大数据背景下的档案信息化建设思考

周向玲

(广东机电职业技术学院，广东 广州 510075)

随着信息技术的进步与发展，全世界数据量呈现爆炸式的增长，大数据应运而生。全球定位技术、遥感技术等空间技术以及信息识别技术也获得了广泛推广，为大数据的创新扩散奠定了基础。大数据作为信息化的方向和核心，正在全方位改变着档案理论研究和实践操作的思维方式。大数据时代下应该如何加强档案管理信息化建设，是档案人需要思考的问题。

1 课题研究的意义

传统意义档案信息化建设是对传统的档案工作各个流程进行信息化，而在互联网+和大数据时代，档案信息化需要对传统的工作流程进行再造，需要重新审视整个档案工作，或者整个档案生态。穆凌峰认为档案信息化应当立足于档案管理对档案保存的客观需求，加之多元化、多角度融入现代信息技术，以期促进档案资源能在社会上得到更科学高效的运用。档案信息化建设是提高档案管理现代化水平和提升档案服务能力的重要举措，已逐渐成现阶段档案机构的主要工作内容。

大数据具有容量大、种类繁多、高速、可变性强、价值密度低、真实性、复杂性等特点，渗透于各个行业，深刻的影响着社会的变革与发展，全球已经进入大数据时代。大数据对社会、经济、文化等各方面建设产生了深远影响，深刻地影响人们的生产生活方式和思维方式。

档案是人类重要的智力成果的保存与传承，记录着人类在政治、经济、文化、社会生活等各个方面的传播与发展，是一种不可再生的、稀缺的历史性的资源，是重要的社会财富。传统的档案管理大多以传统载体为主，信息量有限、工作繁杂、准确性低、工作效率不高，更重要的是不利于档案资源的管理、使用、交互，无法发挥最大作用，也不利于长久保存。档案管理的信息化建设即是进行档案的资源化、信息化管理。大数据环境下，档案工作也产生了诸多变化，思考和探索大数据背景下的档案信息化建设也成为了时代必然要求。

2 挑战与机遇并存

大数据时代给档案管理信息化建设带来了巨大的机遇，在存量数字化、增量电子化的大背景下，大量的数据资源接收进来，大量的馆藏档案数字化，形成了大量的电子文件和数据，对档案的远程利用带来方便，也为数据分析、在线编研等打个基础。同时也面临很多新的挑战和问题，比如档案信息安全问题、档案信息隐私问题、信息聚合的属性变化等等，此外，档案人员的水平能否适应新的环境、新的要求。

任何事物都有两面性，所以，大数据时代对档案信息管理的总体规划和布局提出了更高要求。档案信息化建设更是一项复杂的系统工程，建设的权限、规模、设备人员配备情况等各方面都要站在全局的角度。档案管理的信息化建设需要先进的技术和仪器设备以及高素质人才的支撑，大数据时代的档案信息化建设依托于计算机和互联网，采用磁盘、云计算、虚拟信息存储等方法进行电子档案材料的搜集、加工、传输等，技术的安全性要求很高，目前我国的档案管理的信息化建设在网络搭建、计算机、扫描仪、多媒体设备、办公系统等方面的资金和技术投入还十分欠缺，档案信息的安全意识和安全观念也不强。

3 档案信息化举措

大数据时代下的档案信息化管理建设应顺应信息时代的要求，抓住机遇，迎接挑战，促进档案管理的资源化和信息化，从而以崭新的面貌服务于这个时代。否则就不能满足社会发展的需求，也不能在未来社会发挥应有的作用。

3.1 完善制度增强力度

制度一般指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则, 无规矩不成方圆，没有制度统一管理就没有约束。结合实际，制定科学、合理的档案管理制度，并严格监督落实，确保各项档案活动有章可循，明确档案管理人员明确的职责要求和档案工作六环节。有了制度作为保障，档案人员的操作才能更加规范，才能从制度层面保证档案资料的完整性、安全性，为实现档案的价值提供制度基础，做好档案管理的监督检查工作。

有了制度,要使制度能够真正发挥作用,还必须增加执行力度。对归档材料立卷及时、资料完备、数据完整的立卷单位给予奖励或者鼓励；而对于不重视档案工作，或者履职不力的档案立卷单位或个人应给予严厉的批评，并要求其尽快整改；对于违反档案法规的，必须要按有关档案法规进行处罚。

在信息化建设的过程中，档案机构要注重网络建设，搭建人性化的系统平台，各项标准体系建设，人才队伍培养与建设等。在发展规划中，档案机构应积极创新发展理念与建设思路，促进档案信息化建设也本单位信息化建设同步发展。在运用现代化技术手段时，还必须注意统一规划，统一步调，避免各行其是；大力推行档案工作标准化，制定和完善档案工作现代化对应标准，为现代化奠定坚实的基础；加紧培养档案现代化人才，通过在职培训，建立一支拥有现代化专业知识技能的干部队伍。

3.2 有效档案信息预测

对档案信息进行定性定量分析，进行有效预测。提高档案信息化和科学化预测的方法很多，通过可以分为主观判断预测法和客观计量预测法等，各种预测方法各有优势与不足，也有其各自的适用条件，档案部门应根据不同情况运用不同方法，或综合运用各种方法，提高预测的精确度。

对预测结果进行评价，并通过档案开发利用工作的实践，不断加以修正。首先，要确定预测目标，“根据档案部门的不同特点进行，不同目标各不相同，所以进行预测工作的内容也就不同”，档案的用户主要是本单位的领导和具体办事人员，就必须通过分析单位的工作计划，一定时期的大数据预测，综合档案馆一般都有自己的核心用户，档案馆可根据对核心用户的调查研究预测档案利用的大体需求。其次，要收集全面、可靠的信息材料，预测科学认为，预测的制定和准确度与被预测事物相关的信息资料的数量和质量息息相关，因此要确保预测结果的可靠性，就必须加强统计工作，通过认真全面收集各种相关的可靠信息材料，如利用登记簿、反馈单、会议资料、工作计划、发展规划、科研课题、文件等。

3.3 开发档案信息资源

档案检索工具是档案信息资源开发的途径之一，科学规范、详实具体的检索工具，对全面准确的揭示档案信息起着至关重要的作用。对编制检索工具，以前开发力度不足，成为档案机构的主要薄弱环节，成为影响档案利用、阻碍档案信息开发工作的一个“瓶颈”，因此必须改变目前这丰富但往往开发不出来的落后状况，使档案信息成为档案用户需求的内容和规律，从而满足信息化需求。

档案利用的辅导的含义在于，“档案工作人员针对用户的实际状况，在其利用档案之前进行一系列指导性和辅助性的辅导，掌握检索方法”，实现利用档案的目的。实践证明，积极开发档案信息资源，主动地提供服务，特别是个性化服务的开展，可以培养和提高用户利用档案信息的能力，还能够消除他们的心理障碍，提升对档案机构的信任指数。

3.4 加强用户研究

不同的用户有不同的特点，有针对性的开发档案信息，提供有针对性的服务。国际档案大会把档案利用划分为学术利用、实际利用和普通利用等三种基本类型，三种类型的需求呈现出不同的特点。比如学术利用一般强调查准率，利用周期也较长；实际利用注重查准率，要求得到及时的档案信息服务。档案部门要取得较好的开发利用效果，就必须加强对用户需求特点的研究，以提高开发利用工作的主动性和针对性。

人的行为是受心理活动支配的，档案用户从产生档案信息需求到检索利用档案信息的行为，除了所要解决的问题比较严重外，在必须要用档案时，可能更多的是受心理因素的控制。而且用户对信息有着很强的需求时大多都有求便心理，并期望能迅速地获取到所需的档案信息。如果长时间得不能得到满足，便会产生心理障碍，进而抑制档案信息需求。因此，档案部门要加强用户的心理研究，根据用户的心理，及时向用户提供有针对性的服务；同时还要树立良好的职业道德，通过服务质量优化档案利用的环境，吸引更多的档案用户。

总之，在大数据环境下，档案信息化建设迎来了新的发展机遇。档案信息化建设是一个漫长而不断变化的过程，应以努力收集、挖掘、保护档案信息资源为基础，以提升档案信息服务利用的高效性和安全性为目标，推进档案信息化管理水平向前发展。