质检机构档案体系建设与管理水平提升刍议

文/王帅龙，山东省产品质量检验研究院

1 质检机构档案涵盖的主要内容

1.1 技术标准

它是从事产品质量检验工作不可或缺的重要技术依据，在质检机构档案体系中占据着十分重要的位置，覆盖范围主要包括国家标准、行业标准、地方标准、联盟标准以及国外标准，基本要求是馆藏标准对该机构资质认定和实验室认可产品的标准覆盖率达到100%，以及在用标准的有效性。

1.2 业务档案

作为反映质检机构履行职责、开展工作所取得成果的重要形式，业务档案的归档范围主要包括委托协议书、任务下达书、合同评审记录、抽样通知单、检验报告、检验结果通知书、监督抽查检验总结、客户异议处理记录、客户满意度调查以及参加各类业务招标形成的招标材料等，一般而言，业务档案是质检机构档案体系中存量最大、借阅率最高的部分。

1.3 设备档案

设备是质检机构从事检验检测工作的必备工具，因此，设备档案是质检机构档案中较为重要的一部分。一般情况下，以设备到货为分界线，归档范围主要分为前期、后期两方面的内容，前期的主要内容有：申请执行专用设备采购预算的请示及上级批复、设备参数论证材料及上报文件、招标公告、中标标书、政府采购合同等；后期的主要内容有：设备到货后形成的有关材料，主要包括装箱单、说明书及资料、附件、工具明细表、出厂合格证书和出厂精度（性能）检验记录、开箱验收单、设备安装、调试及验收记录、设备期间核查与计量校准记录、设备维修记录、设备事故报告单、设备报废申请及批复、报废处置材料等。

1.4 科研档案

质检机构在进行标准制定、课题研究、专利发明等工作的过程中，产生了大量的科研档案，主要包括项目实施前的立项申请、立项批复，项目实施中的过程记录、有关成果，项目结束后的验收申请、验收评审有关材料、结题审计或标准审定会的有关材料，科研奖项申报材料以及科研奖励批准文件、证书或奖杯奖牌等。

1.5 资质证书档案

由相关法定管理部门颁发的、能够证明和体现质检机构能力与水平的证书或其他材料，质检机构只有取得了相应的资质证书后，方可在其资质许可的范围内开展检验、检测、鉴定、评价等业务活动，因此，它也是质检机构开展业务活动的重要依据。

2 质检机构档案体系建设存在的主要问题

2.1 硬件不好

由于思想意识上对档案工作的重视程度不够，多数质检机构对档案基础设施的投入力度不足，与对检验检测装备和实施的建设投入形成巨大反差。因此，多数质检机构的档案室都不同程度地存在着建设不达标、不规范的问题，比如：没有专用库房，“六防”设备配备不全等。

2.2 机制不顺

虽然有些质检机构也制定了本单位的档案管理规定，明确了档案管理的要求，但是由于档案管理意识薄弱，特别是单位领导对档案工作重视程度不够，导致质检机构一般均是上面只有一个名义上归口管理的部门，而下面却没有负责搜集、整理报送档案基础材料的部门或者渠道，没有建立起档案管理和报送的机制，导致档案收集难、利用难、编研难等现象十分严重。

2.3 材料不全

由于重视不够、机制不顺等原因，质检机构档案体系中虽然有比较清晰的门类，但是除了与质检机构业务工作紧密相关的技术标准、业务档案材料较全之外，其他档案等都不同程度地存在着材料不全的现象，特别是科研档案、文书档案、合同档案、特殊载体档案，由于质检机构将其纳入归档范围、进行规范化管理的时间不久，可以说是材料不全的重灾区。

3 提升质检机构档案管理水平的措施与建议

3.1 提高认识，加强宣传

一方面领导层要提高对档案工作重要性的认识，把档案工作作为事关事业长远发展和历史文化传承的一项重要基础性工作来抓，加强对档案工作的领导、投入和支持；另一方面要在干部职工中组织开展形式多样的档案宣传教育活动，大力宣传档案工作的重要性以及档案利用的价值。通过提高干部职工的档案工作意识，促进质检机构档案工作水平的整体提升，从而更好地为质检机构的业务发展、科研攻关以及文化传承等提供好资料和服务。

3.2 强化培训，提升素质

进一步加强档案干部队伍建设，选配政治素质硬、业务素质高、责任意识强的工作人员到档案工作岗上工作。加强对档案工作人员的培训，对外，积极主动地选派档案工作人员外出参加各种专业化培训，对内，定期组织档案管理岗位技能培训和技术比武，提升档案工作人员学习、提升的积极性与主动性。

3.3 加大投入，改善实施

加强对档案硬件设施配备、投入力度，做好通风、防虫蛀、防潮湿、防火防盗等配套保护设施建设与配备，更好地符合国家档案管理的有关要求。加强软硬件投入，进一步推进质检机构档案管理信息化建设，搭建质检机构档案管理平台，在条件成熟的情况下，与办公自动化系统、业务系统实现对接与兼容，提升质检机构档案管理的智能化与规范化水平。

3.4 理顺机制，落实责任

质检机构要进一步建立健全档案管理组织架构，一方面要明确本单位档案管理的归口管理部门，切实担负起整个单位档案工作的管理、指导、服务和监督职责；另一方面要将档案管理网络延伸到内设各个机构，在各个内设机构配备兼职的档案管理员，明确岗位职责和工作要求，负责做好本部门的档案收集、整理等，逐步建立起归口管理、下上联动的档案管理机制。