大型工程项目的文件与档案管理思路研究

2018-12-24李岩

现代企业文化·理论版 2018年18期

李岩

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2018）9-235-01

摘要针对大型工程项目的文件与档案管理的现状进行分析，其问题突出表现在项目建设时间较长，管理单位比较分散；项目管理不够规范，档案管理制度不健全及档案管理人才匮乏，管理方法较为落后等方面，且根据大型海洋工程项目的特点，提出大型海洋工程项目文件与档案管理的思路，以期能够持续提升大型海洋工程项目文件与档案管理的整体质量。

关键词大型工程项目文件管理档案管理

中国海洋石油在当今国际政治环境和行业环境的重大变化--下，提高市场竞争意识，积极拓展国内外大型工程项目。在大型工程项目建设期间，工程文件、档案管理以及设备管理等均为项目管理中的重要组成元素。工程文件、档案管理等与整个工程在建过程紧密关联，对整体工程项目管理的质量会产生较大影响。文章将结合当前大型工程项目文件与档案管理的现状进行分析，希望能够对相关研究活动带来一定借鉴价值。

一、大型工程项目的文件与档案管理现状分析

大型工程项目文件与档案管理期间，多存在项目建设时间较长，管理单位比较分散；项目管理不够规范，档案管理制度不全及档案管理人才匮乏，管理方法较为落后等方面问题，影响着文件与档案管理的质量。

（一）项目建设时间较长，管理单位比较分散

大型工程项目建设中，项目建设周期长短不一，在建周期时间上的差异，这对于项目建设管理工作也带来了%的难度。项目建设过程中，管理单位较多，包含施工单位、项目责任单位以及监管单位等等，尤其是涉外项目的文件管理，更为繁多，数据档案管理期间具有一定的监管难度。在缺乏有效且严格的制度保障情况下，则难以保证项目档案管理的完整性与统一性。

（二）项目管理不够规范，档案管理制度不健全

大型工程文件与档案管理期间，因为大型工程项目管理人员的文件、档案管理意识比较单薄，在工程文件、档案形成以及数据收集等方面存在着诸多不规范的问题。大型工程项目管理人员的文件与档案管理重视程度不足，也会直接影响档案与文件管理的效果。一些档案文件资料无从跟踪、无法掌握，在整体建设项目中，档案部门更多处于“坐等”的状态，与施工单位的交流不足，缺乏主动管理的制度。价值档案管理制度不够健全，造成了各类档案管理问题的发生，难以真正彰显档案管理的价值。

（三）档案管理人才匮乏，管理方法较为落后

大型工程档案与文件管理人员的业务能力，也是影响文件与档案管理质量的关键性因素。当前很多档案与文件管理人员为行政管理兼职人员，对文件与档案管理的专业知识掌握不足，缺乏深刻认识，档案管理存在着盲目性与被动型的问题。

随着现代信息技术的快速发展，大型工程项目文件与档案管理期间，也需要将信息技术融入其中，将其作为一种信息资源。但是当前大型工程项目中存在着信息技术融入不足的情况下，只是存放和保管在档案室，并未建立数据索引一大型数据库，以便随时查询文件。工程文档管理手段落后，开发与利用的效果不够理想。

二、大型工程項目的文件与档案管理的途径

（一）注重协调，加强工程文档的收集

项目建设涉及多个部门，需要对各个项目建设的周期、项目建设的工程进度以及项目建设的分工内容等进行记录。大型工程项目建设期间，需要提升文件与档案管理的重视程度，加强协调，重视各个部门之间的交流。

比如可以将“权责分明”的管理制度融入其中，提升工程文档管理的重视程度。根据工程建设的周期，实施针对性管理，且需要将工程文档管理部门、施工单位等工作相互融合，分期、分阶段实施工程文档的收集与管理。

（二）明确制度，构建明确的管理制度

工程文件、档案管理期间，需要构建明确的管理制度，以建章立制、规范管理为基础，使各项大型工程项目文件管理能够更加有章可循、有条不紊。

程序化、规范化管理期间，文件、档案的管理需要制定明确的岗位责任制度，工程文件的接受、分发以及计算机管理制度等等。清晰档案处理的流程，规范档案利用的规定等等。

（三）创新技术，融入信息化管理方法

信息化时代背景下，可以将计算机技术融入到大型项目文件与档案管理期间，提升大型工程项目管理的质量。