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大数据环境下人事档案管理的问题与对策

2018-12-15张孟

卷宗 2018年30期
关键词:人事大数据档案管理

张孟

摘 要:为适应新时代的变化,我国开始重视人事档案管理工作的创新。值得注意的是,我国人事档案管理中存在诸多问题,现状并不乐观。这引发笔者思考,基于此,笔者重点围绕大数据时代背景下人事档案管理的相关内容开始本课题的研究,重点包括三个部分,即信息时代背景下人事档案管理困境分析;人事档案如何更好的适应信息时代的发展;完善信息时代下的人事档案管理价值分析。

关键词:大数据;环境;人事;档案管理;问题;对策

信息时代背景下,如何创新人事档案管理模式变得愈发重要。档案管理不能要想在档案管理工作中全心全意为人民服务,就必须在制度改革上下功夫,转变档案管理模式,使其更适应信息技术的发

展。[1]在实际的工作中,我们要充分认识到人事档案管理方式上存在的问题与不足,并在此基础上创新人事档案管理工作,打造服务型部门机构。革新档案管理工作对提高办事效率,践行以人为本的服务宗旨起到至关重要的作用。

1 信息时代背景下人事档案管理困境分析

随着我国制度改革的日益推进,人事档案建设工作已迫在眉睫,与信息技术相匹配的管理机制是现如今档案管理工作的重中之重。践行“以人为本”的工作理念是档案管理部门迈向新时代的关键步骤。而究竟怎样才能提高档案管理部门的工作效率?创新人事档案管理工作至关重要,不得不承认的是,人事档案管理工作虽然取得了显著成效,但是仍然存在的问题是我们不能忽视的。问题主要表现在以下几个方面:

1)人事档案管理模式传统落后,跟不上信息技术更新换代的步伐。受旧有经济模式的影响,使得人事档案管理方式,传统且落后,僵硬死板,形式老套。在档案管理部门的实际工作中,办事人员冗杂,管理程序混乱重复。[2]管理者服务意识差,对新型人事档案管理制度的构建理解的不深刻。在具体的管理模式中,没能做到与信息技术的紧密结合。这些都严重地影响了人事档案管理的创新工作。人事档案管理部门能否成为一个为人民服务的部门,直接关系到人们的工作、生活与学习,如果依然延用传统的人事档案管理模式,对人事档案管理工作不进行及时地革新,会导致背离为人民服务的初衷,不利于社会的进步。

2)管理人员素质差,缺乏对人事档案管理工作的重视。从整体来看,人事档案管理工作要想健康有序地进行,其管理人员综合素质是一个不可忽视的重要方面。但是,在实际工作中,人事档案管理工作中的管理人员呈现出理论素质差,修养低的现象。信息技术的发展,要求管理人员具有能够驾驭计算机相关知识的能力,对管理人员理论素养的要求要高于非信息化时代。但管理人员的的实际理论素养与现实需要之间脱节现象严重,对创新人事档案管理工作的认识不深刻,管理意识薄弱,阻碍着人事档案管理工作的健康有序开展。

3)部门内部监督、奖惩机制不到位,导致人事档案管理工作效率低下。人事檔案管理工作中,内部完善的监督、奖惩机制也很重要。完善健全的管理监督机制,有利于人事档案管理工作的有序开展,能够提高管理人员的工作积极性。但内部的监督、奖惩机制往往形同虚设,内部监督力度不够,没有好的监督制度加以约束,容易让管理人员出现不作为的现象,不利于部门践行“以人为本”的理念,导致人事档案管理工作效率低下。

2 人事档案如何更好的适应信息时代的发展

面对上述所阐述人事档案管理工作中的诸多不足,我们要明确创新人事档案管理工作迫在眉睫。那如何才能创新人事档案管理工作呢?主要从三方面入手,即加大资金投入,引进先进的人事档案管理模式;对管理人员加强培训,提高人员素质,增强对人事档案管理工作的重视程度;完善部门内部的监管机制,营造和谐高效的工作环境。

1)加大人力物力投入,引进先进的人事档案管理模式。落后的人事档案管理模式,直接影响着部门档案管理的工作效率。要想真正实现科学化数据管理,就必须彻底和落后的人事档案管理模式划清界限,采用先进的人事档案管理方式。在这一过程中,部门应给予充分的重视,加大人力、物力、财力的投入,实现人事档案管理工作的创新。在人事档案管理中,可以采用与信息技术有机结合的档案网络查询系统。充分利用信息网络技术,提高人事档案管理的工作效率。只有这样,才能真正践行“以人为本”的服务宗旨。

2)对人事档案管理人员加强培训,提高人员理论素质,增强对人事档案管理工作的重视程度。部门要想创新人事档案管理工作,践行为人民服务的工作理念,就必须对人事档案管理人员加强相关的培训工作,提高管理人员计算机操作能力。在培训中让管理人员明白真正的人事档案管理工作,需要管理人员极高的理论素养,需要管理人员的用心对待,认真服务。只有这样才能实现人事档案管理方式的创新化。良好的理论素养与友善的工作态度,是人事档案管理人员不可或缺的,加大理论素养的培训,可以使管理人员素质适应时代的发展,对创新人事档案管理工作十分重要。

3)完善部门内部的监管机制,营造和谐高效的工作环境。这既是新时期对广大人事档案管理部门提出的实践新要求,也是实现人事档案管理体制创新化的新视角。[3]完善的监管机制,能够调动管理人员的工作积极性。完善的奖惩机制,能够让管理人员在竞争中达到认真工作的目的。所谓无规矩不成方圆,规矩需要我们去学习,需要我们去制定,最重要的是,需要我们去遵守。人事档案管理部门内部的监管机制更是如此,只有通过内部监督机制约束管理人员的工作,才能让他们在自己的语言态度、行为举止及理论素养等方面合乎服务型人员的要求,才能更好地创新人事档案管理工作。此外,投诉机制的完善也极其重要,有投诉机制对管理人员加以约束,可以使管理工作高效运转。

3 完善信息时代下的人事档案管理价值分析

人事档案管理工作的完善,改变了传统档案管理工作模式,大大减轻了人事档案管理的工作量, 传统人事档案管理模式下,档案多以纸质形式呈现,在查询相关人事档案数据时,难度很大直接导致管理工作量较大。除查询工作量大外,归档工作量亦是如此。而且,纸质档案有其固定的缺陷,如容易受到火灾、潮湿和虫害的影响。但是信息时代背景下,人事档案管理工作与计算机技术相结合,使得传统档案管理内容与管理模式逐渐向电子化方向转变。 这样,使得人事档案管理模式得以创新,信息化人事档案出现,这大大提高了管理人员的工作效率,解决了传统纸质档案带来的诸多问题。 提升了档案使用的安全性,还可提高档案资料的检索效率, 充分发挥档案资料作用。可见在信息时代下,做好档案管理工作对适应社会发展, 满足现代化档案管理具有重要意义。[4]

4 结语

综上所述,笔者重点围绕大数据时代背景下人事档案管理的相关内容开始本课题的研究,重点包括三个部分,即信息时代背景下人事档案管理困境分析;人事档案如何更好的适应信息时代的发展;完善信息时代下的人事档案管理价值分析。

参考文献

[1]王丽娟.高校档案管理使用软件的问题及对策[J].科技风,2018(20):43.

[2]郭丽萍.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].科技风,2018(19):70.

[3]唐娟.高职院校档案管理工作的现状与改进对策浅述[J].办公室业务,2018(11):114.

[4]陈新国,王悦明,李春艳,葛海荃.干部人事档案管理存在的问题及对策[J].山东纺织经济,2018(05):40-41.

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