全生命周期管理模式下 仪器设备管理系统建设

姜远达， 王晓菊， 杨雨薇

(上海交通大学 a． 资产管理与实验室处; b．国有资产监督管理委员会办公室， 上海 200240)

0 引 言

信息化的发展，是时代发展质的飞跃，对各行各业的发展都有着深刻的影响[1]。习近平总书记从战略性、前瞻性、创造性观点高瞻远瞩的提出了“当今时代信息化发展迅速，不进则退，慢进亦退。要把握这一历史契机，以信息化培育新动能，用新动能推动新发展。”的重要思想和工作要求[2]。在信息化发展的大趋势下，加快资产管理信息化的建设工作[3]，对高校的整体发展有着重要的战略意义，也是强校之路的必经阶段。大数据时代下，利用新一轮的信息技术对高校的资产管理系统进行优化和转型,建立适应时代发展需求的资产管理体系是高校管理的重要课题[4]。信息化的发展，给资产管理工作带来了机遇也带来了困难和挑战。资产管理的信息化，不仅是资产管理工作不可或缺的重要环节，也是学校“双一流”建设的核心内容，对学校的整体发展有着重大意义[5]。

1 仪器设备管理模式及资产管理平台现状

1.1 仪器设备管理模式

仪器设备管理工作是学校资产管理工作的重要组成部分[6]。近年，通过不断加强和完善仪器设备的管理制度，规范仪器设备的管理体制，学校基本实现了仪器设备全生命周期的管理。仪器设备全生命周期管理是包括从仪器设备的配置、论证、招投标、采购、建帐、验收、使用直到设备淘汰或报废的整个过程。在仪器设备全生命周期的管理过程中，学校通过资产管理平台对仪器设备进行实时跟踪和动态控制，掌握仪器设备的全面信息[7]，从而对仪器设备管理进行战略思考和策划设计，改进不合理管理流程，满足不断变化的管理需要。

1.2 资产管理系统现状

我校资产管理系统经过几年的升级和改造，完成了与学校人事系统、财务系统和房产管理系统的对接[8]。通过资产管理平台，仪器设备从入账到报废已经实现全过程电子化管理。资产管理系统也是学校使用频率最高的系统之一，凡是符合固定资产入账要求的仪器设备均需要通过资产管理平台进行固定资产登记、预约报销以及报废销账工作。如今资产管理平台每年进行的业务数量已经达到2万件以上。通过资产管理信息系统，可以了解到全校仪器设备的所有信息，资产管理系统在仪器设备全生命周期的管理过程中发挥了重大作用。然而，不断发展的学校资产规模与资产管理系统发展水平的不平衡，已经成为学校资产管理工作的主要矛盾[9]。学校资产管理系统的建设和发展还存在着诸多问题。如今遇到的主要问题有：①随着学校的发展，仪器设备的数量和规模也在逐年增大，资产管理系统的建设和更新速度跟不上学校资产增长的速度。现有资产管理系统系多年前建设，且系统建设单位已于学校解除合同，系统的后期维护和升级都受到严重制约；②资产管理系统建设和维护的人手不足也是制约学校仪器设备管理的重要因素。相关部门工作人员普遍在大量日常工作之外兼职资产管理系统的相关工作，造成系统建设和升级改造的速度和效率都比较低；③系统使用的宣传工作不到位也是影响仪器设备管理工作的一个主要方面。部分从事与资产管理相关工作的老师不了解、不会使用资产管理系统，造成了资产管理系统的功能没有充分发挥；④现有资产管理系统自身有设计缺陷，流程设计有盲点；⑤资产管理信息化发展相关资金投入不足也是影响学校资产管理系统建设和发展的重要因素之一。

1.3 研究目的

通过研究，寻找到资产管理系统的主要问题所在，提出解决方案，加强系统建设工作，并强化对仪器设备的监管，从而提高学校仪器设备的管理水平。

2 调查研究及数据分析

2.1 研究方法

通过问卷调查的方式对资产管理系统存在的问题进行调研。

(1) 调查对象。院(系)级设备管理员及系统使用的其他人员。其调查对象均为学校资产管理信息系统的长期使用者，对资产管理系统存在的问题以及发展需求有着最直观的了解和最直接的体会，其反馈结果十分具有代表性意义。

(2) 调查方式。问卷调查。共发放问卷100份，包括电子版问卷及纸质版问卷，回收有效问卷73份。

(3) 调查内容。包括资产管理信息系统的使用情况、在使用中发生的主要问题、系统使用满意度调查、以及其他与系统相关的内容。

2.2 数据分析

调查结果主要使用SPSS软件进行统计分析。分析方法包括均值分析、频数分析、交叉表等方法。

通过里克特5点量表(非常满意5、比较满意4、一般满意3、不太满意2、不满意1)方式对资产管理系统进行的满意度调查结果见表1：

表1 系统满意度描述统计量

根据统计结果，受调查者对学校资产管理系统的整体满意度处于比较满意的水平，对通过资产管理系统进行固定资产申报、财务预约、以及系统的运行速度都表示比较满意。但对固定资产查询功能以及报废功能的满意度则为一般。基于各项满意度调查的标准差都接近于“1”，可得出受调查者的看法差异不大，满意度调查结果基本能反映受调查者对资产管理系统比较一致的结论。

统计结果也反映了学校资产管理系统近年发展的一个大致情况。通过资产管理系统的建立，学校仪器设备管理工作基本实现了从入账到报废销账的全生命周期电子化管理。通过与财务的对接，实现了“账物相符”，给资产管理带来了极大的便利性和准确性。但是资产管理系统还并不完美，还有不尽如人意的地方，比如资产查询功能和资产报废销账的功能就有很大的改善空间。

为了解资产管理信息系统在查询功能和资产报废功能上满意度相对比较低的原因，本研究对受调查者在使用资产管理系统遇到的主要问题，以及遇到主要问题的频率做了进一步的分析。分析结果见表2。

表2 系统主要问题

此项调查是一项复选题，受调查者可选择多个答案。根据统计结果可以看出，总计回答百分比约为总问题数的161%，可得知平均每个受调查者在使用资产管理平台过程中遇到过1.6个问题。遇到问题最多的是“资产查询困难”。

调查问卷对受调查者遇到困难的频率也做了单独调查(见表3)，将遇到困难的频率分成 “经常遇到”“偶尔遇到”和“从未遇到”3个等级。通过交叉表的形式，对遇到主要困难和遇到主要困难的频率做了相关性分析，以了解遇困难的数量和频率。其中资产查询困难在“经常遇到”和“偶尔遇到”两项中占有的百分比均为最高。

表3 遇到问题频率交叉制表

根据表2、3的统计分析结果，可以了解受调查者对“资产查询满意度”相对较低的原因。即较多的受调查者在资产管理系统使用过程中遇到资产查询困难；资产查询问题出现的频率较高。此项问题出现的原因主要有以下几点：①学校资产管理系统在资产查询功能上分为多个板块，板块之间的查询结果有不一致的情况，即各板块的后台数据库有未完全对接的部分；②学校资产管理系统经过多次升级，新增了部分固定资产查询功能。在系统升级之前登记的固定资产的新增数据部分在新系统中有查询不到的状况；③部分查询功能依赖于其他系统建设情况，比如固定资产保管地点需调用房产系统的部分数据，当其他系统进行调整时，如果没有与资产管理系统对接完整，也会出现部分信息查询困难的状况；④资产查询功能受系统权限制约。由于学校资产管理平台为分级授权，根据不同级别使用者的不同权限，使用者只能查询到权限内固定资产的状况，如需了解其他部门的资产情况，需求助于上级行政部门。以上原因，造成了大部分受调查者在资产管理系统查询过程中遇到较多障碍，对资产查询功能的满意度相对较低。

通过对受调查者通过资产管理平台办理主要业务的内容统计发现，办理业务个案百分比为270%，即平均每位受访者主要办理业务种类接近3种。其中办理固定资产新增数量最多，其次是资产查询与资产报废业务(见表4、5)。

表4 系统使用者主要办理业务

表5 主要办理业务内容*系统使用便利度交叉制表

表4、5的分析结果，解释了受调查者对“资产查报废功能满意度”相对较低的原因。①受调查者在资产管理系统使用过程中较多使用资产报废销账功能；②在通过资产管理系统进行固定资产报废销账时遇到的使用不便最多。此项问题出现的主要原因是固定资产报废流程在不断完善，但资产管理信息系统没有做到及时更新。例如根据学校及国家相关制度要求，固定资产报废需经校长办公会同意再向教育部报备，此流程在资产管理系统中没有体现，业务办理人员无法了解报废销账进度；③系统设计有不完善的地方，批量打包报废过程中有待报废资产重复打包现象，并且被打包的单笔资产无法查看或修改。整个报废销账周期较长，流程复杂也是受调查者不满意的原因之一。

3 调查研究结果及对资产管理信息化建设的若干建议

国家财政部强调“高校资产管理应与行政事业单位资产管理信息系统建设为有效支撑。要依托行政事业单位资产管理信息系统，建立全面、准确、细化、动态的国有资产基础数据库[10]。”教育部在国有资产管理规范及绩效考核中，也将国有资产信息管理系统的建设作为一项重要的考核评分内容[11]。高校的资产管理信息系统在高校整个管理过程中的重要程度不言而喻，因此对资产管理系统的研究工作也具有十分重要的意义[12]。基于此次对资产管理系统的调查研究以及统计分析结果，可以得出以下结论：①受调查者对学校资产管理系统的整体满意度已经达到基本满意，这和学校近年来在资产管理系统建设过程中所投入大量的精力和财力是密切相关的。通过资产管理系统所办理的业务基本可以满足使用者对仪器设备进行相关管理的需求。②系统并不完善，根据受调查者的反馈可以得知系统在使用过程中仍有不尽如人意的地方。一是对仪器设备查询功能的满意度较低，二是对系统报废功能的满意度较低。资产查询功能在仪器管理过程中的作用十分重要。系统查询功能是了解资产状况的窗口，通过资产查询才能实现对仪器设备现状及业务流程的全面把握，以及对仪器设备的动态管理。系统查询功能的问题将会对资产管理带来诸多的不便。系统报废功能不健全将对仪器设备全生命周期管理中的资产处置工作造成相应的影响。处置环节不流畅带来的后果即是仪器设备全生命周期的管理将不能实现有效的闭环。针对这两项问题，对资产管理系统今后的建设与升级建议如下：①在系统升级改造过程中要重点完善查询功能和报废功能。了解使用者的具体需求，查找问题主要原因，并结合资产管理的需要，有侧重地对这两部分的功能进行系统改进工作；②系统的功能调整要与国家政策同步。结合国家“放管服”[13]的规定，及时更新及完善资产管理平台仪器设备入账及销账功能；③做好系统的宣传、指导和培训工作，使二级单位的系统用户可以更方便快捷利用系统做好仪器设备的管理工作。④加强系统的后期维护和管理。良好的管理系统不是一成不变的，而是动态的发展过程，是随着国家和学校的发展而发展的。系统建设工作也是一个长期而持久的过程[14]，并不能因为满足了当下的管理需求就不再进行改良和突破[15]。系统改造工作需要持久并且有步骤有规划地进行，以达到在仪器设备全周期管理过程中发挥相应的功能和作用。