网络环境下学院档案管理创新探讨

胡敏

当前网络技术在社会各个领域都得到了普及与应用，也为以传统文献为主的血缘档案管理工作带来了更大的机遇与挑战。新形势下学院档案管理人员应加强工作方法的创新，跟上时代发展步伐，不断提升学院档案管理工作质量与效率，为学院档案事业稳定长远发展创造良好条件，真正确定档案在高校中的關键地位。笔者结合实际工作经验，谈一谈网络环境下学院档案管理的创新策略。

一、网络环境下学院档案管理的特点分析

在网络环境下，学院档案管理主要呈现以下特点：一是档案在收集效率上有了大幅度提升。在应用计算机技术以后，让档案收集显得更加便捷，利用网络能够获取各部门所存储的信息，从而有效减少了文件转为档案的时间。二是档案信息记录形式发展的更加多元化。以往学院档案信息主要采取文字的方法记录，并通过手工方式完成。随着科学技术的发展，在学院档案管理中应用录音与摄像技术，从而让声音与图像对信息进行记录，且可以更加生动、直观和形象的呈现档案信息，为今后的利用创造了良好条件。三是档案内容更加完整可靠。在网络环境下可以对办公文件、档案等实行一体化管理，让电子文件能够直接转变为电子档案，让档案信息的完整性得到有效保证，防止出现档案信息丢失与遗漏的现象。

二、网络环境下学院档案管理的创新策略

（一）增加档案信息化管理资金投入

网络环境下要提升学院档案管理信息化水平，这需要逐步增加资金投入，让档案管理信息化发展得到可靠保障。当前科学技术发展速度很快，在学院档案管理中也要注重对新型技术成果的应用，让档案管理所以技术、设备都得到及时更新，让软硬件水平处于高新状态，这样学院档案管理才能跟上时代发展步伐。从现阶段学院档案管理技术上看，仍然处于较为落后的状态，对此学院应该高度重视档案管理的信息化建设，专门开展相关经费预算工作，让档案管理工作信息化和规范化水平得到提升。只有在资金上得到保障，才能将计算机、打印机、复印件、除湿柜、扫描仪等现代化设置配置齐全，为开展档案信息化管理工作创造良好条件，真正让学院档案管理工作适应当前的网络环境。

（二）建立数字档案提升信息化水平

数字档案的建设离不开信息技术，将数字化手段应用到学院档案收集和整理中，能够让大规模资源实现共享。这要求我们注重学院档案管理的信息化建设，尽快将数字档案建立起来，这是一项复杂、艰巨的任务，需要做好以下几点工作：一是应用局域网加快档案管理办公自动化建设步伐，并注重建立电子政务工程，做好对电子文档的管理工作。要将档案目录信息中心尽快建设起立，提升档案管理的现代化水平，完成信息查询和资源等共建工作。二是通过对广域网的应用，建设有自身特色的档案网站，从而让学院档案管理能够实现网络互联，在网络上实现资源互享，让档案管理信息化目标顺利实现。这样才能将数字化档案建设起来，满足新形势下对学院档案管理工作的要求，让档案信息管理工作与信息网络环境充分融合在一起。

（三）创新学院档案基础服务

学院要在档案管理服务上加强创新，不断改进档案服务方式、内容和手段，要从档案利用者层面进行研究和分析，要结合他们的实际需求，改进档案管理工作方式，确保每个档案利用者的需求都能够得到满足。在计算机和网络多媒体发展过程中，学院档案管理工作也要主动适应当前的网络环境，因地制宜开设网络、在线咨询和移动服务等。可以在学院网站上制作档案信息查看网页，在其中设置相应的信息专栏和个人信息等，为档案利用者提供自主查询服务，让档案利用更加简捷和方便。为了实现这些目标，应该在学院档案收集、归档、管理和服务等方面加强创新，逐步建立起完善的档案收集归档管理机制，通过做好学院档案基础服务，确保将档案信息的价值真正体现出来。

（四）培养高素质档案管理人员

一是加强对学院档案管理人员培训工作，让他们掌握丰富计算机网络通讯知识，主要有网络文化、网络术语和网络邮件收发使用等，同时在档案信息资源分布、档案删选查找使用方法上加强对档案管理人员的培训，从而学习到网络引擎使用和档案数据库搜索范围知识。档案人员在培训中还要懂得档案信息发布、档案主页建设、多媒体档案信息检索等知识。二是提升档案管理人员英语水平，在当前网络环境下经常遇到很多英文信息，如果档案管理人员英语水平不高，将为学院档案管理工作顺利进行带来阻碍，这要求加强英语培训和学习工作。三是档案管理人员要有较强的档案信息能力，在整理好分散的网络信息后向用户提供。四是，档案管理人员要有较强的网络档案开发能力，提升自己的服务水平，只有建立起一支专业化、高素质的档案管理人才队伍，才能有效提升学院档案管理工作效率。

总之，学院档案管理网络化发展，目的在于让不断增多的档案信息得到有效处理，提升档案管理工作质量与效率，提供更加全面、准确和快速的服务。这是一项系统而复杂的工程，以计算机技术为基础发展起来，除了要进行档案的网络化建设以外，还要注重打造档案数据库。对此我们要具备较强的档案意识，转变自身思想观念，不断推进档案网络化建设高效开展，逐步实现学院档案管理水平的提升。

（作者单位：430000湖北交通职业技术学院）