提升事业单位档案管理信息化建设的方法和策略

赵航

摘 要：在当前来看，是进行事业单位档案管理信息化建设是比较重要的一項工作。但大部分事业单位在此项建设上，都存在一定的问题。本文就从事业单位档案管理目前存在的问题入手，来探究事业单位档案管理工作信息化建设的途径。

关键词：档案管理；信息化；重要性

1 前言

事业单位是我国基于为人民服务思想而建设的一系列以人民生活诉求为主的工作单位，这些工作单位最大的特点就是能够帮助人们满足生活的需求。但是大部分的事业单位都过于注重行政工作，而忽略了本单位的建设，从而导致大部分事业单位内部建设都不够合理。这就需要事业单位能够全面进行改善，才能够保证事业单位档案管理信息化建设的进程，其具体的问题与策略如下。

2 事业单位档案管理目前存在的问题

2.1 没有合理开发档案信息资源

事业单位档案管理目前存在的问题中，第一项内容为没有合理开发档案信息资源。出现这种情况的原因在当前来看主要分为两个方面：第一个方面就是事业单位的领导不够重视。在大部分的事业单位中，领导都较为重视实际工作，而忽略内部建设，因此出现档案信息资源开发不合理或者不开发的局面。第二个方面就是事业单位的工作较为繁重，其进行档案信息资源开放的时间都是业余时间，因此进度缓慢，难以取得成效，这在事业单位中极为常见。

2.2 缺乏必要的档案信息内容安全的措施

事业单位档案管理目前存在的问题中，第二项内容为缺乏必要的档案信息内容安全的措施。出现这种情况的原因比较集中，其主要的原因就是资金的匮乏。事业单位一直以来都存在资金匮乏的问题，这个问题严重的困扰了事业单位的内部建设，从而导致了我国事业单位档案管理信息化建设的进步一直较为缓慢，这在当前来看，必须要加以改善，投入专项资金，才能够改变事业单位档案信息内容安全措施缺乏的情况，确保事业单位的信息化建设。

2.3 档案管理工作人员素质低下

在事业单位档案管理目前存在的问题中，第三项内容为档案管理工作人员素质低下。在当前来看，档案管理工作人员素质低下的主要原因有两个：首先是事业单位的不重视。这样的情况发生，就让事业单位中的档案管理人员都不能够较好的进行工作，从而导致了事业单位的档案管理岗位的工作人员普遍是一些公司的冗余人员，而没有专业的技术水平，从而导致了这种情况。其次是事业单位没有足够的资金投入人才培养项目。档案管理信息化是当前最新的内容之一，这种情况下，原本的人才是需要经过学习才能够掌握档案管理信息化内容的。

3 事业单位档案管理工作信息化建设的途径

3.1 提高管理人员专业素质

想要让事业单位档案管理工作信息化更好的建设，人才是第一要素。在当前来看，想要提升管理人员专业素质，就需要从两个方向入手：首先是对老员工的培训，对于事业单位而言，人才的培养是较为重要的，这样能够获得属于自己单位的专职人才，长期使用。其次是采用猎头招聘的手段，这样可以让一些社会上经验足，技术强的人才加入到事业单位中，但是考虑到事业单位的资金状况，这一类人员的招纳不宜过多，否则会让事业单位财政出现问题。

3.2 加快档案管理的软、硬件建设

为了有效地节省档案管理所占用的时间，使用性能稳定、受到外界破坏较少的硬件、软件设备进行管理不失为一种比较好的方法。有关单位应当加大投资力度，对成套设备进行采购，加强管理人员对相关技术设备使用的方法进行技术上的培训。这不仅可以大力的促进档案管理的工作，而且还可以保证档案能够得到长期的、有效的保护。计算机管理技术对全世界数据的存储和管理有着非常广泛地使用，是保证电子存储数据安全和完整的重要方法，它也渗透在档案管理的各个阶段。计算机软、硬件由于具有良好的存储容量，足以为设备提供大量的空间用来存储数据，对于减少信息存储工作的时间，减轻管理人员大量的工作方面是非常有效的。提高信息档案管理机构的人员水平，我们不但需要有效地引进先进的技术管理设备，更要重视对档案信息自身的建设。档案管理的综合发展不但需要对档案管理内容制定相应的规章制度，更要对软件应用进行充分的使用，为档案管理提供基础上的帮助。

3.3 建立实用的档案信息网站

档案信息网站是文件档案管理机构在互联网上发布的，用于及时展示信息的互联网网站。建立一个较好的档案信息网站的方法，为档案管理机构实现全面化的管理，对档案管理实施信息化发展具有不可替代的作用。以网页的形式来提供人事档案、网上咨询信息档案等其他内容的信息服务，对社会中实际存在的内容和电子文档进行归档管理，对文件下载和存档提供导航服务，是使用互联网进行文件管理的一个重要的标志，可以显著地提升信息管理的实用性。建立信息档案网站的做法可以对情报档案、情报信息等其他资源进行充分的共享，有了更加广泛地可选择能力的提升，这是值得发展的。使用计算机操作系统和互联网进行档案信息的管理，不断适应日益更新的社会对档案管理和发展的需求，是满足我国相关档案管理标准的重要举措。档案管理最好选用面向主流市场的，有良好行为记录的标准化设备，这样才能提供有保障的信息化建设的服务。保持与软件公司和国内外材料生产厂家的沟通，定制适合档案管理工作的操作系统，保证软件的时效性，不断对档案信息进行更新，也方便对数据的管理和开发展开工作。

4 结语

在当前社会中，人们的经济水平不断提高，因此大部分的人都渴望自己能够有更好的生活条件。其中人们较为关注的就是事业单位的建设，因为事业单位中很多的内容都是公共项目，能够给人民带来方便。但是随着时代的发展，我国大部分事业单位内部建设都较为老化，从而容易出现一定的问题。本文就从当前存在的三项具体问题入手，经过详细研究，得出三项具体解决对策，希望能够帮助事业单位更好的进行档案管理信息化建设。

参考文献

[1]韩淑卿.事业单位人事档案管理工作的思考[J].机械管理开发，2010（5）：130～131.

[2]罗丽英.聘用制下事业单位人事档案管理模式创新研究[J].邢台职业技术学院学报，2012（6）：60～61.