基于高校智慧校园平台的档案工作思考

王 娟

(湖南铁道职业技术学院，湖南 株洲 412001)

信息技术的发展，催生了社会信息化的变革，大数据和互联网+的浪潮正涌向社会各个角落。以教育信息化带动教育现代化，促进教育的创新与变革，充分发挥现代信息技术优势，注重信息技术与教育的全面深度融合，才能不断提高教育教学的质量，培养创新人才。智慧校园应运而生，也将带来高校档案工作变革。

1 智慧校园建设意义

《国家中长期教育改革和发展规划纲要(2010～2020年)》指出“信息技术对教育发展具有革命性影响，必须予以高度重视 。把教育信息化纳入国家信息化发展整体战略，超前部署教育信息网络”。《教育信息化十年发展规划(2011～2020年)》提出“加强高校数字化校园建设与应用，利用先进网络和信息技术，整合资源，构建先进、高效、实用的高等教育信息基础设施”。

社会对信息化的需求，也在推动着智慧校园向前发展。智慧校园作为国家21世纪校园的发展方向，可实现资源全球化、教学网络化、管理智能化、环境虚拟化。智慧校园建设不仅为现代化教学提供了新的理念和方式，同时也不断改变着学校的管理、教学和发展模式，对提升学校核心竞争力和加快高职院校人才培养的多元化、个性化、开放性具有重大作用。

2 智慧校园的目标与任务

智慧校园有别于智慧教育、智慧课堂，智慧教育是一个比智慧校园和智慧课堂更为宏大的命题，可以理解为一个智慧教育系统；智慧校园更是智慧学习环境的具体承载者；智慧课堂的感知性是其收集信息与数据的主要手段。智慧教育是顶层设计，应当具备的不单单是环境的构建，而应该是包括制度、教师、学生等多层面的顶层设计集合，其中智慧校园以及智慧教室是智慧教育中环境建设的最重要一环,也可以说智慧校园是智慧教育的基础。

智慧校园的建设目标主要是：充分融合物联网、云计算、智能控制等先进技术，以云服务为支撑，建立教育教学平台；以数据整合为中心，建立智能管理平台；以一卡通为载体，建立方便、便捷的生活服务平台，搭建以信息网络为基础的智能化、充分互动、环保节能的全网络式智慧校园。

智慧校园的建设任务可以分为五个方面：(1)建设高速、安全可靠、操作方便、易于管理、信息结构多样化的校园基础网络。升级校园网络，升级无线网络，建设完备的存储灾备、云服务等系统。(2)建设互联互通的物联网。以信息网为依托，利用手机等移动终端，借助物联网技术对校园环境(设备、教室等)、资源(图书、讲义、课件等)、活动(教学、管理、服务、办公等)各个方面和环节进行综合管理和服务。(3)完善信息化教育教学环境。依托知识云平台、精品课程资源共享平台以及专业资源库平台，以信息技术与教育教学深度融合为导向，构建自主学习模式。(4)实现管理信息化。建设基于统一平台的个人信息门户，并通过统一身份认证、公共数据中心和一卡通等完成信息的集成和流程的整合。(5)实现服务信息化。建设面向全体师生的网上办事大厅，整合各个业务系统以及协同办公系统的工作流程，提供政务信息公开以及教育阳光服务。针对学生、老师、管理人员个性化定制工作界面，为师生提供一站式信息化服务。

3 智慧校园对档案工作的影响

智慧校园的建设和发展，也给学校档案工作带来了挑战和机遇，档案人员应该更新观念和知识体系，主动学习，主动接受挑战，并且抓住发展机遇。具体来说有四个方面：

(1)解决经费和系统协调的问题。档案数字化管理是需通过档案系统软件来完成相关机构的档案工作，应用档案系统的同时还需配置相应的服务器、网络、机房等方面的投资建设经费。对于一些档案工作体量较小，或者说档案工作经费投入不足的学校来说，将档案信息化建设总体纳入到智慧校园里同步建设，不仅是解决了部分经费问题，更重要的是解决了档案系统与学校各业务系统的集成、数据共享等。

(2)解决档案人员技术力量不足的问题。在学校管理体系中，虽然档案工作是一项覆盖全校每个角落的基础性工作,但档案是历史公共信息，源信息和历史公共信息是同一信息在不同时点的表征，相较源信息，历史公共信息失去了新颖性，容易被漠视,档案专业人员配备严重不足。对于既掌握计算机信息系统知识又具备档案管理知识的复合型人才更稀缺，智慧校园平台的建设，必须会有技术维护团队来管理，既满足当前工作需要，又解决了档案人员不足的问题。

(3)提升档案管理系统的便捷性。档案工作是一个全校性的基础工作，涉及到学校的各个部门和二级单位，档案管理系统却常常被孤立或忽视，成为一个单独孤立的系统，而人员配备不足的情况下还需要做好这项全校性的基础工作，所以及只能发挥各学校各部门的基层档案员的力量，因使用频率低，常常会忘了档案管理系统网址而导致未及时归档文件。智慧校园平台建设了统一个人信息门户，直接登陆便可访问，使得档案系统也智慧校园平台融合为一个整体，直接提升了档案系统的便捷性。

(4)降低了档案收集难的问题。对档案资料收集完整是每个档案管理人员义不容辞的责任。由于高校要归档的有行政、教学、科研、学生档案等材料，而又归属各部门甚至众多个人，收集的范围和难度是非常之大。对于档案意识淡薄个人或基层档案员，常会把一些重要的资料弄丢或丢失。高校的立卷部门业务系统是一个个数据源，这些数据源都是异构的，信息和组织各不相同。智慧校园平台建设降低了这一难度，大约80%需归档的资料都能从校园平台自动收集。

4 智慧校园下的档案工作思考

信息化发展的三个阶段，数字化、网络化，再到智慧化。智慧化是信息新技术的集成应用，主要应用物联网技术、云计算技术、智慧终端技术、大数据技术等新技术，其中大数据技术是基石，成为智慧之源。根据中南大学向禹教授在全省档案继续教育培训班讲到“新时期档案工作的变化”，笔者对智慧校园环境下的档案工作进行思考。

(1)档案资源收集前端化。传统模式下，无论是法规强制下的档案收集，还是民众自发或自愿的档案征集，相对于文件流转过程来说，都是滞后的。而业界一直强调的重大项目档案“提前介入、主动出击”，在智慧校园环境下，所有类型的电子档案，均可以实现。档案资源收集便可以前置，从文件或项目产生开始，便开始收集元数据和初始版本文件等，也使得过程监理成为可能。大数据也促使档案机构从狭义档案资源观向 “大档案观”转变，尽可能地收集全面数据、完整数据和综合数据，更多地关注一些底层化、碎片化、复杂化的信息，从而构建一幅反映学校变迁的实时全景图。

(2)档案实体管理自动化。随着物联网技术的应用，智能档案库房、智慧档案库房逐渐多了起来，包括库房环境监测在内的库房自动化系统、RFID系统的建设，库房、档案实体的管理越来越自动化、智能化、智慧化。

(3)档案管理与服务向智慧化发展。智慧校园带来的业务系统自动化、数据的规范化，为智慧档案管理与智慧服务打下基础，也为档案大数据应用打下基础。档案智慧化最终会成为趋势。

(4)档案工作由传统载体管理向数据管理模式转化。传统模式下的档案工作和档案学研究对像，都是以传统载体档案为基础。而智慧校园环境下，管理的都是数据和电子文档，管理对像由传统载体，向数据管理模式转变，同时工作流程也会产生变化。

(5)档案服务的变化将尤为明显。档案正是记录历史且有保存价值的历史公共信息，因此，档案公共信息服务具有其存在的价值和必然性。档案服务朝远程化、自助化、联盟化方向发展；服务内容由提供副本向提供信息和知识服务发展；服务方式由被动式服务向主动化、个性化服务转变。建立档案知识数据库，互动式档案信息服务，个性化档案信息咨询服务，档案信息服务定制都有了基础。

(6)档案人员的变化。传统工作模式下，档案人员只需要学会手工操作即可，而智慧校园环境下，不仅要了解智慧校园各业务系统的数据和文档，还需要学习新的档案信息技术、电子文件和电子档案管理等知识，更重要的需要提升信息技术能力，掌握新的服务方式等。

智慧校园为档案工作带来挑战，同时也看到了机遇，我们应从学校智慧校园平台支撑下，利用档案管理系统结合档案管理自身特点,能更加简单高效的提升我们的档案管理水平，辅助教学与管理，提升学校管理效率和办学水平，更好地实现档案及档案工作价值。