规划局档案管理信息化的重要性

文/闫珂，安达市规划局

随着信息化时代的来临，规划局档案工作也要顺应时代发展的需求。由于传统的档案保存、管理难度大，档案管理工作必须与时俱进，顺应时代发展，充分发挥计算机在档案管理工作中的重要作用，全面推进档案计算机管理，建立现代模式的档案数据库，提高现代化服务水平。

1 规划局档案管理的重要性

规划局负责辖区的规划责任和义务，关系着辖区建设的各个方面，包括规划的申请、证件、文件、方案和相关部门的批示、相关会议纪要记录以及光盘、专题片等资料。规划档案作为记录规划工作的历史资料，对城乡建设具有重要的参考作用和历史保存价值，不仅反映着城乡经济发展的水平、地方的居民素质，还反应着档案管理者的能力和水平。规划档案管理可以为一个地方的规划工作科学决策提供有效参考。规划档案全面记录了规划工作，是对规划历史的真实呈现，通过对规划档案的进行分析研判，作出科学合理的规划，更好的满足经济和时代发展需要。规划档案的形成凝聚着记录人员和档案管理人员的辛苦劳动，记录着当地建设和发展的变迁，反映着时代历史风貌，特别是规划工作中基础设施、道路、建筑等内容，可以通过规划档案调取查阅，作出科学的分析、判断，指导和推进规划工作顺利开展。对规划局来说，对内部档案实现科学管理是规划顺利开展的前提。随着计算机科学技术在档案管理中的应用，档案管理工作效率得到极大提升，规划局档案管理与信息化管理结合成为大势所趋。

2 实现规划局档案管理信息化的重要性

2.1 规划档案管理效率得到提高。档案管理信息化运用先进的计算机技术，对规划档案进行管理，将档案信息与原始档案资料分离开来，由传统的案卷式管理升级为电子文件管理，可使文件资料的收集、储存、分类、统计和调阅更为快捷，档案管理人员工作量大大减轻，实现了档案资料信息的资源共享，提高了档案的利用效率。传统的人工档案管理，资料查找缓慢，资源、成本消耗大，信息资源难以高效共享。信息技术的应用有效整合了档案资源，加快了查找速度，提高了资源共享率，档案管理更加快捷高效。

2.2 办公效率得到提高。传统的档案管理依赖人工操作，资料收集难以保证完整性，分类和统计方面很难做到准确无误。借助计算机软件进行规划档案的管理，文件资料的收集、储存、分类、统计和查阅十分快捷，档案管理效率得以提高。

2.3 保存稳定性提升。传统的纸质档案资料耐久性较差，受档案保存环境影响较大。规划档案采用电子文件形式，存取、读取方便快捷，易于传递、储存时间长，受外部环境的影响很小，稳定性很强。通过计算机网络技术管理文件，可以直接通过网络传递，保证了文件传递的安全性和及时性。

3 实施档案信息化的措施

3.1 加强档案信息化管理。规划局档案管理繁琐复杂，工作量巨大。随着信息化技术的快速发展，要把信息化技术融入到规划局档案工作管理中，提高管理质量和管理的工作效率。规划单位要加强信息设备的资金投入，采购必备的硬件与软件，利用网络与计算机开展档案管理，通过计算机与扫描仪做好文字图片档案信息存档工作，做到信息的准确传递和合理应用。同时，要利用信息化加强对档案的开发利用，便于档案的调取查阅，有效提升档案管理工作的服务水平。

3.2 加强档案全过程、全方位及全员管理。从规划资料的档案形成到归档，档案管理人员要根据档案管理的要求和标准，制定科学的管理规划，促进管理的科学性。材料搜集要科学有效整理，确保信息搜集的准确性。归档环节要严格规范档案文书写作，档案分类编号。要加强档案管理方面的培训，增强管理人员的档案意识和管理意识，准确真实记录档案材料，细致认真鉴别档案资料，认真装订、编号、分类和收集，严格执行登记、调阅等制度，做好档案的转递工作，杜绝档案信息外漏。

3.3 健全管理机制，提高服务性。档案管理的根本目的是为了档案的有效利用，必须要健全规划局档案管理机制，准确和详实地采集信息，进行科学化归类，保证每一个环节规范有序，推动档案的科学化、信息化、规范化管理。规划档案在城市规划、建设、管理中提供着重要的指导作用，电力、通信、供水、排污等地下管网的敷设等都需要规划档案的支持。规划档案工作人员必须树立服务至上的理念，重视规划档案，通过规划档案资料为城市建设管理提供服务，通过档案资料的归档给未来城市建设发展资料借鉴和参考。

3.4 提高依法治档意识。档案管理信息化建设过程中，要大力宣传档案法律法规,提高对依法治档工作的重视,树牢法制观念,增强档案法律意识,提高档案法律素质,使档案法制观念深入人心。

3.5 合理配置档案资源。进行规划档案管理的目的是通过记录、保存档案资料，提高档案资源的利用率。要加强规划档案管理的信息化建设，购置先进的计算机设备和信息管理软件，将办公自动化系统和档案信息化建设有机融合，全方位搜集整理档案信息，增加信息的储存量。要加强信息安全建设，运用网管技术加强保密工作，保证档案的安全性。

4 结语

加强规划局档案信息化建设，是提升规划档案管理工作的重要途径，也是档案管理工作的大势所趋。要在加强工作人员的档案意识、提升专业管理水平的基础上，加强档案信息化建设，变革传统守旧的档案管理模式，加强规划档案的分类分级管理，简化管理程序，提升档案信息的收集、分类、存储、查阅等服务效率，提高规划档案资源的利用效果，为城市建设发展做出更加优质的信息服务。