高校基建档案资源管理与利用思考——以永州职院为例

宾旭芳

(湖南永州职业技术学院，湖南 永州 425006)

高校基建档案是项目在建设、管理过程中形成的，具有分析、查考价值的各种形式的历史记录。随着我国高等教育事业不断发展，高校建设规模也越来越大，部分高校基建项目还是国家级、省级重点建设项目，基建项目档案管理的难度越来越大。档案管理人员缺乏专业知识和技能，档案业务水平低，造成文档收录不力，文件资料不全，文档收集滞后，影响了基础建设工程后期的管理和维护。例如项目竣工验收延期，房产证难以办理，基建财务审计工作滞后，建设工程后期维护找不到图纸资料等。所以，全面加强基建档案的管理工作，加强档案信息的高效利用，保障基建档案管理的效益势在必行。

1 高校基建档案资源管理的重要性

在市场经济体制下，高校也逐渐朝向市场化方向发展，政府鼓励社会企业、民营资本参与到高校基础项目建设当中来。PPP是一种高校和社会组织共同建设的项目新型运作模式。永州职院的二期工程建设正处于前期准备阶段，工程全部采取PPP建设模式。因此，做好基建工程档案管理不仅关乎高校，同时也关乎参建企业。

(1)基建工程档案是工程规范化管理的重要保证，只有通过规范化资料管理，才能实现对建筑工程质量的全面控制，提高建筑工程的质量。

(2)基建工程档案是工程质量验收的依据。它是与工程建设同步形成，能够真实地反映工程建设的真实过程和实体质量，它既是基础建设项目监督、审计、验收、交付使用的必备条件，也为建设项目交付使用后进行检查、维护、维修、改建或扩建提供可靠依据。为加强重大建设项目档案管理工作，确保重大建设项目档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》和国家有关规定制定了《重大建设项目档案验收办法》，《重大建设项目档案验收办法》第四条规定：项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。档案信息收集不齐全、保管不当，势必会影响新建工程投产使用效益。

(3)管理好基建档案可以有效地维护高校的权益。基础建设工程是“百年大计”，在使用过程中难免出现各种问题，是自身使用不当造成的还是工程的质量问题，有了基建档案来佐证，清楚责任划分，轻松维权。

2 高校基建档案资源管理存在的问题

永州职院是由五校合并的国家示范性高职院校，原教学地点分散在五个校区，2005年底启动院本部一期工程建设，2010年9月经市领导同意，将其中的三个老校区搬迁到院本部办学。一期建设所有工程没有经过竣工验收就投入了使用。一期建设的基建档案全是以资料的形式保存，没有科学系统地立卷，以致于后来建设工程出现质量问题纠纷不断，维权十分被动，也给后来工程竣工验收带来了困难。分析其原因有：一是分管基建的领导档案管理意识不强，“重质量，重进度，轻档案”； 二是基建档案管理人员既不懂建筑专业知识和档案专业知识，也没有经过专业培训，档案管理“摸着石头过河”。在建设过程中档案管理人员变动频繁，“新人不理旧事”，导致档案资料收集不完整，整理不规范，利用起来十分不便。

3 高校基建档案资源管理与利用思考

3.1 完善档案收录体系

高校基础建设是一项复杂的系统工程，从立项、勘察、设计、审核、招标、施工、验收、投入使用，项目建设周期长，涉及的文件多，经手人多，信息量大，很容易出现漏归问题。高校作为建设单位应在建设工程即工程招标及与勘察、设计、监理、施工等单位签订合同时，应对工程归档文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求。高校基建部门或建设指挥部收集整理工程准备阶段形成的文件，具体的归档范围、保存单位和保管期限应符合《建设工程文件归档整理规范》(GB/T 50328—2014)附录表A.0.1中A类文件以及城建档案馆的要求。档案收录工作必须提前介入，统筹安排。如立项决策阶段收录的档案范围和内容有哪些，项目进行到一定阶段会产生哪些档案资料，高校建设项目档案管理人员在收集工程档案信息应随工程进度及时收集和整理并应按专业归类，做到字迹清楚，项目齐全，真实准确，无未了事项。

(1)构建档案管理机构。《重大建设项目档案验收办法》第五条规定：项目建设单位(法人)应将项目档案工作纳入项目建设管理程序，与项目建设实行同步管理，建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制。设置基建档案管理部门，并配备专业的档案管理人员。项目建设档案管理人员不仅要有较强的责任心，还要具备建筑和档案专业知识，熟悉工程建设流程，才能准确记录项目建设过程中形成的档案信息。同时，还需要提供包括计算机、打印机、录音笔、扫描仪、存放架、文件夹、资料盒等，为档案信息收集、文件管理提供硬件基础。

(2)完善规章制度。高校基础建设项目档案信息广，时间跨度长，经手人多，并且需要进行多次调用和审批，档案管理工作十分的繁杂，从文件的收集、档案的编制、归档管理，文件资料的借用手续都要有章可循，有制度可依，以保证档案管理的规范性。加强流程管控，避免人为因素造成档案材料的漏归、损坏、丢失，以免造成无法弥补的损失。

(3)构建档案信息化管理系统。由于基建工程收录信息范围广泛，内容繁杂，人工收录效率低下，利用查找也不方便。为了确保项目档案信息收录完整，方便利用，需要构建信息化收录系统，利用计算机网络平台对基础建设项目档案进行信息化收集和管理。生成的项目档案信息实行纸质档和电子档双套制归档。特别是竣工图，它利用率高，参考价值大，是利用范围最广的核心档案，纸质档案反复利用折叠很容易造成损毁，因此需优先对竣工图实行数字化或要求施工方提供电子版竣工图，保护纸质图纸原件，提高利用效率。

3.2 完善档案管理与利用体系

在进行档案信息整理时，需按照档案收录体系，对文件资料进行梳理，展开分类管理，确定不同档案信息的存放区域，标注好各类档案信息的名称、编号、批准、日期、核心内容、发文部门等，分时、分类进行排序。结合档案形成的单位、专业、装订标准将档案进行分册立卷、科学排序，确保档案编制的科学性、系统性、保持案卷之间的有机联系。电子文件的存储载体应设置成禁止写操作的状态，纸质文档密封，禁止被他人私自修改。

高校基建工程档案涉及到高校、政府、企业、城建档案管理部门等多个单位，根据建设过程，不同领域生成的档案分开编制。对于工程竣工档案来说，需要做好项目竣工验收前档案的备案工作。建设单位可委托设计单位、施工单位绘制竣工图，并组织勘察、设计、监理、施工单位完成竣工档案的编制。编制工作严格按照城建档案馆的要求，使工程建设档案符合竣工备案标准。工程竣工验收完毕后，基建部门或工程指挥部将所有的工程档案集中整理移交给高校档案馆(室)即可。

基础建设档案收与管的目的在利用。为了提高基建档案的利用效率，应实行管理自动化。在档案管理平台设置检索模块，通过搜索关键词即可找到相关基建档案信息。与高校基建、后勤部门实现基建档案信息共享，从而提高基建档案信息利用效率。电子档案在归档中要标注对应纸质档案的归处，以便于需要利用纸质档案时，可以在第一时间找到存档位置，避免出现档案存根难以查找的情况。

4 结语

综上所述，高校基建档案管理对发挥建设工程的综合效益，保障后期运行维护工作有着十分重要的意义，全面加强基建档案管理工作，结合工程特点和实际情况，科学选择档案管理措施。应不断加强高校建设项目工程档案管理研究，采用信息化档案管理手段，安全高效地保护和利用建设项目工程档案。