会计信息化后医院财务档案管理办法探究

李宁

[摘 要] 医院财务档案管理作为医院经营建设重要研究内容，提高财务档案管理成为当务之急，有助于医院经济效益最大化。由此，会计信息化财务档案管理得到了重视，制定信息化管理方法还应立足于多方面、全过程。文章结合实践研究，对会计信息化后医院财务档案管理进行简要分析。

[关键词] 会计信息化；医院财务；档案管理

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2018.33.152

会计档案作为会计账簿、凭证、报告等会计核算专业材料，综合反映了医院经济业务证据、史料。而医院采取会计信息化的档案管理方法，实现了信息化管理，完成会计核算、会计分析、会计预测。加之，医院传统的档案管理方法已经无法满足现代会计信息化要求，还应抓住新问题、新状况展开财务档案管理从而适应医院经营发展。

1 医院财务档案管理概述与现状

1.1 医院财务档案管理

财务档案是企业经济支出的记录与真实反映，是单位重要档案之一。医院财务档案和企业财务档案有着相通之处，通常包含会计凭证、会计账簿、报表等相关内容。其中，会计凭证又包含自制原始凭证、初始凭证汇总表、记账凭证、银行存款等。会计账簿指的是根据会计账目设计的总分分类账、不同类明细分类账、先进日记账、银行存款日记账等。会计报表包含损益表、财务状态、资产负债表等。其余会计核算资料是经济业务防范，与会计监督、会计核心有着密切联系，会计部门主要管理相关信息材料。会计电算化企业存贮在磁性介质上的会计信息、程序文件等应视同会计档案共同控制。

1.2 医院会计档案管理现状

现如今，会计电算化已经实现全面应用，不过会计电算化也仅是把部门财务人才由庞大的会计核算解脱出来，实现财务人员岗位科学分配。但是，会计档案管理工作任务更加繁重，工作范围越来越广泛，管理困难。第一，会计档案储存时间。根据相关规定，会计档案重视度有着明显差别，储存时间也有明显差别，通常在3～25年的永久储存与定期储存。第二，会计档案归档。医院生成的会计档案应安排专业人员进行整理归档、装订成册。但是，现阶段大部分医院会计档案管理多为纸质管理，人力资源投入较大且占用空间较大。第三，会计档案销毁。当档案超过储存时间后，向医院管理部门申请，登记造册审核后才可销毁。审批流程较为烦琐，如果无法及时销毁将占用较大空间面积。第四，会计档案成本节约。传统纸质会计档案需要依靠计算机打印，浪费较多纸张与人力资源。加之，相关运输、仓储、装订等环节消耗，不符合可持续建设理念。

2 医院会计信息化后财务档案特征

医院采取会计信息化后，数据库发挥了重要作用，形成了大量依附计算机磁性介质的数据和文件，凸显了财务档案各个特征。纸质档案管理已经无法适应现代档案管理，实行信息化档案储存于计算机系统内，依附于财务软件才能发挥作用。信息化技术的财务档案能够打印输出，由信息系统搜集数据资料，应用便利。另外，信息化系统档案便于整改、复制、传输，内外审核较为便捷。信息技术下财务档案实现了数据搜集，节约了更多时间，提高工作质量与效果，便于档案信息材料整合控制。

2.1 档案信息化节约较多空间

会计档案信息化后，会计档案被保存在计算机中，原始凭证数量逐渐降低，有效节约了大量空间。

2.2 便于会计档案查找

会计档案信息化后，要想查找某些资料信息或统计分析，即可借助电脑快速搜索，达到了资源信息分享，提升了财务管理质量，防止传统纸质会计档案容易损失或缺失。关于需要销毁的档案可以先删除计算机内资料，便于财务人员制定会计档案销毁清册，节约较多人力资源及时间。

3 会计信息化后财务档案管理办法分析

3.1 财务档案整理、备份

医院财务档案定期更新备份，每月把会计凭证的打印出纸质档案装订保存，一年一次把各报表打印出纸质档案装订保存，便于后续查找利用。备份的软盘和档案管理人员办理存档手续，备份软盘做好储存管理。同时贴上保护标签，包装盒内，保存在整洁、干净、安全的环境下，双备份2套备份软盘保存于不同地点储存。

3.2 完善计算机软硬件设施

计算机软硬件建设关系着会计信息化技术与应用，财务管理需要依靠软硬件设施。软硬件设施作为档案信息资源应用与信息技术前提条件，结合信息化技术建立信息网络。另外，引进财务系统，制定保密与授权方法，防止财务档案资料擅自变更。伴随着业务范围的扩大，软件开发人员应注意系统维护升级，保证财务软件利用持续性。只有这样，才能更好地提升财务数据存贮方式的相通性、有序性。

3.3 完善财务档案管理体制

医院财务档案标准化应列入档案管理工作整体，编制档案管理目标，优化分工，完善财务档案管理体制。例如：《财务档案保管体制》《单立卷归档体制》《财务档案查阅体制》，做好档案材料搜集、归档、储存、使用，财务档案管理有法可依、提高管理效率。

3.4 管理人员增强信息化技术水平

管理人员信息化素质、专业水平是实现财务档案管理信息化的人力保障，财务档案管理信息化也是不斷优化的过程，一直依靠于档案人员专业水平。因此，建立一批高水平、高素养的档案干部团队尤为重要。对此，医院财务部门对管理人员展开信息技术培训，提高计算机水平，顺应信息化技术需求，增强信息技术与信息方法重要性认知、技能。另外，医院财务档案人员也要主动参与各项活动、培训，提升业务水平与信息技术利用水平，了解医院财务档案工作客观规律，从而更好地为医院财务档案管理信息提供技术支持。将医院会计档案根据标准要求上交至医院管理单位，确保财务档案完整。采取激励制度，调动管理人员工作积极性，对于表现好的、工作效率高的人员进行物质精神奖励、对于工作态度消极等员工进行适当惩罚。

3.5 领导人员加强财务档案管理关注

医院规范管理是财务档案管理的前提条件，是医院规范控制管理的核心，医院领导人员加强财务档案管理、优化管理体制，保证财务档案精准、高效地展开档案管理。因为医院财务档案完整性、真实性关系着其经营发展，领导正确决策有着重要作用。现实管理过程中建立各级领导层次、财务管理人员、财务档案专管人员，关注财务管理。此外，安排档案室，安排专业人员进行财务档案控制，满足财务档案控制需求。

3.6 注意会计信息化网络安全管理

重视内部管理，采取信息资料保密制度，授权管理体制等。在密码管理与登录制度管理下进行财务信息读取，不同人员有着不同的权限。采取内网和和互联网隔离进行会计信息系统构件，避免计算机中毒或黑客攻击，确保会计信息化系统网络安全性。

4 结 论

医院会计档案工作具有综合性、系统性特点，涉及内容较多。因此，会计档案信息化是加强档案管理工作的必然条件，有利于提高财务管理效果、财务管理水平。会计档案信息化后，档案管理也发挥了重要作用，尤其在领导决策方面，提供重要的信息保障。

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