你真的会做事吗

丛日贵

玩过俄罗斯方块的人都知道，那一个个下落翻腾的方块，在我们的操控下或左或右或旋转着落地，处理得好，它能消掉其他方块成为骄傲;处理得不好，就变成了绊脚石，游戏就会被终结。玩俄罗斯方块的技巧是：先大致看两眼，容易处理的，顺手解决掉;复杂一点的，就先放一放，但也不能放太久，因为空间有限，放久了，路很快就会堵死。我们的生活像是一场俄罗斯方块的游戏，那一个个从上面掉下来的方块，就像生活中一件接一件的事情。最糟糕的时候，这件事还没处理好，那件事情又接踵而至了。

处理各种事情，有两种方式：杂乱无序 VS 要事优先。而人群可以分为瞎忙族和高效人士。前者工作碎片化，分不清轻重缓急。后者专注少量任务，并做好优先级排序。在瞎忙族眼里，所有的工作都是差不多的。什么时候做什么事，完全随机无序。对信息、邮件、通知一点抵抗力都没有，经常手头的工作做到一半又切换到另一件事。结果越忙越乱，一天下来，真正完成的事一件也没有。而高效人士非常注重计划和优先级排序，每天把状态最佳的时间段安排给最重要的3件事。遇到临时出现的工作，先放到“收件箱”里，而不是打断当前任务。忙碌而无序的工作，是导致职业倦怠的重要因素;忙碌而无序的生活，是酿成许多人生悲剧的引子。

处理各种事情的方式，也是一个人时间管理的方式。时间管理四象限法则，是著名的时间管理法。这是由著名管理学家史蒂芬·柯维提出的一个时间管理理论。按照该法则，可以将事务分为4个象限：重要又紧急、重要但不紧急、紧急但不重要、不紧急也不重要。

第一象限：重要又紧急的事。

诸如备教留批、应付难缠的家长、处理个人危机及有期限压力的事情。这样的事情，会让人时刻有压力感。如果此类事情做得过多会让人心力交瘁。

第二象限：重要但不紧急的事。

主要与生活品质有关，包括制定目标与计划、开发新的课程资源、日常人际关系的建立交往、参加培训学习、学习专业知识提升自己、锻炼身体等等。这个领域的事情不会对我们造成催促力量，但必须重点去做。荒废这个领域将使第一象限日益扩大，使我们陷入更多的压力，在危机中疲于应付。这类别的事务，需要重点去做，因为是长期深远的发展。第二象限的事情很重要，而且会有充足的时间去准备，有充足的时间去做好。可见，投资第二象限，它的回报才是最大的。比如，制定计划的目的是把那些重要而不紧急的事情，按部就班地高效完成。因此要学会怎样制定计划，怎样做准备。计划、准备、学习、培训等事情都是重要的预防或者是重要的储备工作。

第三象限：紧急但不重要的事。

诸如琐碎工作、临时会议、不速之客、他人的请托等都属于这一象限。这类事情因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉，实际上就算重要也是对别人而言。很多时候，我们花大量时间在此象限打转，大多情况下不过是在满足别人的期望与标准。这一象限的事件具有很大的欺骗性，很多人认识上有误区，认为紧急的事情都显得重要，实际上，像无谓的电话、附和别人期望的事、打麻将三缺一等事件都不重要。这些不重要的事件往往因为它紧急，就会占据人们的很多宝贵时间。

第四象限：不紧急也不重要的事。

诸如看娱乐视频、无聊的小说、闲聊、玩网络游戏、接业务不相关的电话等等都属于此象限。虽然有时候，在我们很忙很累的时候，需要这样的事情来放松或缓解压力，但是如果将此类事情没有控制地去做，反而对身心有损，刚开始时也许有滋有味，到后来你就会发现其实是很空虚的。第四象限的事件大多是些琐碎的杂事，没有时间的紧迫性，没有任何的重要性，这种事件与时间的结合纯粹是在扼杀时间，是在浪费生命。发呆、上网、闲聊、游逛，这是饱食终日无所事事的人的生活方式。

不同象限的事情，有不同的处理方式，我们按照四象限法则处理工作的正确顺序应该是：首先是紧急且重要的，接着是重要但不紧急的，然后是紧急但不重要的，最后是既不紧急也不重要的。

對于第一象限的事情立即去做。第一象限的事情，是我们压力和危机的源头，必须立即去做，否则后果非常严重。

对于第二象限的事情有计划地去做。第二象限的事情，虽然不是那么紧急，但是如果你现在不重视它，它随时都可能发展成重要而紧急的事情。因此第二象限的事情要定好时间有计划地去做。不下雨的时候并不需要急于修缮房屋门窗，修缮房屋门窗是不紧急的事情。但不漏雨的屋子对于雨天来说绝对重要，这件事在不下雨的时候准备，才能够保证在下雨天也不影响工作的进行。所以未雨绸缪是对第二象限事件管理的形象描述。生活工作中好多重要的工作，都需要在事件出现之前做好准备，这就是制定计划的原因。

对于第三象限的事情授权或委婉拒绝。第三象限的事情，我们应该认识到它是我们忙碌而且盲目的源头。对于这个象限的事情最好授权让别人去做，或者通过委婉的拒绝减少这类事务的投入。

对于第四象限的事情尽量别做。第四象限的事情是一个用于缓冲调整的象限。当你疲惫时，你可以通过一些不重要不紧急的事情来调整一下心态和身体，但是你不能在这个象限里投入太多的精力，否则就是浪费生命了。所以第四象限的事情尽量别做。

四象限法则是时间管理理论的一个重要观念是应有重点地把主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上，这样可以做到未雨绸缪，防患于未然。现代管理学之父彼得德鲁克说：比起正确的做事，做正确的事更重要。成功的人往往都把焦点放在重要但不紧急的事项上。

时间的四象限法则还提出了一个观点：其实一个人想要长远良好的发展，需要将65%的时间花费在重要且不紧急的事情上，但大部分人却将大部分时间花费在了紧急但不重要的事情上。总结一下时间管理的小策略：

马上做：如果你总是有紧急又重要的事情要做，说明你在时间管理上存在问题，设法减少它。

计划做：尽可能地把时间花在重要但不紧急（第二象限）的事情上，这样才能减少第一象限的工作量。

授权做：对于紧急但不重要的事情的处理原则是授权，让别人去做。

减少做：不重要也不紧急的事情尽量少做。

（编辑/张金余）