有机茶生产企业如何建立有机产品管理体系文件

汪秋红，傅尚文

中国农业科学院茶叶研究所 杭州中农质量认证有限公司，310008

建立完善的管理体系是有机生产活动有效实施的基本保证。《有机产品认证实施规则》（CNCA-N-009：2014）有关认证机构受理有机产品认证申请的条件中要求“认证委托人建立和实施了文件化的有机产品管理体系，并有效运行3个月以上”[1]。认证委托人在有机茶生产加工中就是有机茶生产加工经营企业、合作社、协会等主体（以下简称有机茶生产企业）。那么有机茶生产企业该如何建立一套完整、符合《有机产品认证办法》《有机产品认证实施规则》和《有机产品》标准的管理体系文件呢？

《有机产品 第4 部分： 管理体系》（GB/T 19630.4—2011）中也要求，有机产品生产、加工（经营）管理体系文件包括“生产单元或加工、经营等场所的位置图，有机产品生产、加工、经营管理手册，生产、加工、经营操作规程，记录”[2]。对于上述要求的具体内容解读如下。

一、有机茶生产、加工等场所位置图

有机茶生产企业应按比例绘制有机茶生产、加工等场所的位置图，位置图应即时更新并上报。图中应标明的内容（但不限于）：（1）种植区域的地块分布，加工（经营）区的分布；（2）河流、水井和其他水源；（3）相邻土地及边界土地的利用情况；（4）加工车间、包装车间、原料和成品仓库及相关设备的分布；（5）生产基地内能够表明基地特征的主要标示物[2]。

位置图绘制时应该注意：有机茶园分布以及周边环境状况（如：水源），车间、仓库布局，隔离区域状况，该基地特征的标示物。在实际绘制位置图时，不仅仅局限于上述几个方面，还应根据当地的具体情况，对一些会对有机生产或加工带来影响的事物，进行标注，如基地（车间）上风向的工厂、附近的交通主干道等[3]。要按一定的比例绘制位置图，当生产或加工状况发生变化时，应及时更新位置图，并在位置图上将变化情况加以标注，清晰对照反映出生产实际状况及变化的情况。

如绘制茶园基地图时，在茶园地块图上标出生产单位内各地块的形状、大小、相应的代号，生产单元具有代表性的参照物或标示物，河流、水井和其他水源位置，相邻土地及边界土地的利用，特别是申请地块与周边地块之间的缓冲带或物理屏障的情况等，并在位置图上标出指北方向。

二、有机茶生产、加工、经营管理手册

有机茶认证法规要求生产企业应编制《有机茶生产、加工（经营）管理手册》。管理手册是对实施了文件化有机茶管理体系的一种形式或主要文件的证实或描述，是对有机茶生产企业的有机方针和目标文件的阐明，是有机茶生产企业内部纲领性文件，是指导有机茶企业做好有机茶生产管理的内部规定。对于有机茶生产企业的员工来说是法规性文件，必须严格遵守和执行。有机茶生产企业制定的质量管理手册应涉及全部的有机生产活动。

有机茶生产企业应编制和运行的管理手册应至少包括以下内容（但不限于）：（1）有机茶生产、加工（经营）者简介；（2）有机茶生产、加工、经营者的管理方针和目标；（3）组织机构图及其相关岗位的责任和权限；（4）有机产品标识的管理；（5）可追溯体系与产品召回；（6）内部检查；（7）文件和记录管理；（8）客户投诉的处理；（9）持续改进体系[4]。

有机茶生产企业如果同时申请了食品生产许可证（通常称SC证书），可以在SC管理手册的基础上，增加有机茶要求的内容就可以，不需要也没有必要同时建立两套不一样的管理手册。

三、有机茶生产、加工（经营）操作规程

《有机茶生产、加工（经营）操作规程》是有机茶生产企业针对茶叶生产关键环节而制定的，用以指导和规范有机茶生产、加工和销售过程中关键环节具体的技术操作程序和操作方法，是确保有机茶生产企业的茶叶生产、加工和销售过程中符合有机产品生产操作和有机产品标准的管理性文件。有机茶生产企业应制定并实施有机茶生产、加工、经营操作规程，操作规程至少应包括以下内容（但不限于）：（1）有机茶种植生产技术规程；（2）防止有机茶生产和加工（经营）过程中受到禁用物质污染所采取的预防措施；（3）防止有机茶与非有机茶混杂所采取的措施；（4）有机茶采摘规程及采收后运输、加工、储藏等各道工序的操作规程；（5）有机茶运输工具、机械设备及仓储设施的维护、清洁规程；（6）茶叶加工厂卫生管理与有害生物控制规程；（7）产品标签及生产批号的管理规程；（8）企业员工福利和劳动保护规程。

茶叶加工企业如果同时申请了SC证书，可以在SC操作规程的基础上，增加有机产品要求的内容就可以，即内容增加上面列出的（2）、（3）和（8）项。

四、有机茶生产、加工、经营系统记录

有机茶生产企业的系统记录，是记录从有机茶源头输入（有机茶园）至末端输出（有机茶产品）全过程，记录应完整、全面、清晰、准确。有机茶生产企业应建立并保持完善的记录体系，记录体系是有机茶生产企业活动全过程的主要并有效的证据，是有机茶可追溯性体系的基础。有机茶生产企业的系统记录应清晰、清楚、准确，标识明确，包括有机茶种植、加工、包装、贮存、运输、销售等全过程。记录必须有效管理，由专人负责保存和管理，以方便查阅、避免损坏或遗失，对记录的标识、存放、保护、检索、留存和处置要做出一系列明确的规定[4]。《有机产品第4 部分：管理体系》（GB/T 19630.4—2011）明确规定，记录至少保存5年。记录应是全过程的记录，包括（但不限于）以下内容：（1）有机茶生产单元的历史记录及使用禁用物质的时间及使用量；（2）种子、种苗等繁殖材料的种类、来源、数量等信息；（3）肥料生产过程记录；（4）土壤培肥施用肥料的类型、数量、使用时间和地块；（5）病、虫、草害控制物质的名称、成分、使用原因、使用数量和使用时间等；（6）所有生产投入品的台账记录（来源、购买数量、使用去向与数量、库存数量等）和购买单据；（7）有机茶收获记录，包括品种、数量、收获日期、收获方式、生产批号等；（8）加工记录，包括原料购买、入库、加工过程、包装、标识、储藏、出库、运输记录等；（9）加工厂有害生物防治记录和加工、贮存、运输设施清洁记录；（10）销售记录及有机标识的使用管理记录；（11）培训记录。（12）内部检查记录。

五、有机产品管理体系的实施和保持

《有机产品 第4 部分： 管理体系》（GB/T 19630.4—2011）规定，有机茶生产、加工（经营）者应按规范建立和维护有机生产、加工（经营）管理体系，加以实施和保持。对于文件的控制管理、资源管理、内部检查和追踪体系等具体要求应做到如下几点。

1.文件的控制管理

有机生产加工管理体系所要求的文件必须是最新的和有效的，并且必须确保在使用时可以获得适用文件的有效版本，有机茶生产企业各岗位使用的有机茶生产指导规范性文件应该是统一的。因此必须对有机茶生产管理文件实施有效的管理。对文件的管理中必须在文件发布前进行审批，以确保文件的适宜性；必要时，对文件进行评审和修订并重新审批；确保对文件的修改和修订状态做出清晰的标识；确保适用文件的有关版本发放到需要且对应的岗位；确保文件字迹清楚标识明确；确保有机茶生产加工（经营）所需的外部文件做出了标识，并对其发放进行了控制；要防止对过期文件的误用，如果出于某种目的需要将过期文件进行保留，则必须做出适当的标识加以提醒。

2.资源管理

为了确保有机茶生产的准确实施，有机茶生产、加工（经营）者必须配置与有机茶生产、加工规模和技术相适应的资源，资源通常就是人、财、物，而且相关人员要经过相应的培训，使其胜任本职工作，并保留其培训的相关记录。

有机茶生产企业必须配置有机管理者，管理者必须是企业的主要负责人之一，管理者的人选应符合如下要求：了解国家的有机及生产、加工方面的法律法规；了解我国有机方面的相关标准；具备农业生产或加工的技术知识或经验；熟悉本单位有机茶生产或加工的过程。

有机茶生产企业必须配置内部检查员。内部检查员必须经过有机方面的专门培训，通过培训，内部检查员除了满足有机管理者的要求外，还应相对独立于被检查者。

3.内部检查

有机茶生产企业应建立内部自我检查并控制的制度，以定期或不定期验证企业所进行的有机活动和有机生产、加工及经营等活动本身是否符合国家相关法律、法规和标准对有机茶生产的要求。

内部检查由内部检查员实施，内部检查员应具备相应的资质，并相对独立于被检查方。内部检查员的职责是：

（1）实施内部检查工作。内部检查员应按照内部检查制度的规定，根据《有机产品第4 部分：管理体系》对企业的管理体系进行检查，根据《有机产品第1部分：生产》《有机产品第2部分：加工》和《有机产品第3 部分：标识与销售》对企业的生产、加工及经营的实施过程进行检查。内部检查就形成内部检查记录，以备企业自查或认证机构检查。

（2）对本企业管理体系进行监控，对其中不能持续满足有机标准的部分提出修改意见。

（3）配合认证机构的检查和认证工作，在认证检查时作为陪同人员，提供认证检查所需的文件资料、工具、设备等，并作为检查发现的见证人。

内部检查应是一个系统化、文件化并客观的获取证据并进行评价的验证过程。内部检查员根据企业的内部检查制度，制定内部检查方案，依据固定的检查程序和方法，按固定的时间间隔，有计划地实施；内部检查应确保客观、公开[4]。

4.追踪体系

有机产品国家标准要求，从事有机生产、加工及经营的企业必须建立可追溯体系，这一体系的建立是为了对生产过程和产品流向进行实时控制，以便在出现问题时能够及时找到原因。有机茶追溯体系是一套完整的可追溯保障机制，由一整套记录所组成。当有机茶生产、运输、加工、储存、包装和销售等任何一个环节出现问题时，依照追踪体系的相关记录进行追溯，可找到问题产生点的过程。

为保证有机茶生产完整性和可追溯性，有机茶生产、加工者应建立完善的追踪体系。为了确保追踪体系的有效性，要求记录有机茶生产加工全过程中的每个关键环节，通常包括茶叶地块图、茶园土壤耕作管理、茶园肥料（有机肥、绿肥种植等）投入、茶树病虫草害防治措施（农艺措施、物理手段、生物防治等），茶鲜叶采摘、验收（原料）采购单、收据、原料检测报告、半成品（成品）出入库单、生产者批号号码、加工记录、包装记录、储存记录、运输记录、销售记录等，各项记录的设置、记录格式必须满足记录控制的相关要求。

5.持续改进

为使有机茶生产加工活动符合有机产品法律法规和标准的要求，有机茶生产加工企业要通过生产数据的分析、内部检查和外部监督的结果、半年或年度总结的改进、季度或年度的总结等，找到有机茶生产加工活动的不足或需要改进提升的地方，要利用纠正措施（即消除所发现的不符合的原因所采取的措施）与预防措施（即消除潜在不符合原因所采取的措施），持续改进有机茶生产、加工管理体系的有效性，促进企业有机茶生产和加工的健康发展，以消除不符合或潜在不符合（如果不消除相关因素，就会产生不符合的情况）有机茶生产、加工的因素。有机茶生产、加工者应建立并保持处理不符合及纠正措施的程序，内容包括不符合的原因（所有不符合的原因应当是由分析得出），评价所需采取哪些措施，并评估相关措施的必要性，对预防或纠正措施的实施和结果全部记录，以及评审实施措施的效果；这些不符合可来源于内部检查、外部监督、消费者投诉或生产加工过程发出的质量管理体系的缺陷等。

从纠正措施和预防措施的定义可看出，有机茶生产加工者首先应分析不符合的原因，依据原因确定应采取的措施并评估措施的必要性，纠正措施有的是立即可以完成的，有的是长期性的或需要一段时间才能完成整改的。纠正预防措施实施完成后应记录全部结果，并评审其效果。