会计电算化条件下的会计档案管理

摘 要：在会计工作中，会计档案管理是非常关键的一个构成部分，在会计电算化条件下，对于会计档案管理的完整性与安全性等各个方面也有了更高要求。本文主要分析了当前电算化条件下会计档案管理中存在的不足，并由此提出了会计电算化条件下进一步优化会计档案管理的有效策略。

关键词：会计电算化；会计档案管理；优化策略

所谓的会计档案，实际上指的就是对单位本身经济业务的相关会计核算专业资料进行详细记录与反映，会计档案对于单位具有十分重要的作用。单位电算化会计系统的监理使得会计档案的传统物质载体得到了顺利转变，同时还更新了会计档案信息原本的面貌，不管是在会计档案的外延或者内涵方面均出现了巨大变化，从而让会计档案的各个方面都呈现出新的特征。

1 当前电算化条件下会计档案管理中存在的不足

1.1 缺乏完善的管理机制

自从会计电算化系统开始实施，不仅对环境有了更高的要求，并且还在一定程度上增加了会计档案的内容。不过，有关人员并未对以上所发生的变化予以高度重视，而且较多单位依然认为会计电算化运用仅是数据处理工具出现了变化，以至在电算化条件下，对于会计档案的具体运用流程和规定仍旧沿用了以往会计系统的相关制度。此外，在会计档案的储存环境较差，并未采用有效方式对档案进行妥善保管，并且没有明确会计档案保管人员应当担负的责任，所以保管不到位、人员缺乏认识的现象必定会使电子档案受到损坏。

1.2 安全保密性较为薄弱

在目前运用的各种软件中，很多软件都是把相关数据完整展现在使用者面前，因此，人们仅需能够掌握简单的数据库知识，便能够篡改信息数据，并且能够查询到想要获取的各类信息。并且，此类软件并没有较为完善的记录功能，其无法准确记录使用者的实际运用时间与相关操作内容，即便发生问题也不能让使用者承担相应的法律责任。另外，在现阶段会计电算化档案管理工作中，大部分安全措施并未制备齐全，特别是针对部分硬件安全性能相对较低的软件来讲，只要硬件发生问题，那么便会在很大程度上影响到整个系统软件的正常运行。并且，参与管理和操作的有关工作人员安全意识十分薄弱，针对密码没有进行严格管理，从而使得各项与其有关的安全管理机制无法得到真正落实和改进。

1.3 纸质会计档案保管期限与标准时间不符

目前，大部分单位会对自身经济成本进行考虑，而由于激光打印机需要花费较高成本，因此依然采用传统的针式打印机，以此对不同账表机器凭证等等与会计档案有关的资料进行打印。不过，通过此种答应机所打印的会计档案资料，只要没有进行合理保存，便极易发生褪色的情况，并且在保存七至八年以后会产生字迹不清晰的情况。因此，如若不能及时采用与之相应的措施将此加以改善，那么在具体的档案管理工作中必定会产生不良影响。

1.4 管理人员的整体素质有待提升

针对电子会计档案的管理工作来讲，实际上很多单位的档案管理部门都没有相应的经验，其认知依然会因传统意义上会计档案概念而受到较大影响。同时，会计人员并不具备较强的业务能力，对于现阶段采用的财务系统没有进行全面了解，以至无法正确操作并进一步维护计算机的硬件和软件系统，并且不能够及时实行数据备份以及会计档案资料的相关整理工作，进而导致单位的财务工作受到直接影响。

2 会计电算化条件下优化会计档案管理的有效策略

2.1 构建完善的管理机制

在会计电算化条件下，会计档案管理机制是加強自身管理工作的关键保障，所以，单位一定要构建较为完善的电算化会计档案管理机制，并随着时代的变化对此进行适当调整，加大对会计电子档案的实际管理力度，这样才能够让会计信息系统中相关资料存档的及时性得到有效保证。另外，还需与单位本身的具体情况进行有机结合，以此制定符合本单位的有效电算化档案管理方案，同时在管理机制中，应当将档案管理人员的实际工作职责、电算化会计档案的保管形式等做出明确规定，从而在最大程度上强化档案管理机制所发挥的作用。

2.2 提升会计数据的安全保密性

对于单位的会计数据而言，其可按照自身性质制定不一样的分享范围，针对单位所具备的普通性质的数据，可在相应条件下实行大范围的共享。不过，若如数据是单位内部的机密，那么对于这一部分数据的分享与查看范围，只可以提供给特定员工。而针对原程序以及数据结构等相关文件，则必须主管人员或者程序开发人员才可以运用。因此，必须构建财务软件内的会计档案管理体系，以此分开权限，针对不一样的内容所指定的权限机制也应该有所差异，只有提升其安全保密性，才可以让财务工作的顺利开展得到较好保障。

2.3 重视硬件设施的建设

在会计档案管理工作的实施过程中，单位应当为其配置具备高清晰度打印功能的激光或者喷墨打印机，这样所打印的各种纸质资料才能够得到更长时间的保存，并且单位必须具有环境清洁和温湿度稳定、适合储存会计档案的专门仓库。除此之外，单位还需采用与自身工作的实际需要相符的财务软件，譬如具备档案管理辅助功能的电算化软件等。而在工作的开展过程中，有关人员则需对所用设备的正确保养与维护予以高度重视，经过联入互联网等各种形式，确保系统始终处于较为安全的运行状态，以防止会计档案资料泄露或者被人为恶意篡改等事件出现。

2.4 全面提高会计档案工作人员的综合素养

为了进一步提高会计档案工作人员的专业技能与水平，则必须引进专业人才，并对原本的工作人员开展系统培训，以促使其综合素养得到有效提升。因此，单位应当定期组织员工参与相应培训、知识讲座等，以此让单位档案管理从业人员的专业知识得到大幅提升，让员工之间进行更加有效的沟通与交流，这样便能在较大程度上提高自身的会计业务能力与档案管理水平，从而使单位的会计管理工作获得更加有效的保障。

3 结束语

针对很多单位来讲，在会计电算化条件下的会计档案管理工作中依然还有一些不足之处。因此，单位应当在目前各项管理体系的不断改进，及在对企业管理模式进行进一步优化的过程中，采取科学有效的措施强化会计档案管理，以促使单位在今后可以获得更好的发展。

参考文献

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[4]刘春萍.会计电算化条件下会计档案管理问题探究[J].西部财会，2015（05）：29-31.

作者简介

冉艳梅（1980-），女，土家族，重庆黔江人，本科，助理档案馆员，目前从事会计工作。