无锡地铁合同管理系统应用研究

吴海岑 任东涛 张朝霞 李海涛

（1.无锡地铁集团有限公司，江苏无锡214100；2.上海博科资讯股份有限公司，上海200062）

0 引言

随着无锡地铁1、2号线的相继开通以及3、4号线的规划，受互联网、大数据等信息化影响，无锡地铁集团亟需完善和落实现代化的信息管理战略，希望将围绕地铁建设的人、财、物整合起来，实现业务流、工作流、信息流与资金流的统一，加强内外部沟通，提升工作效率，控制工程进度，减少资源浪费，确保每一个工程项目的顺利完成。以网络信息化技术作为重要支撑手段实现合同日常管理，不仅能够避免传统人工作业所带来的一系列弊端，而且能够充分利用计算机的灵活便捷、智能计算、实时响应等优势进一步优化、完善业务流程，大幅度地提高工作效率，让原本枯燥繁琐的合同管理工作变得简单、易用、高效。

1 手工管理弊端

传统手工方式日常合同管理所存在的弊端主要有：手工填报、录入数据的差错率较高；业务流程处理时效性低、效率不高；无法对合同状态实时追踪；数据汇总、筛选、查询、统计、分析困难；合同归档繁琐复杂。

基于上述弊端，无锡地铁合同管理系统于2014年8月份启动建设，并于当年年底试运行，旨在简化我司现实运作中的合同管理，将其电子化、信息化、网络化，使用户可以便捷地通过客户端实现异地操作，确保操作界面友好、操作灵活、系统实用、数据安全。

2 系统功能

合同管理贯穿地铁的建设过程和运营过程，是地铁信息化建设的核心业务，系统提供围绕合同全生命周期的管理，包括合同评审、合同签订、概算维护、合同变更、工程变更、计量支付、合同索赔、合同中止、法律纠纷、债券清理以及结算情况等，可直接反映出一份合同的执行情况，实现概算、合同、计量与结算的四算对比。系统也包括了企业和供应商的协同作业，合同管理中通过业务类型来区分归属线路、归属站点及归属类别。

2.1 概算管理

概算管理具备概算信息跟踪管理功能，在合同的签订、变更、调差、支付、结算节点都绑定对应使用的概算项，通过回归统计综合反映各线路概算信息的使用情况，为领导相关决策提供依据。

2.2 招标管理

招标管理具备招标信息跟踪管理功能，综合反映招投标工作进展动态，实现企业招标、投标、资审、中标综合项目信息台账的管理，设立企业招投标资源信息资料库，辅助企业招投标书编制和招投标策略的制定。

2.3 合同管理

合同管理主要是对各与建设项目有关的合同进行分类登记。依据合同文件规定的程序，运用各种有效的方法和手段，对下属公司及集团职能部门的合同进行有效监督和管理，实现合同的评审、签订、履约评价、变更等合同周期的管理。具备合同信息台账录入和管理、合同文件检索、合同网络审批、合同变更管理等管理功能。

2.4 计量支付管理

支持施工方提交计量支付申请，由监理方和相关部门进行审核，审核通过后进行支付，对支付的全过程进行管理，并可生成报表与财务实际支付情况进行对账。

2.5 结算管理

建立企业的成本管理标准责任体系，规范项目经营管理数据的收集整理，具备多级概算管理功能，可以对项目成本运行情况进行监督管理。

2.6 资产转资管理

合同管理系统打通了合同运营和资产系统的关联，在合同形成时已预先分配资产编码，在验交转资过程中能够做到有据可查、有据可依。

2.7 接口管理

合同管理不是一个孤立的系统，支持与现有OA、建设一体化平台、资产一体化平台、数据集成平台等系统平台进行集成。

3 系统架构

合同管理系统的软件技术平台运行在J2EE应用服务器的基础上，遵循J2EE、HTTP、XML、Web Service等开放标准，面向企业应用系统的实际需求，为信息系统提供了一个开放、可扩展的系统架构，从而简化系统的开发和定制实施过程，保证信息系统的深度灵活（图1）。

4 管理特点

4.1 项目式管理

建立在统一集成的平台之上，涵盖工程招标、合同管理、工程执行、计量支付与结算的全过程，特别关注整体项目的执行，具有项目预算与动态成本分析、沟通、风险控制、人员绩效、供应商管控等多要素的管理功能，不仅可以供管理部门、项目经理使用，也是项目成员、供应商、监理单位、财务、质量管理等各相关部门及其他所有项目相关人员共同工作的平台。

图1 基于J2EE的软件平台总体框架

4.2 多维度、多业务形态管理

此系统是一个多维度的项目管理矩阵，依据用户具体业务灵活配置业务流程，同时按管理维度设定个性化业务流程。项目管理层级可根据集团和各分、子公司的管理层级进行流程建设，项目管理职能可根据合同—进度—支付设定内控，项目全生命周期可根据项目启动—项目招标—供应商名录—项目建设—项目控制—项目结束六个维度来进行管理。

4.3 可视化分析

从招投标、供应商管理、合同管理、合同变更、计量、支付到结算等过程实现图形化展示效果，可使管理具体化、形象化。

4.4 个性化需求

在系统设计上，系统不仅能满足无锡地铁行业的个性化需求，也能满足各业务部门使用人员的个性化需求，遵循操作简易的原则，用户界面设计美观。

4.5 集中应用

合同管理不是一个孤立的系统，已与现有内部门户、建设一体化平台、商开管理平台、数据集成平台等系统平台进行集成，保证系统维护人员能够根据业务需要，方便快捷地完成工作流程、应用界面的调整。

地铁合同管理系统所涉及体系复杂，人员、项目众多，供应商管理平台提供一个地铁与供应商交互的门户，供应商管理平台采用B/S架构，供应商可以通过远程登陆，在线与地铁业务部门进行互动。

5 系统流程

各业务部门在系统内维护准确、完整的基础信息，如合同类型、经办部门等；合同签订完成后，业务部门及时把已签定的合同结果录入系统，表示合同创建的完成；合同的执行由业务部门与供应商共同完成，各供应商根据工程进展，在供应商门户系统内维护相应的业务单据，如合同变更、合同计量、合同支付、合同结算等。

控制方面，合同概算与合同签订、合同支付、合同结算均有管控功能，通过系统控制完全避免了合同超概、超付等隐患。

分析方面，有分析报表及合同状态跟踪表，方便业务部门对合同进度的跟进和查询。

6 创新点

实现从线路的概算管理、招投标、合同拟定、合同清单、合同变更、计量支付和结算管理的结果的记录，最后到资产转资的合同全过程管理。实现集团层面的统一管控，覆盖集团和各分、子公司所有种类的合同，目前按工程类、采购类、服务类、前期类和资源经营五大类，并针对各个分、子公司和五大类合同的个性化需求统一整合。明确合同分类规则，建立各类合同标准的合同模板库和合同标准条款。与转资资产、物资管理业务系统紧密集成，实现数据共享。汇总合同全生命周期中涉及的所有文件，包括中标信息、合同、变更、清单、支付等信息，便于历史查看。供应商门户系统内维护相应的业务单据，如合同变更、合同计量、合同支付、合同结算等，大大提高了供应商与无锡地铁的沟通效率。

7 管理优势

无锡地铁合同管理系统统一管理集团及各分、子公司的各类合同。合同框架分合同基础管理和合同全生命周期管理。目前合同管理系统功能实现了合同的全生命周期管理，覆盖了合同管理的所有过程，同时实现了合同执行过程的可控、可跟踪。合同管理系统所涉及的七块业务以子平台的方式单独展示，在保证信息完整性的同时，从供应商管理、概算管理、招标管理、合同管理、计量支付管理、结算管理、资产管理七个管理维度分别集中管理，实现统一数据源，七个管理视角满足不同管理重点，能够有效地帮助集团构建综合全面一体化的信息管理系统，将分散的组织和资源更为有效地组织在一起，实现企业内部纵向一体化的协同运作和外部横向一体化的商务协同。

8 应用情况

8.1 运行顺畅、效率提升

合同管理系统于2015年6月正式上线，至今已顺利运行逾3年，期间根据运行情况不断对系统功能、业务和操作进行了优化。系统的使用提高了各业务部门合同台账数据的准确性，简化了合同归档管理的过程；完善了整体业务流程，提高了业务流转的效率；能对合同状态做到实时跟踪；为管理者提供了丰富直观的统计数据；与其他系统的集成，方便了跨公司、部门业务的开展。

8.2 存在不足

8.2.1 系统设计、功能优化

合同动态管理功能尚在建立中；概算管理模块中，概算与合同的树形对应尚不理想；系统业务的字段信息还不够全面，针对某个维度的数据信息统计功能尚不完善，还需业务人员通过现有报表进行加工整理；各管理模块的操作界面友好度有待进一步提高，筛选等功能亦需进一步优化。

8.2.2 操作管理

在操作管理方面，合同管理部分业务人员在数据录入错误的情况下，未能按照返审修改的正常程序操作，要求后台干预；未能严格按照线上线下同步流转的要求执行，尚存在线下先走、线上后补的情况。

9 改进方向、空间

9.1 加强合同全过程管理

轨道交通项目建设中合同管理应是贯穿项目始终的全过程管理，大致可分为项目立项、招标策划与申批、招评标实施、合同签订、合同执行、结算归档、合同总结与后评估、合同管理培训等八个阶段，各阶段相辅相成，互为衔接与补充，其重要性不相上下。

截至目前，江浙地区已有南京、苏州、温州、宁波等城市地铁建设了合同管理系统，各有自己的业务特点，特别值得我们学习的是，温州地铁、苏州地铁的合同管理系统除了对合同结果和合同执行进行管理外，对合同全过程也进行了管控。我司合同管理系统目前的管控重点尚在合同签订、合同执行两个大的阶段，对于合同的全生命周期管理尚未进入实质阶段，这应是我们后续管理优化、提升的重点方向。

9.2 优化与完善

统一管控的合同覆盖集团和各分、子公司所有合同种类，并针对各个分、子公司和不同种类合同的个性化需求统一整合、归纳后进行优化升级，使得全生命周期管理的合同管理系统更加动态化、智能化、网络化。

招标过程、合同拟定等业务操作上增加过程管理；合同签订、合同审批等业务增加业务流程的动态管理；建立完善的合同当事人基础信息库及评价体系，对合同当事人的资质、服务等各方面进行综合评价；完善合同的归档功能，汇总合同全生命周期中涉及的所有文件，包括中标信息、合同、变更、清单、支付等信息；合同管理系统与财务、集采供应链、资产等业务系统紧密集成，实现数据共享；建立合同后评估机制，结合数据分析平台，提供数据分析和查询报表。

在全生命周期的合同管理系统中对流程和业务进行约束，以实现全方位的合同管理功能，包括招标申请、合同起草、合同审批、文本管理、合同签署、履约监督、结算安排、智能提醒合同收付款、合同结款和归档等，并实现对合同模板、合同条款模板及合同台账的统一管理。

10 结语

放眼未来，智慧地铁、智慧城市方兴未艾，正在成为中国经济发展的新亮点。无锡地铁目前不仅在合同管理等职能管理工作中以“智慧地铁”为方向进行项目规划、方案设计、操作使用等，在地铁建设、运营维护等方面也充分运用现代化科技手段，加强信息化管理，打造现代化企业。

无锡地铁合同管理系统的应用工作刚刚起步，后续将继续积极吸纳兄弟城市地铁的建设经验以及集团各职能部门、分/子公司的特性需求，完善相关的业务流程，使其更加顺畅，更符合集团发展的需要，为集团信息化建设奠定良好的基础，也努力向行业标杆看齐。