如何加强人事档案信息化资源的开发利用

2018-12-25王庆文牡丹江新闻传媒集团

数码世界 2018年4期

王庆文牡丹江新闻传媒集团

在市场经济环境下，行业之间的竞争越发激烈，这种竞争归根结底为人才的竞争，各行业都需要加强人力资源管理工作，通过人事档案信息资源的开发利用，从而更好的实现对人才资源的开发和利用。目前，我如何加强人事档案信息资源的开发与利用成为当前研究的重点。

1 人事档案信息资源开发与利用中存在的问题

1.1 人事档案信息资源开发与利用的管理意识落后

人事档案管理和业务管理人员对于人事档案管理、业务单元缺乏正确认知，领导还没有树立正确的思想，在一定程度上不能适应时代的发展，不能提高人事档案管理的关注。许多从事人事档案管理的工作人员忽视其重要性，很难真正实现管理系统，导致人事档案管理质量低下。也正因如此，人事档案管理改革存在如人才稀缺，有关部门没有建设高质量的人才团队，没有资金，在提高人事档案管理的效率和质量上很难发挥出重要作用。

1.2 缺乏完善的人事档案管理系统

人事档案管理工作仍然没有建立完善的管理制度，导致人事档案管理各部门之间对信息资源的共享性认识程度不高，从而制定出来的人事档案管理标准也千差万别。严重制约了人事档案信息资源的传递。

1.3 人事档案信息资源的内容陈旧、质量不高

随着我国社会经济等各方面的发展，市场经济体制不断完善，相关的法律、法规和政府有关部门管理机制不断引入更新，要想人事档案管理的效率得到提高，必须努力提升信息技术水平。最近几年，我国人事档案的规范管理虽然做出了许多调整和改革，但人事档案信息资源内容陈旧、质量不高依旧是一个迫切需要解决的问题。具体表现有人事档案归档、存档材料不齐全等。同时，许多企业的人事档案管理水平相对较低，未能实现人事档案信息电子化。

2 人事档案信息资源的开发与利用的具体实现方式

2.1 树立正确的认知，建设高素质人才队伍

在人事档案管理的过程中，人事档案管理部门必须重视增强相关管理人员管理意识，以提高管理的效率。与此同时，相关管理部门也应高度重视人才工作，提高员工的专业素质，建设具备高质量的人才队伍，提高人事档案管理的效率和质量。按照严格的招聘体系，招聘专业素质高的人员，提高人事档案管理水平；招聘的人员，定期进行专业知识和技能培训，并加强思想政治建设，保证人事档案管理专业和系统的管理能力，使员工更熟练地掌握办公软件，通过这种方式提高人事档案管理改革的工作效率。

2.2 实现人事档案管理现代化

人事档案管理应建立一个社会公共性质的权威档案管理机构；建立系统的查询和管理系统，档案管理机构相互配合，紧密联系在一起。减轻档案管理工作的压力，档案管理工作可以更清晰，更加方便管理。

2.3 加强管理信息化建设

加强信息化建设是做好人事档案信息资源开发利用的关键。我国人事档案管理必须注意应用信息技术，以确保合理利用人事档案电子档案的管理，减少人事档案管理存在的问题。随着经济和科技的发展，计算机技术逐渐普及，我国办公设备越来越先进，更新越来越快，办公越来越便利，工作的效率显著提高，所以为了促进单位的档案管理效率，使用新进的设备是极为重要的措施，也是提高工作效率的重要举措。单位可以使用计算机进行档案管理，对档案资料进行分类，建立单独的数据库，对资料进行整理，不但能够提高档案整理的效率，还方便后期档案资料的查阅。

2.4 人事档案管理规范化

要根据自身的发展情况建立一套完整、健全的档案管理制度，对档案管理的相关工作进行明确规定，合理划分岗位人员的管理职责，根据制定的制度进行档案管理工作，对档案管理工作中的相关行为进行规范，杜绝违法违纪的行为发生。在单位内部，对于档案管理工作要进行分级管理，按照制度的要求进行分类管理，制定详细的管理计划，提高档案管理工作的规范化。想要促进档案管理工作的规范化，单位的领导首先要做的就是重视档案管理工作，将档案管理工作当作单位日常工作中的重要项目，寻找专业的档案管理相关人才进行档案管理工作，或者对现有的档案管理工作人员进行培训，提高其对档案管理工作的重视程度，学习更多的专业档案管理知识，提高其工作能力。在单位内部也要提高档案管理工作的地位，提高档案管理人员的工作积极性，促进人事档案管理工作的开展。