档案信息化建设与档案管理的探究

2018-12-08邱忆玲中国航发哈尔滨东安发动机有限公司

新商务周刊 2018年13期

文/邱忆玲，中国航发哈尔滨东安发动机有限公司

1 档案信息化管理方法

1.1 信息化管理制度的建设

相关部门及时建立完善的档案管理机制对后期档案信息化建设具有极大帮助，这是指导信息化建设的基础约束条件。当下档案信息化管理工作机制包括：首先，实际管理内容和管理体制的关系，相关部门必须建立全面有效的管理机制，力求企业各个部门之间达到互相连通的效果，这是保证电子文档有效管理的基本前提。其次，电子政务规划中需要充分考虑档案信息化建设的影响，尽管档案管理所占比例不高，但是相关负责人需要提高对档案管理、信息化建设的正确认知，保证重视程度满足实际要求，尽量维持信息化建设和档案管理的和谐有效性。再者积极颁布并落实绩效评估制度。

1.2 提升档案管理水准

伴随着社会的不断进步，信息化慢慢加入到管理里面，并逐步得到推广。互联网科技为这项工作提供了便捷，不仅提高了管理水准，还让发展更加迅速。从文件的性质来看，承载互联网的管理资源非常具有研究价值，其中蕴藏着丰富的宝藏。这样的管理可以间接促成资金的涌入，推动社会的发展。所以，提高信息管理的水准要受到重视。档案管理的目标主要是电子类的材料，要选择适合的软件，科学合理地进行工作。运用到设备要具有方便、快捷的功能，更好地开发软件，促进经济效益的产生，更好地发挥管理的优势。选择高科技的管理设备是关键的环节，让相关工作人员提高管理的能力，提升管理的质量，形成管理系统，这些才能保障管理的高效和成功。

1.3 加大管理的力度

在管理过程中，管理的成败取决于管理的流程。所以，要重视每个管理的环节，从档案的搜集到整合都要由不一样的办公室去处理，从本质上让管理的困难变大，但是通过信息化可以让工作更加高效。管理人员要转换管理的思路，建成多平台、多角度、重实践的管理考核规定，让员工的素养得以提升。档案管理的员工要熟练掌握互联网的内容，并加入到软件研发中去，选取合适的工作软件，订立严格的管理制度，改变档案管理中不合适的情况，从而让各部门之间得以融合，从而提升管理的成效，创建出适合的发展环境。只有运用好互联网科技，才能提升管理的水平。互联网的传播之快为档案管理提供了很多的便利，运用互联网来进行管理，不但能够让管理更加高效和便捷，还可以减少员工的开支，减少资源的浪费。所以，在档案管理中融入互联网技术，可以让社会得以进步，为人们提供更方便高效的档案服务，让档案管理的质量有质的发展。

2 加强档案管理信息化建设的对策

2.1 加强档案数字化资源建设

现代社会要想更好的提供信息化服务，就需要重视档案数字化资源建设工作。完善档案馆的基础软硬件设施建设，利用现代多媒体与 3D等技术，实现纸质档案信息资料的电子化，从而建立全方位多功能的立体展示平台，通过视觉、听觉等多种感官的试听感受，以更加真实更加有带入感的数字化资料文献提供更加具有吸引力的信息化服务工作；借助网络平台，实现公众在家里、在任何一个角落，都可以借助网络查询了解自己感兴趣的档案资料。

2.2 转变传统档案管理模式，强化档案信息化管理手段

企业若要进一步提升其档案信息化应用效率，需要相关工作人员不断转变以往服务态度与管理模式，转变以往的档案管理思想，强化工作人员的反应能力和主动服务意识，现代信息技术迅猛发展的状态下，档案工作人员应及时洞察先机，提升时事热点信息的搜寻和整合力度，将资源信息内容主动提供出来，从而实现档案信息管理的科技化与现代化，以为社会提供价值比较高的信息内容。此外，企业档案信息化管理期间，应该不断强化对电子软件与信息内容的检索工作，从而保证档案管理的规范性、安全性以及使用有效性。

2.3 根据档案馆职能的变化进行机构改革

档案馆的职能随着社会的发展也在不断的调整和变化之中，需要相关的管理人员根据时代发展的变化和要求，及时的调整机构设置和确立新的功能定位。围绕为公众提供在收集、查询、制作、阅读、整理、机构管理等方面的提供的服务，创新改革部门机构的设置和做相应的人员的调整，为档案馆工作人员提供一个更加良好的工作平台，从而有利于更好的促进档案馆的工作，更好的满足社会大众。

2.4 不断提升档案工作者的从业素质

从根本上说，应用档案管理信息化建设，档案管理人员必须熟练掌握计算机软件应用技能，若要保证档案管理工作有序顺利展开，实现档案管理的健康发展，就应该不断提升企业档案管理工作者的从业素质，所有知识与技术的应用、实施均需要人才参与其中。所以，档案部门应该不断强化工作人员的技术培训，加大宣传档案管理知识的力度，同时采取档案管理奖罚制度与考核制度，从而激发档案管理工作者的自主学习性与工作积极性，使档案管理工作者综合素质得到整体性提升。除此之外，应该创造多样化机遇，从而使档案工作人员自我创造性、档案信息技能得到不断提高，进而使我国企业不断提升其档案信息化建设效率。