信息化技术在机构编制管理工作中的应用

2018-12-22孙鹏

无线互联科技 2018年9期

孙鹏

（栖霞市机构编制电子政务中心，山东栖霞 265300）

1 机构编制管理工作的主要内容

机构编制管理是指针对行政机关、事业单位的结构管理，主要涉及职能职位的配置、机关单位内部机构设置、工作人员数量裁定、工作人员结构管理等。机构编制管理从属于行政管理，但是常规行政管理存在较大的差异，首先，其管理内容和目标具有较高的宏观特性，管理对象所涉及的单位类型较多；其次，管理工作的复杂性以及综合性相对较强，在具体机构编制管理过程中需要对特定机关的工作特性以及人事需求财务工作等进行十分全面的了解和调查[1]。

2 机构编制管理工作对信息化技术的主要需求及价值

2.1 基本需求

2.1.1 安全性需求

机构编制工作由于其覆盖面相对较广，在实际工作中会涉及所有职能范围内各级行政机关、企事业单位的结构与人员编制工作，因此，在工作过程中必然会收集大量详实的行政事业单位信息以及人员信息，此类信息虽然不要求做高度保密，但是信息泄露后会对相关人员或单位的工作造成潜在的负面影响，同时信息遗失也有可能会对常规工作效率和质量产生一定的阻碍。而信息化技术的引入能够大幅提升信息传递的可靠性，较大程度地避免信息遗失，从而保证该工作过程中对于信息安全性保障的基本需求。

2.1.2 信息沟通需求

信息沟通是机构编制管理工作中较为突出的一项需求，由于机构编制工作所涉及的对象均为其他机构和单位，机构单位之间的信息交换通常缺乏较为统一的信息化处理平台。因此，信息共享和沟通质量相对较差，例如机构编制工作中常涉及组织关系管理、财政拨款分配、组织人员也只能需求调查等内容，非网络化信息沟通会对此类工作造成一定阻碍，这也是传统机构编制工作中较为典型的工作效率障碍性因素。因此，引入信息化沟通技术是机构编制工作效率提升的一个重要需求。

2.1.3 决策支持需求

机构编制管理工作中常涉及对具体目标单位基础信息的分析和调查工作，此类工作过程中需要对目标单位的职位需求、人事状态、财政资金分配条件等因素进行综合性的分析，在传统的决策工作中纸质类统计信息的比例较高，这一定程度上限制了决策分析工作的效率。而在信息化技术的支持下，统计信息能够以更直观和灵活的方式进行展示，同时借助信息化工具软件，也能够对相应统计信息进行更快速深度挖掘和对比深度挖掘和对比，因此，机构编制管理对于信息化分析技术的需求相对较高。

2.1.4 灵活性需求

系统应能够适应用户需求的变化，如机构变化、处理流程改变、管理模式改变、岗位改变、统计分析方式及报表格式变化等。由于机构编制管理工作所涉及的管理对象具有较高的差异性，具体编制结果和内容发布时可能需要针对具体单位的具体需求提供个性化的内容服务，这一服务就需要依赖灵活度较高的信息化系统来进行更快速的转换，机构编制管理工作对信息系统转换技术也有一定需求。

2.2 机构编制管理工作中信息化技术应用的核心价值

2.2.1 资源复用性价值

复用性是信息化技术较为突出的技术特性，其主要体现在操作的可复用性以及作业的可复用性两个方面。其中，操作的可复用性是指针对同一个操作动作的应用可以就用信息化技术简化为单次或者少数几次操作，降低人为操作的频繁性、酷造性，提升工作效率的同时，也为相应工作人员节约更多的时间，用于开展更具创造性的工作内容；作业的可复用性是指针对某个具体实例的操作对象和逻辑采用同级化管理，例如相应职能人员在实际工作中可以使用同一套系统或者功能模块来完成工作模式相似但具体内容不完全相同的各类事务，这有利于节约政务资源。

2.2.2 业务聚合价值

几乎所有行政管理工作都存在较强的复合性，简单来说就是实际工作中存在较为复杂且关联度相对较低的工作内容，这种工作人员在实际工作中会体会到工作时序混乱、工作内容的逻辑关系理解困难的问题，信息化管理技术的引入能够实现对作业子系统的宏观整合，也就是说，可以基于信息化系统的严格逻辑特性来实现对作业业务的标准化管理，从而促进机构编制管理工作的标准化发展。

2.2.3 业务简化价值

信息化技术对于机构编制工作业务简化的主要贡献表现为计算能力的支持、信息规范化以及信息资源开放化。信息化计算能力主要用于解决机构编制工作中较为繁复的报表统计数据统计以及相应的分析工作，信息规范化则有利于提升信息资源整合与分析的总体效率，有效降低分析工作的错误率，信息资源开放化有利于提升信息收集的有效性，便于破除机构编制管理工作中的交流和沟通障碍问题。

2.2.4 业务支撑价值

信息化技术对于机构编制工作的业务支撑价值，更多的体现为信息挖掘和分析功能，广义上的信息挖掘是指基于海量无规则信息，利用机器学习和统计分析等方法得出数据对象的内在特性，并从中获取更高层次的知识以及规律，在机构编制工作中，上述信息挖掘技术的应用层面并不高，但仍能够对机构编制工作过程中信息分析和需求研判等提供更科学的支持[2]。

3 机构编制管理中信息化技术应用的常见问题

3.1 重复性建设问题

重复性建设是目前我国绝大多数行政事业单位信息化建设过程中普遍存在的问题，容易造成信息化建设资源的大量浪费，同时也导致机构内部存在一定程度的职能冲突、协作障碍等。仅就机构编制管理工作部门的应用现状来看，其中信息化技术应用过程中的重复性建设问题主要带来了信息化工作流程的缺陷，一方面反复简化和膨胀过程中的功能交叉越来越多，各责任岗位之间的业务工作流程难以被有效统一，信息化工作的标准化程度相对较低，另一方面，基于信息化技术的人员信息统一化管理过程中，各类机构以及人事编制的变动工作都需要较多部门或岗位的跨层审批，这在一定程度上增加了机构编制工作链条长度，抑制了工作效率。

3.2 协同低效问题

结合我国机构编制部门信息化改革的现状来看，其中信息化技术平台的引入通常是集中在机构编制部门内部的，并未能有效地涉及管理对象，这在一定程度上限制了信息化技术协同效能的发挥。从根本上来说，这一问题主要受两类因素的影响：（1）机构编制工作所需协同的关键性部门在面向机构编制部门的信息交换与共享上存在一定消极因素。（2）机构编码是信息化平台的网络服务力度相对不足，未能有效涉及下级受管理机构，难以有效发挥信息化协同能力。

3.3 功能健壮性不足问题

从信息化系统开发的角度来说，系统功能的健壮性主要通过功能模块的增加来实现，而且文章分析中也提到机构编制管理部门在信息化系统建设的过程中存在较为频繁的精简和再膨胀问题，在这种条件下，信息系统的功能性虽然能够不断增加，但各功能模块之间存在一定的功能交叉，而总体功能仍存在一定程度的缺失，这会导致系统易用性和兼容性不足最终导致系统功能健壮性发展效率相对较低，而且会造成较大程度的资源浪费[3]。

4 机构编制管理中信息化技术应用的改进建议

4.1 强化信息化发展的统筹规划

要对信息资源加以整合，对信息化建设项目进行统筹规划，使不同的项目彼此响应、协调、持续发展，提高资源利用率和效益。要科学摆布，使信息化建设项目与其他工作有机结合、互相促进。要主动向当地政府汇报机构编制信息化建设的现状、主要项目及其对政府信息化的重要意义、作用，争取地方政府更多的支持，以取得更加积极的综合效应。要面向人事干部积极开展宣传和辅导，使人事干部有能力享用信息化成果。

4.2 强化信息化功能集中度与网络服务效能

在信息化功能集中度强化方面，机构编制管理机构内部信息化建设责任部门应针对机构工作的特征和内容进行系统化的调研和分析，设置合理的信息化建设战略，应当在最终阶段实现信息化功能资源以及各模块的高度精简性整合。在网络服务效能强化方面，应重点面对受管理机构的信息获取需求等提供一站式服务或相应的ESB通信总线接口，保证相应机构能够通过网络服务实现更快速的信息反馈和获取。