顺序编码制的科技期刊参考文献表中引文重复著录问题的探讨

2018-12-25邱殿明潘丽敏

学报编辑论丛 2018年0期

邱殿明，蒋函，潘丽敏

邱殿明，蒋函，潘丽敏

(《吉林大学学报(地球科学版)》编辑部，长春 130026)

随着采用顺序编码制的科技期刊参考文献表中引文数量的急剧增多，阅读型参考文献重复著录的情况时有发生。针对此类问题进行了探讨，究其原因主要有：在正文中多次引用同一著者的同一文献且引文数量过多；作者的写作态度不够严谨；编辑重视不足及远程投稿系统不够完善问题。为此，提出将析出参考文献嵌入word文档或excel表格中按照作者姓氏首字母拼音a~z排序查重的建议，以期为期刊编辑解决此类问题提供帮助。

科技期刊；参考文献；引文重复；阅读型参考文献；顺序编码制

参考文献的准确性是图书、期刊、报告等文献质量审读的一项指标。前人曾针对科技期刊中参考文献存在的各种问题进行了广泛研究。如，分析参考文献中书名信息错误[1]，探讨书名等著录不规范的原因等[2-3]，研究参考文献的重要性及作用[4-5]。参考文献是论文的重要组成部分，可帮助正确理解正文[6]。科技期刊需要严格执行国家对出版物质量的相关要求和规定。因此，编辑对每条参考文献中的责任者、题名、版本、出版项、页码、析出文献标志码等著录信息都应认真编辑、校对。但当引文数量较多时，这项工作就会变得十分繁琐且易出错。

笔者在近几年的工作中时常遇到参考文献表中阅读型参考文献重复著录的问题。这种问题虽然不会影响参考文献的作用，但对于作者来说这是不知道的、无意识发生的错误，对于编辑来说也是不愿意看到的，而且浪费版面。本文对采用顺序编码制的科技期刊在正文中多次引用同一著者的同一文献且引文数量较多的问题和编辑、校对过程中不易发现参考文献表中阅读型参考文献重复著录的问题进行了探讨，并分析其产生的原因，据此提出了解决对策，以期为期刊编辑解决此类问题提供帮助。

1 参考文献表中的引文重复产生的原因

期刊参考文献著录有两种格式：顺序编码制、著者-出版年制。采用著者-出版年制的期刊，在参考文献表中因为是按作者姓氏排序著录，相同的引文会在同一位置前后排列，所以不会产生引文重复问题。引文重复问题多发生在采用顺序编码制的期刊，究其原因如下。

1.1 多次引用同一著者的同一文献且引文数量过多

参考文献表中的引文数量较少的，如十几条，无论在正文中作者怎么多次引用同一著者的同一文献，一般在参考文献表中都不会发生引文重复的问题。即使发生了，作者也较容易发现。在过去的几十年间，参考文献表中引文数量较少，引文重复的问题也较少发生。但近些年随着科技的发展，我国在科研中的投入不断增加，中国每年科技论文的数量也在不断增加，导致科技论文的篇幅及引文数也在不断增加(见表1[7-9])。

表1 2003、2009和2015年7种期刊平均引文数比较表

表1统计了《吉林大学学报》5个版本和《中国地质》《地质通报》共7种期刊2003、2009和2015年平均引文数。研究表明：经过12年的发展，各种期刊平均引文数均增加了，但地学类期刊均增加了1倍多，其他类期刊增加幅度较小；近年地学类期刊引文数多，为23.2~39.8条，其他类期刊为10条左右。以《吉林大学学报(地球科学版)》为例：2003年论文篇幅一般为4~7版，现在为9~15版；引文数2003年平均为9.2条，2015年为23.2条，有个别论文达到200多条。阅读型参考文献重复著录的产生，笔者认为主要是作者多次引用同一著者的同一文献时，由于引文数过多，导致著录时引文易产生混淆，发生重复的引文继续著录新的序号。另外，编辑在编辑和校对工作中，也不容易发现引文重复的问题。相信这样的问题会在未来的多数期刊里发生。

1.2 作者写作态度问题

部分作者把主要精力放在撰写论文正文中，对参考文献著录重视不够。一篇论文从资料收集到论文撰写完成至少需要几十天，论文完成后到投稿前不知作者要看多少遍，修改多少遍，有的还不止一个作者看过，但为什么还会产生这么简单的错误呢？答案就是重视不够，态度不端正、不严谨。这是不可取的，因为参考文献也是论文的重要组成部分，作者投稿前一定要参照编辑部采用的参考文献格式规范(国标)著录完善后再投稿。

1.3 编辑工作态度问题

参考文献规范著录和核对校验是编辑工作的重要环节之一。一篇论文从编辑到出版前一般编辑部的编辑至少要看4遍，那么这类问题为什么杜绝不了？这只能归结于编辑工作者自身的工作态度了，编辑们要用严谨的工作态度做好编辑和校对参考文献工作，就像做正文工作一样认真，不能掉以轻心。为了避免引文重复著录问题的产生，编辑对于引文数量多的论文，应该在编辑工作流程中提醒作者认真对待引文重复著录问题，避免此类事情的发生。

1.4 远程投稿系统问题

笔者针对当前几种远程投稿系统中参考文献审校系统进行了尝试性的使用，发现目前多数编辑部采用的玛格泰克[10]、腾云[10-11]等均有文献审校功能，但是这些系统在作者投稿时没有把文献检索项设为必选项，而且系统中的文献检索项目前只是摆设，没有开通审校工作；另外，这些系统没有引文查重功能，无法做到对引文查重问题进行查验提醒。产生的原因可能是这些系统目前没有能够一键衔接数据库，如知网、万方、维普中文、Elsevier、Springer等。这些系统没有给作者、编辑提供自动、高效、精准的引文在线审校工具。

2 解决对策及建议

2.1 严格要求作者端正态度

严格要求作者端正写作态度，培养作者科学研究严谨性的作风习惯。

2.2 督促编辑提高认识

督促编辑提高认识，参考文献正确著录对期刊的编校质量、期刊数据准确性、期刊的学术影响力有重要影响。

2.3 具体措施

预防引文重复著录的事情发生，笔者根据多年工作经验找到一个简单可行方法。操作流程如下：①把文献按照GB/T 7714—2015[12]标准格式著录好，之后把全部文献复制到另一个新建的word文件里，并删掉作者姓名前面的序号；②全选所有的参考文献，点击“开始”中的“排序”，出现“排序文字”主要关键字选“段落数”，类型选“拼音”，次序选“升序”，之后“确定”即可，这时我们会看到一个中文参考文献按作者姓氏首字母拼音a~z排序、英文按第一作者姓氏首字母a~z排序的参考文献列表；③重新排序后的参考文献表等同著者-出版年著录格式法，重复引文肯定是前后排列出现，能及时发现此类问题。这里的步骤②也可以换成：参考文献全选后“复制” “粘贴”到一个新建的Excel表里，全选后点击“开始”中的“排序和筛选”，然后选择“升序”即可，之后步骤同上。采用后种的好处是，一条引文往往是一行，而且是以表格形式体现的，相对复制到一个新建的Word文件里更加清晰，容易发现这类问题。这个对策编辑可以要求作者来做。为了避免引文重复问题，编辑也可亲历亲为。

2.4 编校系统辅助

由中国高校医学期刊网与毛善锋教授联合研发的善锋软件一键衔接了多个数据库，主要包括参考文献在线辅助编校系统。该软件目前选用GB/T 7714—2015[12]标准格式，实时在线校验，结果精准规范，同时该系统具有引文查重功能。目前该软件对参考文献编校是收费的，引文查重功能暂时是免费的。有条件的用户可以借助此软件完成相应的工作。

最后建议相关的软件开发公司在期刊远程投稿系统中补充或完善参考文献审校功能，使系统开展自动、高效、精准地引文在线审校、引文查重功能。软件开发公司可以考虑做嵌入式软件接口，与专业参考文献校对软件或文献管理软件整合平台。希望这些问题一起得到解决，为作者和编辑提供更便捷的远程投稿系统。

[1] 邱殿明,夏丹阳,王雷,等.文后参考文献著录中引用者错误提取书名信息的原因分析及建议[J].情报科学, 2016,34(8):74-77.

[2] 彭桃英.学术论文参考文献的隐性错误分析[J].中国科技期刊研究,2010,21(3):368-371.

[3] 邱殿明,蒋函,潘丽敏.参考文献中图书的书名等著录不规范的原因分析及建议[J].编辑学报,2016,28(3): 243-244.

[4] 朱大明.参考文献的主要作用与学术论文的创新性评审[J].编辑学报,2004,16(2):91-92.

[5] 胡曼辉,黄宁廷.学术论文中参考文献著录的作用、原则及标准[J].中南林学院学报,2004,24(3):125-129.

[6] 林栋,吴晶,韩慧,等.实施科技期刊中文后参考文献著录规则的问题与对策[J].情报科学,2000,18(10): 931-932;938.

[7] 中国科学技术信息研究所.2014年版中国科技期刊引证报告[R].北京:科学技术文献出版社,2004:48;57.

[8] 中国科学技术信息研究所.2010年版中国科技期刊引证报告:核心版[R].北京:科学技术文献出版社,2010: 19;30.

[9] 中国科学技术信息研究所.2016年版中国科技期刊引证报告:核心版[R].北京：科学技术文献出版社，2016: 59;69.

[10] 赵宇.国内有哪些主流期刊采编系统及如何选择[EB/OL].[2017-03-15]. http://www.doc88.com/p-887687372 5328.html.

[11] 申轶男,曹兵,佟建国,等.腾云科技期刊协同采编系统在使用中存在的问题及解决建议[J].中国科技期刊研究,2014,25(2):311-314.