企业档案集约一体化管理构想

王向辉

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2018）10-263-01

摘要 随着企业深化改革的不断深入，档案保管、利用服务工作面临着新形势、新需求、新任务，只有进一步解放思想，转变观念，有效盘活档案资源，拓展档案服务功能，才能更好满足企业各方面对档案管理利用、保管的多元化需求，切实发挥档案存真资政育人作用。笔者认为，新形势下探索档案集约一体化管理，是提升大中型企业档案管理服务水平的有效措施和重要途径。

关键词 档案 集约 一体化 管理

一、现行档案管理模式存在的问题

现在大中型企业都存在多个甚至几十个具有独立全宗的单位，实行统一领导、分级管理，家家都有档案库，户户都有档案员的管理模式。在企业发展历程中，这种“小而全”的分散管理模式，一度方便了基层单位。但随着档案管理现代化程度的提高，以及服务需求的多元化，加之数字档案利用手段的不断融入和跟进，传统管理模式中许多问题逐渐显现出来，主要表现在：

1.馆库建设标准低，管理维护成本高。基层单位库房数量多，但符合新时期现代化档案管理标准要求的少。基层单位只有普通纸质档案库（室），多数建设标准低，保管环境差，库房设备维修成本高。同时，受库房保管条件制约，难以达到档案管理“八防”标准。

2.业务管理不均衡，人员管理难度大。各基层单位受经营能力、生产规模的限制，存在业务人员配备标准不一，工作量不均衡，人员业务素质参差不齐的现象，多劳多得机制没有真正发挥作用。加之档案人员流动性大，造成业务培训缺乏连续性，人力资源优化难。

3.档案服务单一化，编研利用片面化。档案价值的最大体现在于利用。基层单位档案工作投入少，缺乏主动服务意识，没有真正发挥“以档为鉴、资政育人”作用，没能真正围绕企业科研、生产、经营深挖档案资源潜力，档案编研、信息开发等工作滞后，尚未真正实现变“死档案”为“活信息”。

二、档案集约—体化管理的必要性和可行性分析

1.档案集约一体化管理是适应资源共享大数据时代的必然要求。随着现代信息技术、网络技术日趋成熟，改革这种传統管理模式，变分散管理为集中管理已成为一种发展趋势。近年来，实体档案安全保管，提高档案服务利用效率和质量呼声越来越高，推动了档案数字化建设技术的完善和成熟，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，企业馆藏档案数字化和数据库建设成为发展方向。

2.档案集约一体化管理是档案系统深化改革提质增效的必然选择。实行一体化管理后，机构和编制定员会更加合理，人员和岗位分配更加优化。同时一体化管理能够更加合理地对现有档案馆库进行整合，在库房维修、办公面积上可实现最大节约和创效。

3.档案集约一体化管理是打造“一站式”档案模式、提升档案管理专业化水平的必然途径。基层单位档案集中管理后，更便于档案馆集中人力开展进行课题攻关，组织档案编研工作。同时一体化管理能够为科研、经营和管理人员提供多种类、多行业、多单位（部门）档案“一站式”服务。

然而，我们也要看到，在现有条件和形势下，一刀切式进行“大集中、大—体”条件还不具备，时机还不成熟，主要体现在一是建设能够满足一体化管理需要的集中的、空间足够大的保管库房是实现“大集中、大一体”的物质条件。二是现代化档案利用方式应用还不广泛。三是要充分考虑到对现有企业档案中心人员的合理利用和转岗安置。

三、目前档案集约—体化管理的可操作性措施

档案集约化一体化管理势在必行，但基于企业目前档案管理现实情况，需要坚持“稳中求进”的总基调，结合实际，分步实施，量力而行。最终实现馆藏数字化、应用网络化、人员专业化、管理现代化，不断推进公司档案工作稳步持续发展。

1.以“小集中模式”为切入点，探索档案区域一体化管理之路。在充分调研的基础上，尊重企业档案工作历史，结合档案发展现状，变“大集中”管理为“小集中”管理，取消小而弱的基层档案管理部门，保留部分建设基础好、设备配备精、管理能力强的档案馆库设施，建立企业区域管理中心“存强去弱”，降低改革成本。

2.以“典型试点”为突破口，实施档案区域一体化改革措施。以档案基础条件优越或生产规模大、产生档案专业性强的基层单位建立专业档案中心，对该区域的基层单位开展一体化试点工作，避免“一刀切”和“超速行驶”带来的工作混乱或不稳定因素。

3.以“数字化工程”为助推器，强化“一站式”档案管理利用服务保障。加快馆藏档案数字化工作进程，逐步实现各类档案自动化分类收集、所有数字档案归档自动化、数字档案利用自动化，减少人工劳动降低用工成本，提升档案归档齐全胜、完整性、准确性，最终实现企业数字档案中心建设。

4.以“专业化团队”为金品牌，打造系统一流专业化档案管理队伍。档案专业化管理不仅能够彰显企业管理特色和管理优势，更能够迅速适应日益多元的档案管理服务需求，实现档案管理的高标准、高效率，更能够。档案工作者不仅要有扎实的档案学理论，同时还要具备利用新技术的能力。

综上所述，在档案系统推行集约化、一体化管理势在必行，但要稳中求进，行之有序。通过档案集约一体化管理的探索实践，有效整合大中型企业各门类档案资源，规范行业规定、管理标准，以实现统一规划、统筹安排，最大限度发挥档案资源保障作用，发挥档案社会价值。