办公自动化中的EXCEL函数应用探究

何冰 苏州市旅游与财经高等职业技术学校

EXCEL在现代化办公事务中发挥举足轻重的作用，并被国际社会所广泛使用，其最主要的原因就是EXCEL函数具有十分强大的功能，在办公中应用该函数，不仅能够有效提高工作的效率，还能减少工作的失误，使办公业务呈现自动化的趋势。在实际操作中，要想完全发挥EXCEL函数信息化作用，就需要办公人员掌握该技术应用的要点。

1 EXCEL函数的概念

EXCEL是一种办公软件，EXCEL函数是指软件中被部分预定函数计算公式。办公人员在使用这种软件的过程中，通过必要的数据处理，结合预设的函数计算公示，就可以完成特定要求的数据工作。在现阶段，EXCEL包含的函数共有11种，如文本函数、查找或引用函数等，这些都在实际的办公事务中起到十分关键的作用。尤其是需要大量的数据处理时，利用函数信息的功能，可以快速、准确地完成办公要求。

2 办公自动化中EXCEL函数应用的技术要点

2.1 验证数据的有效性

一般来说，办公自动化涵盖的范围包括人、事、物等方方面面，为了在这复杂的范围中最后获得准确无误的信息，在使用之前，需要对EXCEL函数进行必要的有效性设置。数据有效性设置一般包括数据长度和数据唯一性验证两个方面。

数据长度有效性验证就是保证在函数条件下数据的长度与函数计算的长度是一致的，如果出现偏差，就需要进行改正。数据唯一性验证就是检查数据本身是否是符合函数唯一值要求。例如，在COUNTIF函数条件下，对于身份证函数来说，如果数值是1，则证明其具有唯一性，如果是3，那么就说明有三个相同的数值，这样就会对数据实施有效筛选，从而减少数据重复的现象。数据唯一性验证是数据有效性最主要的特点和内容。

2.2 数据信息的快捷录入

办公自动化针对的是大量数据的办公事务处理，因此，信息数据准确、快捷录入是EXCEL函数技术应用的要点之一。例如，对于某企业来说，在对员工的身份证信息录入后还需要生成员工出生日期的信息以达到信息统计需要。而在大量的身份证信息中如何自动快捷录入出生年月日的信息就是下一步工作的关键。由于身份证信息中包含出生日期的信息，那么利用EXCEL函数的组合，就可以自动生成数据目标，从而提高工作的效率和准确性，这就是办公自动化的意义所在。

2.3 数据转换

数据转换主要就是之数据不同形式的转换，如数据大小写转换、百分比等形式的转换。例如，在[DBNUM2]参数中能够实现阿拉伯数字和中文数字的自由转换，但是需要注意的技术要点包括以下两个方面：第一，当小写数字是小数时，如果为一个小数，应该先转化为大写并加上单位，然后再进行大小写转换。如果是二位小数，应该先转换成整数部分，并加上单元，再进行十分位转换，最后再加单位进行百分位转换。第二，如果是整数，则可以直接将小写转化成大写，再加上单位。也就是说，在数据转换的过程中，需要注意的是数据的形式和数据的单位，不同的数据形式需要注意不同的操作要点。

2.4 数据排序与查询

数据排序是EXCEL函数中Rank函数的主要功能，其最主要的目的就是要在最短的时间内查看数据。数据排序的技术要点是在选中排序数据的基础上输入公式“=RANK（F2，…）”就可以对数据进行排序。

在EXCEL函数中，VLOOKUP函数是负责查功能的函数，该函数通过其自身的快速查找功能对所需要的数据进行查找。例如，需要查找企业会员中某个会员对应的姓名与其他基本信息，通过查找函数就可以直接查询对应姓名信息而不需要对大量的数据进行意义排查。在查找的过程中需要注意的技术要点就是要明确查找数据的对象群并在查找检索的过程中输入正确的查找函数语言，这样才能正确快速找到目标数据，提高工作效率。

结论：综上所述，EXCEL函数在现代办公自动化的过程中发挥着十分关键的作用，它能够有效提高办公的效率，在最短的时间内完成工作目标，而且工作的准确度能够得到保证。EXCEL函数实质上就是利用函数来完成大批量的数据处理，实现办公自动化。在实际应用的过程中，其包含的技术要点可以被总结为数据有效性验证、数据快速录入、数据转化、数据排序和数据的查询这几个方面，这些内容也是EXCEL函数在办公自动化实际应用的集中体现，是科学技术水平提高并在实践中得到运用的体现。