、科学管理、文化建设提供了较好的服务功能。

(一)凭证作用。凭证功能是国际学生档案最重要的功能。国际学生国籍、年龄、性别等身份认证、宗教信仰、学习表现、成绩查询、学籍信息都可以在档案中体现。教学和国际学生管理人员通过查询国际学生档案，可以有针对性地开展国际学生的教育管理工作。

(二)教学管理作用。首先体现在国际学生的生源质量上。通过对入学测试和入学后一定时间学习成绩的测定和统计，可以对招收国际学生工作提供参考数据。通过对国际学生的国籍、年龄、学习习惯等因素的考察，对国际学生班级划分和教材选定给出意见。其次是教师的授课方式，通过对国际学生的个性特点和母语类型等因素的了解，开展因材施教的课堂教育。

(三)科研参考作用。通过对国际学生汉语学习，文化学习情况的统计分析，可作为对学校教育、教学、科研实践工作的辅助参考；通过对国际学生国籍、专业、在校表现、离校去向等全方位的统计分析，探索国际学生专业设置、课程开设、实践能力的研究。

(四)文化建设作用。档案的文化建设功能是指在社会物质文明和精神文明建设中，以档案信息服务的方式，参与经济和文化建设活动，从而推动经济发展和文化繁荣的一种重要社会职能。增强档案文化的国际交流功能，通过对国际学生档案管理平台进行数据整合，为国际学生提供一个先进的信息资源共享平台，设立国际学生校友卡，促进国际学生相互交流及校友会工作，更好地为其母语国提供人才资源信息。

(五)生活管理作用。国际学生生活管理方面，特别是住宿方面，要利用档案信息记录的饮食习惯、生活习惯和民族宗教等信息，对国际学生班级划分、宿舍安排、组织活动等方面进行对等管理。授课教师对国际学生宗教信仰信息的掌握，有助于教师提前分析国际学生的宗教行为，使其授课时不超出我国对来华人员的相关规定及尊重。

总之，国际学生档案是高校档案馆藏的新型组成部分，加强高校国际学生档案信息化管理，使国际学生档案归档单位与档案馆形成一个有机整体，将国际学生电子档案与校园网相连接，实现实时归档，提高国际学生档案归档率。通过校园网实现数据共享、远程传递、异地处理，使国际学生档案查询不再局限于档案馆室，突出以人为本的创新服务理念，使国际学生档案最大程度地发挥应有的价值和作用，为国际学生及社会机构提供共享、快捷的服务。