我国高校数字档案馆建设存在的问题与对策

肖永红

(武汉纺织大学，湖北 武汉 430073)

1 高校数字档案馆的内涵

由于数字档案馆这一概念在我国出现的时间不长，因此学界对高校数字档案馆的定义还不统一，不过对于高校数字档案馆的定义主要强调“数字”这一点取得了学界共识。

高校数字档案馆是指在现代信息技术普遍应用的基础上，高校以计算机技术和校园网络系统为依托，采用数字化、网络化的手段将电子档案信息资源进行有目的的整合处理，形成的用于存储和利用的数字档案信息资源，它是一个由信息系统基础设施和组织机构组成的虚拟个体档案馆或者档案馆群。

广义的高校数字档案馆，是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。狭义的数字档案馆，专指其中的个体档案馆，其含义涉及档案信息的采集、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、鉴定、统计等过程，代表的是包括软硬件系统的设计和组织实体的建立，是基于基础设施的构建的一种信息环境。

观点虽然不同，但都强调了高校建设数字档案馆过程中计算机技术手段应用的重要性，强调以计算机技术及网络信息技术为基础优化档案管理。

2 我国高校数字档案馆建设存在的问题

2.1 功能定位方面

首先，高校档案馆对自己的工作责任和工作内容不够明确，如学生档案到底应该保存在各二级学院档案室还是学校档案馆，各个学校对此没有明确的规定，教师档案应该保存在学校人事处还是学校档案馆，也因校情的不同而异，这种情况弱化了高校档案馆在学校的存在感。

其次，高校数字档案馆对其自身的功能定位也不明确，大多数高校数字档案馆没有一个明确的主体用户，在其数字档案馆建设方面，只是按照学校要求，把现有实体档案数字化，然后不加区别地投入使用。

2.2 资源馆藏方面

第一，目前，我国高校数字档案馆以学校文件及师生档案等的收藏占多数。这导致高校数字档案馆的受众范围被限制在了学校师生及相关人员方面，但实际上，随着高校与社会的交流日益增多，高校数字档案馆的潜在用户早已不局限于学校师生，高校数字档案馆的馆藏及归档范围应该随之扩大。

第二，高校数字档案馆在进行数据数字化时都采取了固定格式，外界通过高校数字档案馆进行数据利用都要下载相应的阅读软件，不同高校档案馆采用不同的技术标准给用户利用新的档案信息造成不便，这亦限制了师生使用的便利性。

2.3 分类检索方面

首先，高校数字档案馆的检索和分类密切相关，很多检索方式都是依据高校数字档案馆的档案分类情况所制定的。但目前不少高校数字档案馆的检索系统与其分类系统不一样，没有针对档案类别的检索和针对档案来源的检索，造成利用者查阅档案的不方便。

其次，高校数字档案馆没有建立专页服务，经笔者调查，多数高校数字档案馆的专页服务内容明显偏少偏旧。对于专页服务来说，学校师生对利用信息的时效性要求高，提供太过陈旧和过时的档案利用是一种资源的浪费。

最后，笔者发现不少高校档案馆官网主页对档案及馆藏的介绍及检索都处于不显眼的位置，处于显眼位置的大部分是高校档案馆的工作动态、日常活动。其检索系统的检索关键词也比较专业，专业要求较高，对普通学生来说并不方便。

2.4 利用服务方面

在利用方式方面，高校数字档案馆实行全文利用和预约利用两种方式，全文利用只要下载阅读软件，打开网页点击阅览即可利用，而预约利用则要进行预约，目前不少高校档案馆的预约方式还需要学生本人前往档案馆预约登记，显然这一利用方式对有利用需求的广大师生来说是很耗时而不便的。

在利用者方面，由于高校数字档案馆馆藏主要来源主要是高校各部门及师生，因此他们的档案占据了高校数字档案馆的多数，且高校数字档案馆建设本身就是为了更好地方便高校各部门及师生的档案查询利用，而在高校数字档案馆的数字化馆藏中除了现行文件及其他少量档案外，其他超过一半的档案年龄已有30年以上，其实际利用价值已远低于其历史文化价值，除了高校极个别用户可能有利用需求外，对普通的广大师生来说几乎不需要，因此就这些方面而言，高校档案馆的馆藏亟待优化。

3 完善我国数字档案馆建设的策略

3.1 明确高校数字档案馆功能定位

首先，对用户需求馆藏资源进行分析，明确自己到底要建成一个怎样的高校数字档案馆，可以建成一个怎样的高校数字档案馆，从而充分利用已有的馆藏资源，达到馆藏资源的最优化建设，这样不仅可以减少高校数字档案馆建设过程中的重复性建设，也可以更大限度地利用资源。

其次，梳理清楚与各二级学院档案室的关系，明确彼此工作职责与内容，强化高校档案馆的作用。

最后，明确高校数字档案馆的发展阶段，从文件到档案是一个批判继承的辩证过程。因此，高校数字档案馆的建设也是一个长期的过程，只有明确了这点才能在高校数字档案馆的建设过程中不断改进，优化服务。

3.2 加强数字档案馆信息资源的数字化、整合与共享

第一，加强对非本馆管理范围内其他各类档案的收集。

这主要是因为我国高校数字档案馆在建设过程中存在一个普遍误区，即认为高校数字档案馆建设就是对本馆馆藏的数字化。 但实际上应该通过建立相关专题的形式对非本馆管理范围内的有用档案进行搜集整理，这样一方面有利于丰富馆藏，另一方面也可以扩大高校数字档案馆的利用范围。

第二，加强高校数字档案馆信息资源的整合与共享。

高校数字档案馆是一个开放的信息系统，它超越了时空的限制，其资源和服务不再仅仅是原来物理意义上的馆藏资源，而是一个连接网络上所有信息资源的网络传递系统。 由于高校数字档案馆的此种特性，直接导致了两种结果，一种是使高校数字档案馆自身突破了档案馆本身的限制，可以让利用者自由地在高校数字档案馆中查取对其有用的信息；另一方面，也使得各种档案信息繁杂，若不进行有效整合，会给利用者的使用带来更多的不便。因此，在高校数字档案馆建设过程中，对数字信息资源进行有效整合至关重要。笔者以为，在整合的过程中可以充分利用全宗理论和全宗群理论，然后再对已有档案进行专题化，知识化。这样不仅有利于学校师生在查找所需文件时方便查阅相关文件，也有利于档案的开放和共享。

3.3 进一步优化高校数字档案馆的分类和检索

首先，进一步优化高校数字档案馆的馆藏分类，按其来源和内容进行专题建设与整合，使所有馆藏档案成为一个相互联系的整体，实现高校数字档案的知识化、整体化。

其次，高校有必要在数字档案的分类和检索方面设置统一、科学、有效的体系以及标准，优化用户使用以及检索体验。

最后，利用新兴媒体辅助优化检索。在这一方面可以借助微信公众号、微博等新兴媒体为辅助手段，应用可视化分析技术，让检索资源可视化，以实现高校数字档案馆检索资源的共通性、包容性、广域性及准确性。

4 结论

高校数字档案馆的建设不仅需要高校档案部门自身的努力，更需要高校本身及社会各界的共同关注。高校数字档案馆是面向学校全体师生，以提供档案信息利用为基础的高校档案设施，其本身是国家推进高校档案数字化建设的成果体现。由于数字档案馆这一概念在我国出现的时间不长，高校数字档案馆的建设和投入使用的时间就更短了，因此在实际提供利用的过程中或多或少会存在种种不如人意之处，要想不断完善高校数字档案馆的功能，不仅需要高校本身的支持和高校档案工作者的努力，还需要高校数字档案馆的利用者的建议，只有各方面相互支持，共同努力，才能有效推进我国高校数字档案馆的建设和发展。