探讨将档案工作纳入现代企业知识产权管理中

1　知识产权战略下企业档案工作存在的问题

1.1　知识产权档案权限界定不清楚

知识产权档案与一般档案相比较而言，不仅融合了众多企业的发展成果，同时其在企业经济发展过程中也发挥着极为重要的作用。但是，知识产权档案又与大多数的档案管理不同，很多管理人员对知识产权档案法律知识存在着一定的模糊性，采取知识产权档案与普通档案相同的管理方法，最终导致了知识产权信息遗失、泄漏现象。另外还有很多企业虽然针对知识产权档案已经采取了单独的管理方式，但是由于其对知识产权档案认定出现了界定不清的现象，所以就导致档案归档出现了内容不全面的现象。

1.2　知识产权档案归档不是十分明确

虽然完善的知识产权档案管理制度，为企业知识产权保护工作的开展奠定了良好的基础。但是由于知识产权档案具有较强的特殊性，因此，在实际管理的过程中，经常出现归档质量无法保证的问题。首先，很多企业的知识产权人员在建立知识产权档案时，大多不愿将自己所掌握的知识产权资料提交与档案管理部门，这种知识产权人员将核心信息资料占为己有的现象，也增加了企业知识产权资料的流失与遗漏；其次，由于知识产权档案的价值相对较高，所以导致很多企业过度的关注成果的申报和推广，却忽略了知识产权的登记和注册，最终导致很多成果被其它企业抢先抢注专利。

1.3　档案管理缺乏监督机制

科研成果知识产权资料的积累是档案形成的关键，而知识产权资料的积累与渗透不仅体现在项目研发的各个环节，同时知识产权人员在日常工作过程中存在的缺乏档案意识的现象，也是导致档案文件资料积累出现了不规范、不全面的现象，这就要求知识产权人员必须严格的按照要求做好知识产权文件资料的移交与管理，才能确保知识产权档案建立效率与质量的有效提升。但是，由于很多企业的档案管理部门并没有根据档案管理的要求建立项目监督机制和规范，不仅出现了档案管理人员与科研项目严重脱节的现象，同时也影响了知识产权文件材料积累效率与管理效率的提升，对企业档案及产权档案的完整性以及企业知识产权的保护造成了极为不利的影响。

1.4　档案的利用与保密工作难以协调

企业在发展过程中，公开知识产权保护工作最终的目的是为了确保企业内部的成果转化为企业发展的推动力，同时促进企业成果的积累与增长。就目前而言，大多数企业存在的被动保管档案的现象，不仅导致了企业资源信息流失现象的频繁发生，同时也违背了企业知识产权战略发展的初衷。此外，很多企业在发展过程中出现的不重视档案保护的现象，不仅制约了档案部门对知识产权资料借阅和利用效率的提升，同时也造成了企业知识产权资源的损失。

2　知识产权战略下如何加强企业档案管理工作

2.1　运用法律道德手段不断提高知识产权意识

大多数企业管理人员都存在着知识产权意识淡薄的问题，这些问题也是导致企业知识产权保护工作失衡现象出现的主要因素。为了确保企业知识产权档案管理与开发工作的顺利进行，首先，企业必须具备相应的知识产权意识和知识；其次，企业档案的开发与保护必须以相关的法律法规为基础，充分发挥法律法规在企业知识产权档案保护过程中的积极作用，才能确保企业知识产权档案建设工作的顺利进行。

2.2　建立健全档案管理制度

档案主要是企业针对涉及知识产权核心的成果建立的专有的档案类型，其具备专业性特点以及很高的利用价值，不仅有助于企业知识产权积累和创新能力的提升，同时也为企业知识产权保护工作效率的提升奠定了良好的基础。为了促进企业知识产权档案管理工作效率的稳步提升，首先，必须建立完善的档案归档制度。档案部门必须根据企业成果研发的类型，明确界定和说明企业档案归档的范围，才能避免由于档案管理人员主观认识的差异而导致差异化归档现象的出现。同时在建立归档制度时，必须确保归档的时间、手续、内容等各方面的连续性和完整性，才能确保档案归档工作的顺利进行；其次，档案建档制度的建立。企业档案管理人员必须在项目实施之前，严格的进行文件质量的控制，同时在项目实施的过程中，加大文件收集、检查、监督的力度，才能确保企业档案管理工作的顺利进行。此外，企业在进行档案管理时，必须建立档案复制、借阅、利用等档案程序控制和手续控制，同时将涉密知识产权文件保护与企业安全制度规范融合，才能确保企业知识产权档案管理工作的顺利进行。

2.3　提高电子文件的知识产权保护手段

网络技术不断发展，不仅促进了电子办公效率与质量的全面提升，同时也将电子文件与档案两者紧密的联系在一起。但是，信息技术发展的同时，也增加了电子文件安全风险发生的几率。所以，企业在进行档案管理或者产权档案保护时，不仅要加强知识产权档案实体的安全控制与管理，同时对于个人IP端和局域网系统中的信息保护予以充分的重视，才能促进电子文件知识产权保护效率与质量的全面提升。就目前而言，企业的知识产权文件保护主要有宏观保护和微观保护两种。在这其中，宏观保护主要是为了避免外来计算机获取用户计算机信息，增加用户网络信息管理质量的提升。而微观保护则是在充分保护电子文件本身的同时，确保被恶意访问或者窃取的知识产权文件的机密性，以达到有效保护企业电子文件信息的目的。

3　结束语

总之，企业加强对知识产权的保护，是企业创新能力与市场竞争力稳步提升的基础。所以企业必须对知识产权档案的保护予以充分的重视，将企业知识产权档案与知识产权战略紧密的融合在一起，才能在促进企业知识产权开发利用效率的同时，根据企业自身发展的实际情况，为企业进步、知识产权创新等各方面能力的全面提升奠定良好的基础。