新时期乡镇政府档案管理信息化服务工作研究

李章宁

摘要：信息化技术的应用是当前乡镇政府档案管理工作的必然趋势，能够全面提高档案管理水平。近年来，我国许多乡镇政府的档案管理已经完成了信息化服务的转型，提高了信息化服务的质量。本文首先概述了乡镇政府档案的基本理论，然后分析了档案信息化管理的优越性，最后提出了优化乡镇政府档案管理信息化建设的策略。

关键词：乡镇政府；档案管理；信息化服务

1 引言

乡镇政府档案涉及到乡镇中方方面面的各种资料信息，是乡镇政府工作的重要信息资源。科学技术的发展推动着乡镇政府档案管理向着信息化的方向发展，信息化服务建设已经成为乡镇政府工作的重点之一。

2 乡镇政府档案

2.1 乡镇政府档案概述

乡镇政府档案指的是乡镇机关在管理乡镇公共事务的过程中所形成的具有保存价值的文字、图表、录音录像等多种形式的历史记录。其功能有：一是记录行政事务的事实情况，形成最原始的记录；二是化解矛盾，乡镇政府工作人员可以利用档案解决纠纷；三是帮助了解历史，乡镇政府档案能够帮助人们了解乡镇发生的历史事务。

乡镇政府档案的特点主要表现在三个方面：其一，乡镇政府档案来源广泛，档案中既包含乡镇政府本身的信息，也包括乡镇中的私营企业、农村基层组织等的信息；其二，乡镇政府档案包含的内容丰富，乡镇工作中涉及到方方面面的内容，如人口、土地、山林等；其三，乡镇政府档案管理分散，由于受到资金、技术等方面的因素影响，未对档案进行集中统一的管理。

2.2 乡镇政府档案的重要性

第一，乡镇政府档案是对乡镇政府历史工作情况的记录，是考察乡镇政府的重要依据。作为重要的参考资料，乡镇政府档案是在日积月累的工作实践中形成的，如果遗失，可能会难以恢复。

第二，乡镇政府档案是宣传的重要素材。当前，我国的档案管理工作已经进入了新阶段，乡镇政府应当将解放思想、改革创新作为政府工作的重点，档案也应当成为宣传这种重要精神的素材。

第三，档案在基层发挥着重要的作用，档案管理工作是政府事业发展的重要基础。档案直接记录着乡镇政府的工作和人们的生活，通过对档案的研究，可以了解到乡镇人民的生活、工作状况，更反映着整个乡镇发展水平的高低。

3 档案信息化管理优越性

3.1 有利于檔案资料的永久保存

传统档案管理模式下，档案通常是以纸质的形式保存的，而纸质档案容易受到各种客观环境因素的影响，一旦出现不利于保存档案的环境状态，纸质档案就会受到严重的影响，如发霉、腐烂等，很难被长期保存下来，甚至导致其中的重要档案信息缺失，无法复原。

3.2 方便乡镇政府管理档案信息

传统档案管理模式下，档案管理人员需要对一大堆的纸质资料进行分类、编号并整理成册，这是一项复杂而又繁重的工作。实现档案管理信息化之后，档案管理人员可以采用信息化技术将档案资料分门别类，减轻了工作负担，节省了时间和精力，而且在查询相关资料的时候，只需要输入关键词就能找到想要的档案信息，更加方便快捷。

3.3 转变了档案管理方式

传统档案管理方式是工作人员将档案按照编号分别存放于不同的档案柜内，实现信息化管理之后，工作人员就可以运用网络技术，将档案信息以电子录入的形式保管于信息设备或者信息软件当中，实现了档案管理职能由保存、运用到信息采集、存储、管理、利用等的转变，推动了乡镇政府的发展。

4 优化乡镇政府档案管理信息化建设的策略

4.1 树立信息化服务理念

在档案管理信息化的过程中，势必会形成大量的档案信息资源，信息服务的要求会随着信息用户的增加而不断提高。因此，乡镇政府档案管理人员应当牢固树立信息化服务工作理念。档案管理人员应当通过各种方法和合法渠道采集信息，并进行深入分析，了解人们的实际需求，有针对性地提出不同的服务类型和服务内容，有计划地发掘网络信息资源，将这些信息整理成信息文件，为建设专门的信息服务平台打好基础，便于信息需求者更快捷地获取信息。

4.2 加大对档案管理信息化的投入

在档案管理信息化的建设过程当中，基础设施的投入是十分有必要的。首先在资金投入上，乡镇政府应当积极响应国家的号召，实行专款专用，将资金实际应用到信息化建设上去；其次，在信息设备的投入上，乡镇政府应当及时引进先进的计算机设备，对现有的设备进行系统的更新换代，将现代化的信息设备和信息技术应用到档案管理工作中；最后，在信息软件的投入上，乡镇政府应当重视对现有档案管理软件的更新和升级，提高软件的性能和存储容量，并做好病毒查杀工作，保证档案信息的安全。

4.3 重视高素质档案管理人才的培养

档案管理人员是信息化服务工作的主要力量，培养一批具备高素质的、掌握信息化技术的人才，对乡镇政府档案管理工作来说具有重大意义。只有档案管理人员的素质提高了，档案管理信息化服务的质量才会得到有效的提升。针对档案管理人员素质普遍不高的情况，乡镇政府应当注重引进一批信息化技术水平高的人才，同时培养现有的档案管理人员，使他们掌握先进的档案管理知识和技能，不断提高他们的工作效率和水平。

4.4 建立健全档案信息化管理制度

档案信息化管理制度是乡镇政府档案管理工作的重要依据和保障。在乡镇政府中，明确各部门的职责和分工，将责任落实到具体的个人，细化档案管理工作规范，明确档案管理的目标。同时，将乡镇政府管理信息化服务水平的高低计入管理人员的绩效考核中，督促他们提高自身的工作效率和质量。

参考文献：

[1] 努尔巴合提·叶山拜.乡镇政府档案管理信息化服务工作刍议[J]，档案管理，2015（06）：13。