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信息化在合同档案管理中的应用思考

2018-12-08冯淑芬中山市东凤镇集体资产管理有限公司

新商务周刊 2018年13期
关键词:完整性流程效率

文/冯淑芬,中山市东凤镇集体资产管理有限公司

在企业的管理工作中,合同档案管理是其中的一项重要内容,企业开展的各项业务活动,都需要签订合同。在合同中能够明确企业及客户之间的权利义务关系,也是企业防范法律风险的重要凭证。采用信息化手段提高合同档案管理效率,才能使企业的合法权益得到保障。

1 信息化在合同档案管理中的重要性

1.1 有利于提高财务报账效率

合同既能保障合同各方的合法权益,又能约束合同各方的行为。所以,在企业与客户签订合同的当日,其就具备法律约束力,合同双方应根据合同中约定的各项条款,履行自己的义务,并自觉约束自身的行为。尤其是其中关于款项支付、合同结算等内容的条款,应作为双方重点履行的合同内容。所以,在财务报账时,合同档案是重要的报账依据,也是报账的原始凭证。信息技术在合同档案管理中的应用,能够有效的提高财务报账效率。比如,将合同输入企业的财务管理系统中,当财务需要报账的时候,可以直接在系统中调出与报账款项有关的合同档案,查阅档案中的相关条款,将其作为保障的依据,而不需要再层层传递合同复印件。报账申请、审批等,都可以直接在系统中进行,这样能够有效的提高报账效率。

1.2 有利于提高合同档案管理效率

合同档案具有法律效力,其记录着企业的经济行为,加强对企业合同档案的管理,有利于维护企业的合法权益,还能对合同风险进行有效的防控。将信息技术应用于合同档案管理中,可提高数据采集的自动化水平,提高合同档案管理的规范化,实现其流程化管理。在传统的合同档案管理中,管理的对象是纸质合同,很容易出现合同信息收集不完整、不能及时归档的问题。实现合同档案管理的信息化,能够有效的解决这些问题。比如,在企业建立信息化的管理平台,在平台中嵌入合同档案管理流程,严格按照流程对合同档案进行管理。当有新的合同档案产生时,及时的将其扫描成电子档案,上传到信息化管理平台中。如果合同有变更或者更新,要第一时间将其更新到系统中。这样能够提高数据收集的实效性,确保档案信息的完整性,从而提高合同档案管理效率。

2 信息化在合同档案管理中的应用

2.1 通过信息化创新合同档案管理模式

在传统的合同档案管理中,采购、技术服务、工程等方面的合同,企业会将其划分为基本建设一类。合作、租赁、广告宣传等方面的合同,企业会将其作为文书档案来管理。所以,企业的合同档案管理往往比较分散,并没有将合同档案单独分为一类,对其进行集中管理。在信息化的作用下,能够促使合同档案管理模式的创新。比如,企业可以构建合同档案管理系统,与企业运营有关的合同都需要通过合同管理系统才能触发。当合同已经完成签约,就可以将其转化为电子合同数据,自动的将其转入到合同档案系统中。通过这样的方式,能够将纸质合同档案与电子合同档案对应起来,对合同档案进行统一分类,实现合同档案的集中管理,有利于提高合同档案管理效率。

2.2 通过信息化提升合同档案信息完整性

在对合同档案实施信息化管理前,不同的管理人员对合同档案完整性的理解不同,所以在对合同档案进行归档时,有的管理人员会忽视合同对方当事人资信证明材料,只将合同审批表、合同原件提交上去。还有的合同档案管理人员不重视与合同有关的各类基础资料、背景资料的收集,导致合同档案的内容不完整。利用信息化手段构建合同档案管理系统,可以避免这些情况的出现。比如,在系统中对合同经办部门、经办职责作出明确的规定,合同经办人需要在系统中填写合同送审表,并由相关的管理人员对合同送审表进行审批。同时,合同经办人要在系统中上传对应合同的资信证明,保证资信证明的真实性、规范性;上传与合同签署有关的各类基础资料,以及相关的背景资料等。在完成合同的签约后,要及时的上传相应的签章页,保证电子合同数据的完整性。此外,合同的征文、附件,以及与合同签署有关的材料,都要上传到系统中,这样才能保证合同档案的完整性。

2.3 通过信息化提高合同档案信息的共享性

企业在建立合同档案管理系统后,能够提高合同档案信息查询的便捷性,提高合同档案信息的利用效率。比如,在OA系统中设置不同的权限,合同经办人与用户享有的权限不同。合同经办人能够在系统中对合同进行操作,但不能更改合同中的内容。用户可以直接在系统中查看合同,这样能够实现对合同的远程查询利用,能够节约大量的人力资源,还不会受到时间和空间的限制。并且,采用信息化手段,规范各业务流程,如的档案管理流程、财务报账流程等,再对这些流程进行整合,提高报账流程应用电子合同的共享性,可以方便各个专业系统对合同档案信息进行利用。又如:ERP信息管理系统的运用,可以实现各种信息的自动存储,并对合同档案的内容进行全面分析与归类。所以,注重信息化发展,在合同档案管理信息系统的应用下,有利于企业对合同档案信息进行综合应用,提高合同档案的响应能力。在企业的发展过程中,合同档案能够对其提供强有力的支撑,有利于促进企业的可持续发展。

3 结束语

综上所述,信息化技术的推广, 是社会不断发展的必然趋势,其在合同档案管理中的应用,不仅能够提高财务保障效率,还能提高合同档案信息资源的利用效率。所以,企业可以通过信息化技术,全面创新合同档案管理模式、提升合同档案信息完整性,并通过信息化提高合同档案信息的共享性,将合同档案信息资源的作用充分发挥出来,以促使企业更好、更快的发展。

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