信息化在合同档案管理中的应用思考

文/冯淑芬，中山市东凤镇集体资产管理有限公司

在企业的管理工作中，合同档案管理是其中的一项重要内容，企业开展的各项业务活动，都需要签订合同。在合同中能够明确企业及客户之间的权利义务关系，也是企业防范法律风险的重要凭证。采用信息化手段提高合同档案管理效率，才能使企业的合法权益得到保障。

1 信息化在合同档案管理中的重要性

1.1 有利于提高财务报账效率

合同既能保障合同各方的合法权益，又能约束合同各方的行为。所以，在企业与客户签订合同的当日，其就具备法律约束力，合同双方应根据合同中约定的各项条款，履行自己的义务，并自觉约束自身的行为。尤其是其中关于款项支付、合同结算等内容的条款，应作为双方重点履行的合同内容。所以，在财务报账时，合同档案是重要的报账依据，也是报账的原始凭证。信息技术在合同档案管理中的应用，能够有效的提高财务报账效率。比如，将合同输入企业的财务管理系统中，当财务需要报账的时候，可以直接在系统中调出与报账款项有关的合同档案，查阅档案中的相关条款，将其作为保障的依据，而不需要再层层传递合同复印件。报账申请、审批等，都可以直接在系统中进行，这样能够有效的提高报账效率。

1.2 有利于提高合同档案管理效率

合同档案具有法律效力，其记录着企业的经济行为，加强对企业合同档案的管理，有利于维护企业的合法权益，还能对合同风险进行有效的防控。将信息技术应用于合同档案管理中，可提高数据采集的自动化水平，提高合同档案管理的规范化，实现其流程化管理。在传统的合同档案管理中，管理的对象是纸质合同，很容易出现合同信息收集不完整、不能及时归档的问题。实现合同档案管理的信息化，能够有效的解决这些问题。比如，在企业建立信息化的管理平台，在平台中嵌入合同档案管理流程，严格按照流程对合同档案进行管理。当有新的合同档案产生时，及时的将其扫描成电子档案，上传到信息化管理平台中。如果合同有变更或者更新，要第一时间将其更新到系统中。这样能够提高数据收集的实效性，确保档案信息的完整性，从而提高合同档案管理效率。

2 信息化在合同档案管理中的应用

2.1 通过信息化创新合同档案管理模式

在传统的合同档案管理中，采购、技术服务、工程等方面的合同，企业会将其划分为基本建设一类。合作、租赁、广告宣传等方面的合同，企业会将其作为文书档案来管理。所以，企业的合同档案管理往往比较分散，并没有将合同档案单独分为一类，对其进行集中管理。在信息化的作用下，能够促使合同档案管理模式的创新。比如，企业可以构建合同档案管理系统，与企业运营有关的合同都需要通过合同管理系统才能触发。当合同已经完成签约，就可以将其转化为电子合同数据，自动的将其转入到合同档案系统中。通过这样的方式，能够将纸质合同档案与电子合同档案对应起来，对合同档案进行统一分类，实现合同档案的集中管理，有利于提高合同档案管理效率。

2.2 通过信息化提升合同档案信息完整性

在对合同档案实施信息化管理前，不同的管理人员对合同档案完整性的理解不同，所以在对合同档案进行归档时，有的管理人员会忽视合同对方当事人资信证明材料，只将合同审批表、合同原件提交上去。还有的合同档案管理人员不重视与合同有关的各类基础资料、背景资料的收集，导致合同档案的内容不完整。利用信息化手段构建合同档案管理系统，可以避免这些情况的出现。比如，在系统中对合同经办部门、经办职责作出明确的规定，合同经办人需要在系统中填写合同送审表，并由相关的管理人员对合同送审表进行审批。同时，合同经办人要在系统中上传对应合同的资信证明，保证资信证明的真实性、规范性；上传与合同签署有关的各类基础资料，以及相关的背景资料等。在完成合同的签约后，要及时的上传相应的签章页，保证电子合同数据的完整性。此外，合同的征文、附件，以及与合同签署有关的材料，都要上传到系统中，这样才能保证合同档案的完整性。

2.3 通过信息化提高合同档案信息的共享性

企业在建立合同档案管理系统后，能够提高合同档案信息查询的便捷性，提高合同档案信息的利用效率。比如，在OA系统中设置不同的权限，合同经办人与用户享有的权限不同。合同经办人能够在系统中对合同进行操作，但不能更改合同中的内容。用户可以直接在系统中查看合同，这样能够实现对合同的远程查询利用，能够节约大量的人力资源，还不会受到时间和空间的限制。并且，采用信息化手段，规范各业务流程，如的档案管理流程、财务报账流程等，再对这些流程进行整合，提高报账流程应用电子合同的共享性，可以方便各个专业系统对合同档案信息进行利用。又如：ERP信息管理系统的运用，可以实现各种信息的自动存储，并对合同档案的内容进行全面分析与归类。所以，注重信息化发展，在合同档案管理信息系统的应用下，有利于企业对合同档案信息进行综合应用，提高合同档案的响应能力。在企业的发展过程中，合同档案能够对其提供强有力的支撑，有利于促进企业的可持续发展。

3 结束语

综上所述，信息化技术的推广， 是社会不断发展的必然趋势，其在合同档案管理中的应用，不仅能够提高财务保障效率，还能提高合同档案信息资源的利用效率。所以，企业可以通过信息化技术，全面创新合同档案管理模式、提升合同档案信息完整性，并通过信息化提高合同档案信息的共享性，将合同档案信息资源的作用充分发挥出来，以促使企业更好、更快的发展。