ERP系统环境下出版企业内部控制风险问题探析

刘秀霞

一、引言

改革开放以来，随着国家层面对深化文化体制改革的决心及改革的不断深入，把出版企业逐步推向了市场。出版企业如果想在市场竞争中占有一定的优势，并立于不败之地，就必须做好企业内部控制管理工作。而ERP系统是现代企业运行管理的一种模式，是集信息技术与先进管理思想于一身，以系统化的管理思想，为企业员工及决策层提供决策手段的管理平台。笔者认为将出版企业的内部控制管理工作通过信息化手段落实，使内部控制管理思想和制度嵌入到ERP系统的流程中，可以实现内部控制信息化管理，进而加强业财融合，推动出版企业内部控制管理工作顺利进行，为实现出版企业战略目标保驾护航。

二、出版企业内部控制与ERP系统融合的重要性

众所周知，出版是一个比较特殊的行业，一般表现为信息量大、脑力劳动密集、工作流程复杂、核算流程长、管理起来相对比较繁杂。财务核算也具有明显特殊性，兼具制造企业和物流企业核算属性。随着对信息化程度重视的不断提高，出版企业对ERP系统应用越来越广泛，ERP系统有效帮助出版企业实现了核心业务的一体化管理，优化和完善了出版企业业务流程，使出版企业向标准化、规范化、精细化管理逐步迈进。但在ERP系统实际操作中，由于缺乏风险管控意识，存在无实名制管理、业务流程混乱、相关单据审核无权限设置而自动越过；核定单数据不准确、作者回购收入未及时结转；生产成本余额、库存纸张、库存商品与实际不符等现象。

如果能够实现内部控制管理与ERP系统的融合，可以让管理层对业务流程更加清晰，对企业组织架构更加优化，对人员岗位权责更合理分配，有效提高各部门之间的工作效率和配合度。此外，ERP流程各个环节形成互相制约，各部门实现互相制衡，并且可随时发现日常管理中可能出现的各种潜在业务风险，及时对风险进行管控，从而有效帮助出版企业整体提升内部控制管理水平。

三、出版企业ERP系统运用中存在的问题

在实际工作中，ERP系统贯穿于出版业务的整个流程，不管哪个环节出现问题，都会影响出版企业ERP实际运用及内部控制管理效果。通过对A、B、C、D、E、F、G、H八家出版社进行调研，得出在整个内部控制环节中，ERP系统运用中常见的几类风险问题。

（一）编务流程方面

在编务流程方面，主要存在：一是前期立项时，项目信息录入不真实、不准确，存在随意性较大、重复录入现象，再加上无专人审核，容易使项目信息混乱。二是在ERP系统中，专家、作者信息不维护或维护不准确，造成费用支付无标准、发放无依据等风险。三是合同管理环节不到位，导致实际合同与ERP系统中合同信息不符，或是合同管理直接在ERP系统上不体现，ERP系统长期处于合同盲区状态，导致财务部门审核支付无标准、无依据。四是编务成本核定不完整、不及时，成本核定数据存在重复录入、录入错误未纠正，导致单书成本增加、成本数据不真实的现象。五是入库后半年甚至更长时间成本未及时归集，造成成本数据严重滞后，从而影响单书成本核算及产成品数据的真实性。

（二）印务流程方面

在印务流程方面，主要存在：一是下印环节，数据录入与实际不符，如印数字段填写数量与实际不符，再加上审核把关不严，造成单书成本数据不真实。二是印务成本核定数据重复录入、录入错误、成本归集不及时，造成产成品或在产品数据不真实，影响后期财务核算。三是未启用工价核准功能，印务成本发生时，如果审核不严，将造成超标准支付。

（三）原材料管理方面

在原材料管理方面，主要存在：一是纸张采购管理不规范，作为出版企业原材料，纸张是出版企业成本支出的很重要的部分。当无预算采购或采购后不及时使用，就会造成纸张浪费。纸张核销时，如果不按规定操作，很容易造成国有资产流失。二是ERP系统纸张入库数据与实际入库单不符，造成ERP纸张类型、单价混乱，项目用纸不准确，单书成本不能如实反映。三是ERP系统上，用纸申请单数据录入不及时、不准确，甚至漏录入、重复录入，再加上无专人审核、长期不对账，实物盘点工作不执行，造成原材料账实不符。

（四）成本管理方面

在成本管理方面，主要存在：一是ERP系统上线时，由于数据迁移问题，一部分出版企业没有对数据进行及时清理核对分析，匆忙上线造成ERP产成品和在产品都出现不同程度的账实不符，为后期留下隐患。二是在日常单据处理中，成本数据混乱，未及时核对清理，成本支付审核不挂钩，导致ERP系统产成品库存不真实。三是在产品完工时，结转不及时，造成ERP系统库存数据与实际不符。

（五）库存图书管理方面

在库存图书管理方面，主要存在：一是在途图书管理不到位，在途图书与财务账没有关联，没有形成在途商品，存在不及时确认收入、无账期、无专人管理的问题。二是业务员离职时，对在途图书不实行交接手续，下一任业务员放任不管，财务监管不严，造成在途图书越来越多，资产流失风险增加。三是未进行实物盘点，对库存图书放任不管，无专门机构归口管理，未对库存图书进行市场分析，未及时报废、清库存，造成库存图书爆仓，仓储面积越来越大，仓储费居高不下，期末存货跌价准备计提数据越来越大，形成恶性循环，导致国有资产保值不能实现。

（六）往来账款方面

在往来账款方面，主要存在：一是客户管理混乱，未建立客户信用和回款政策，ERP系统内调账单滥用，国有资产流失风险加大。二是客户往来明细应收预收混淆，无专人管理往来账款，与客户对账不及时，询证工作未进行，造成资产负债严重不实，财务报表数据不实。

四、ERP系统与出版企业内部控制融合实践措施建议

ERP可以实现线上的流程管理，然而怎样将企业的内控管理制度嵌入到ERP系统中。笔者认为，首先从管理角度，出版企业可根据《企业内部控制基本规范》及配套指引等要求，结合企业自身实际，制定适合企业的内控管理制度。其次，可以使企业内部控制管理制度与ERP系统相融合，使整个ERP流程一环扣一环，各个环节实名制设置，各个部门互相牵制，达到制约平衡，实现业务方面风险管控，形成ERP良好的内部控制管理。

现从编务、印务、存货、往来款、成本、绩效核算几个方面，针对日常ERP系统管理与内部控制结合提出以下几点建议。

（一）编务流程管理

1.提高选题申报、立项时的准确性。由于编辑业务处在整个出版企业信息管理的源头，源头信息的准确与否直接影响整个出版流程数据。因此，首先，加强责任编辑对ERP系统数据的责任心和使命感，在ERP系统填报选题信息时尽量准确。如果责任编辑随意申报或增减选题，加上相关部门审核不严格，就会造成选题重复立项或者项目档案建立不准确。其势必影响后期财务核算，也会影响到统计分析、查询结果的准确性。其次，立项后如果信息有误，应及时修改相关项目信息，做到项目信息准确无误；如果选题信息或者项目信息因故不能继续进行，为避免后期项目信息混乱，应由归口管理部门及时进行作废或归档处理。

2.加强出版合同管理。出版合同是出版业务最重要的经济事项，合同管理是日常管理工作的重点工作，同时也是ERP系统中重要的管控环节。稿酬支付申请、审核、审批、付款的最重要依据之一就是出版合同，所以在ERP系统中要加强管控。首先，在填报合同环节，ERP系统对合同的关键信息进行表单模板化、标准化、流程化设置，如：计酬方式、支付单位、支付标准、合同有效期等重要信息设置为必填项，并将其进行校验，以确保数据的准确性。其次，在稿酬支付申请、审核、审批时，设置与出版合同进行关联，稿酬支付申请单据的有关字段自动抓取出版合同信息数据，防止超标准支付。最后，责任编辑提交时，设置在合同有效期到期前进行待办事项提醒，并提示按合同约定的事项进行操作，同时提请相关部门进行审核，保证稿酬支付的准确性和真实性。

（二）印务流程管理

主要可从四个方面加强。一是ERP系统中增加印前财审环节，实现资金及合同把控。针对补贴类图书，可在下印之前增加印前财审流程。为此，财务部门需加强出版补助金额的审核，设置与合同信息及收款单金额进行关联，避免成本提前支付或者超标准支付。二是加强印制信息的准确管理。印制信息的准确性影响后期印务成本核算的结果。印务人员可在下印前把书目信息进行核实，在下印前把好最后一道数据关，如：印刷数量，这个数据将伴随着图书生产制作及成本核算的全流程，印务人员需认真负责，并在ERP系统将相应的印制信息准确录入；后期财务部门进行审核把关时，确保后期单书成本核算准确，真实反映图书成本单价。三是在ERP系统中启用工价核准功能，包括印刷、排版等工价，根据与各服务商签定的合同，设置工价标准，防止印务核定数据不实、重复录入、超标准核定等风险。四是加强印制入库管理。入库环节直接影响产成品的数量和成本，印务人员在ERP系统进行印制单操作时，需核实印刷单位提交的印刷费计价单：包括印刷书目信息、印刷工价等，并核实样书确已入库，且入库总册数（包括发行用书入库数和作者用书入库数）与印刷册数完全一致，其可对后期财务单书成本准确核算起到重要作用。

（三）存货管理

1.库存纸张管理。有些出版企业无自己独立的纸张仓储库，故其承接纸张材料的保管单位一般为合作的印刷单位。这就要求出版企业必须加强此方面的管控。

首先，要从管理层面健全完善相关方面的制度，并且要将相关制度通过ERP系统落实。根据ERP纸张库存及出版计划对纸张实行预算管理，合理确定纸张的库存比例，避免重复及无预算采购。纸张管理员根据盖章签字的入库验收单及时准确地在ERP系统录入纸张采购单。付款时，根据供货单位提供的采购明细，在ERP做纸张付款单，财务部门根据采购合同、纸张品种、数量、价格、验收入库单进行线上审核付款。

其次，纸张使用时，纸张保管员及时登记纸张原材料台账，由纸张保管方出具盖章签字的纸张出库明细单（注明项目、用纸规格、用纸数量），并在图书付印后一个星期内，在ERP系统上做用纸申请单、责任编辑审核，保证用纸出库与实际一致、项目成本用纸准确、成本归集及时。

最后，每月及时核对库存账目，检查实际库存纸张型号、品名、数量是否与ERP系统数据相符，并定期对库存纸张进行实物盘点、财务部门监盘、查看是否账实一致。如在盘点中发现问题，针对不同问题提出具体且有效的措施来防控风险。

2.库存图书管理。首先，出版企业要根据生产、销售、仓储、资金周转等情况，对库存图书实行预算管理，并结合市场状况等因素，借助ERP系统分析确定图书的库存比例，尽可能使库存图书储量趋于正常合理。

其次，必须保证编务费用及印务费用的准确性，及时在ERP中操作编核完成、印核完成，做到生产成本及时结转。

再次，要加强出入库的管理，尤其是涉及作者及样书图书部分，直接从印厂送物流（作者）的图书，需要物流发货单及责任编辑签字确认后及时进行入库出库、成本的结转，同时保证库存商品的准确性。对应外采的图书通过采购进货单处理，期末及时进行外版结转。

最后，要精准管理库存商品的数量与质量。因ERP中的库存商品包含系统的产成品和在途商品，所以来款符合《企业会计准则》确认收入条件时，在ERP系统通过预收账款冲在途图书，及时确认收入、结转成本，尽量保证库存商品与实际库存一致。每年至少对库存图书进行实物盘点一次，对在盘点中发现的问题及时查明原因，针对不同的情况提出不同的处理方式，并经相关内部程序审批后，进行相应处理；期末财务部门还应根据《企业会计准则》的要求，对库存图书按出版或者入库年度提取存货跌价准备。

（四）ERP中往来账款管理

加强对往来账款客户管理。借助ERP系统，在ERP中实施客户分级别管理，分类制订不同的信用和回款政策。使用ERP系统中应收账款账龄分析表对应收账款及时清收，对未能按期收回的应收账款查明原因。采取不同的催收措施、多种途径加以解决，必要时可诉诸法律，并将应收账款超过一定时间的应收未收计入到业务员的绩效考核权重中。

加强应收账款对账及预收账款处理机制。首先，ERP系统的应收余额，不但包含开票未回余额，还需重点考虑发货未开票的应收余额。至少每年询证一次，询证对方应收余额是否一致，并催收应收账款及时回款。其次，针对预收账款，业务符合发货收入确认条件时，及时确认收入。对于超过三年的预收账款，按相关规定做相应处理，避免长期挂账产生涉税风险。再次，会计期末，财务部门按规定对应收账款预计可能发生的坏账损失计提坏账准备；对不能收回的应收账款及时查明原因，结合实际情况按规定进行相应处理。最后，针对无法收回的应收账款进行账务核销后，实行“账销案存”管理，定期进行催收。

（五）成本费用管理

1.编务、印务费用管理。

（1）在ERP系统中设置编务和印务费用标准工价，防止费用超标准、录入错误及录入重复的问题。

（2）确定费用归集的时间和人员职责权限。在图书入库时，及时把编务和印务成本准确归集并在ERP系统点击编、印核完成。如入库后一个星期内未编、印核完成的，管理层可设置在ERP系统中根据时间节点强制核定完成。

（3）核定完成后如再产生的成本，走线下特批流程再进行后续操作。

（4）费用结算时，附财务部门要求的必须要件，给予结算。

2.纸张费用管理。纸张实现标准工价管理，在采购的前端根据与各纸厂供应商的合同设置标准工价，下印前核定用纸数量，自动生成用纸申请单，避免人工重复录入的情况。纸张付款时，由相关部门及财务部门同时审核，严格把关后进行付款。

3.编录经费管理。编录经费通常包括编录人员的工资奖金、办公费、差旅费等，是出版企业财务核算特有的会计科目，其性质相当于制造企业的制造费用，是出版企业的间接成本。出版企业应结合自己企业实际情况，选择一种方法或多种方法组合的分配方式将其分摊到单本书的成本，如总印张、总定价等方式，保证项目成本的完整性，真实反映单书的成本情况。

（六）绩效核算管理

绩效核算是检验企业经营成果以及个人业绩优劣的工具，是影响出版企业的经营业绩及国有资产保值增值目标的重要因素。因此，制定一套与出版企业自身实际相符的绩效管理办法是重中之重，而绩效核算的结果是对绩效管理办法科学与否的验证。在绩效核算时通过ERP中的基础数据，每年期末对上一年的出版发行情况进行以全成本口径、利润为导向的核算分析，以实际利润核算情况为依据，对责任编辑和销售人员进行奖励，并与绩效核算挂钩，利用绩效核算结果倒逼ERP系统中数据的真实性，迫使前段ERP操作人员真实准确的记录相关数据，这也是检验企业内控制度的落实情况及查找各类业务风险的重要手段。

五、结语

内部控制与ERP系统相融合是一件需要长时间磨合的事情，所以需要出版企业管理层有足够的耐心。通过ERP系统，出版企业应明确员工职责权限，并不断调整管理方法和ERP系统业务流程，不断改进磨合使其两者相融合。此外，关注出版企业业务内部流程的关键点，使关键点在ERP系统流程中实现风险把控，实现出版业务流程向标准化、信息化、规范化运作。使ERP系统真正成为出版企业内部控制管理的手段和工具，助推出版企业健康发展。