关于提高住房公积金档案工作水平的思考

2018-12-08迪丽格尔博尔塔拉蒙古自治州住房公积金管理中心

新商务周刊 2018年13期

文/迪丽格尔，博尔塔拉蒙古自治州住房公积金管理中心

住房公积金档案的有效管理可以为公积金所有者使用账户内资金提供准确的依据，而且可以让所有者在利用公积金出现问题时可以通过查阅档案，找出导致问题发生的原因，从而尽快处理问题，应用住房公积金解决实际问题，所以社会保障部门需要重视公积金的档案管理工作，及时发现管理中存在的问题，及时采取合理的对策加以解决，使得住房公积金保障居民住房的权益可以完全有效的发挥出来。

1 住房公积金档案管理工作存在的问题分析

首先档案管理部门对该项工作缺乏重视，仍然沿用过去的管理模式进行管理，缺乏档案管理的系统性和规范性。在住房公积金档案管理中存在着较多的纸质档案，这些档案中基本都有相关账户所有者的签名等富有法律效力的信息，但是管理部门对档案管理不重视，未建立专门的档案管理室进行管理，导致档案散失、发霉、缺页情况发生，给后续纸质档案的电脑录入造成了诸多问题，影响公积金账户所有者合法合理使用公积金；同时很多纸质档案中未编写编号，在职工进行档案查阅时无法及时找到，导致档案管理工作的效率较低。其次电子档案系统老化问题严重，目前我国大部分的档案管理工作均需要实现计算机办公，以此在解决纸质档案保存难度大、书写不规范、丢失等问题基础上，提高档案管理工作的效率和质量，但是有很多管理该档案的部门在实际工作中，对于电子化档案管理工作缺乏认可，档案系统构建时没有充足的资金和先进的技术支持，导致档案系统经常在使用中发生故障问题，影响工作质量。所以上述问题的存在给住房公积金档案管理工作造成了非常严重的影响，需要相关管理部门予以重视。

2 改善档案工作问题的对策分析

2.1 加强对住房公积金档案管理的认识

2.2 应用科学的管理方法做好档案管理工作首先档案管理部门领导人需要在日常工作中不断学习档案管理、住房公积金管理的相关知识，从而在认识提高的基础上，增强自身对于档案管理工作重要性的认识，从而可以在具体的工作中积极支持与配合档案管理工作。同时在领导人管理意识提高后，还需要领导人对部门全体管理人员进行管理意识和管理方法的宣传教育，可以定期邀请具有专业档案管理能力和经验的专家学者来此对工作人员进行培训，告知其最新的档案管理条例、现代化的档案管理办法等内容，以此提高员工的管理意识和能力。其次住房公积金档案管理部门需要积极招聘一批具有档案管理基础理论知识、住房公积金相关知识以及从业经验的员工来此就业，从而不断优化管理团队的管理能力。最后还需要对全体管理人员进行服务意识的提高教育，从事档案管理人员的服务对象为全社会缴纳住房公积金的人员或单位，所以需要为其提供优质的服务，简化档案查阅流程，并且始终要完整保存档案，避免档案出现录入错误、信息泄露等问题，切实做到、做好为人民服务的宗旨。此外在重视档案管理工作基础上，管理部门还需要投入大量的资金、技术进行信息化档案室的建设工作，依托先进技术实现对档案的高质量、高效率管理[1]。

住房公积金缴纳的人数较多，涉及的档案资料也较多，档案管理人员每天进行各项业务办理时的工作量较大，所以在具体的管理中需要管理部门结合实际情况，对现阶段使用的管理方法进行优化改进。首先档案管理部门需要制定完善的档案管理制度，在其中明确管理的内容、标准规范等事宜，以便管理人员在管理期间可以做到有制度可依；并且制度中明确了档案管理的人事组织制度，可以在档案管理出现问题后及时准确的找到相关责任人进行问题的快速处理，避免问题解决时的互相推诿情况的发生。其次在管理时需要构建信息化的档案管理系统以及员工登录系统，每个管理人员均需要通过密码登录管理系统，以此提高档案管理的安全性，杜绝无密码操作系统出现的档案信息的随意篡改、泄露信息等违法违规行为[2]。

2.3 提高管理人员的工作能力和素养

档案管理人员的工作能力与档案管理质量有着直接的关系，需要管理人员在工作中重视自我管理能力的提高，以此提高档案管理价值。首先管理时管理部门需要对年龄较大员工定期进行计算机操作相关知识的培训，使其在培训后也可以熟练操作计算机，适应现代化档案管理工作的需要。其次管理部门需要定期对管理人员进行管理规范条例、操作技能的考核，考核通过者才可以上岗进行档案管理。最后管理部门需要制定激励机制，每个季度评选一名档案管理优秀的员工给予一定的物质奖励，以此激发全体工作人员的工作热情。