管理信息系统的分析与设计中需求分析的重要性——以图书馆管理信息系统为例

周 游

（云南中医学院，昆明 650500）

一、系统需求分析

需求分析是要分析图书馆图书管理信息需求的内容。数据库设计的第一步是明确数据库的目的是如何应用于图书馆的工作需求，也可以说是图书馆工作人员从数据库中需要得到哪些内容，明确了这个目标，就可以确定所需要保存哪些主题的信息。而每个主题需要保存哪些字段，可以在系统分析阶段过程中，设计者和用户双方通过密切交流，同时收集、分析数据管理中信息的内容，通过用户对处理信息的要求，对图书管理人员需求内容分析之后，即可确定了本系统的实现目标以及实现的管理功能，使工作人员能够高效、便捷地管理图书和读者等信息，从而通过数据库对所收集的信息进行安全有效的管理。

二、业务功能分析

通过对图书馆的广大工作人员工作职能的调研，对图书馆信息服务需求及服务内容进行分析研究，通过图书馆相关会议，收集确定高校图书馆管理系统的设计与开发主要实现的目标。该系统以数据库中数据表的形式将流程处理的相关信息进行存储和表示出来，即可以实现查询、删除及修改等相关记录，从而实现借、还书及图书管理等操作流程的计算机处理规范。我们可以根据图形化界面、可操作性等特征，对工作人员对系统的操作仅需要鼠标和很少的键盘输入即可，这个过程中就算是计算机基础不好的操作人员经过简单的培训之后，使用者也可以进行熟练操作。既可实现图书馆对外借书、还书的简单操作，从而大大提高图书馆管理人员的工作效率，也可以实现图书馆对所藏图书的按类、题名等多方面的查询，最大程度地方便读者和图书馆工作人员对所涉及图书信息的检索。另外，可以进一步实现图书馆对图书入库，破旧图书剔旧的简单处理，建立电子图书账本，提高图书管理工作效率。建立图书馆读者数据库，可能方便对读者档案的查询和编辑，以实现工作人员对读者进行有效查询，进而加强安全性，也需要配套建立相应的图书馆工作人员数据库，规定每个工作人员对软件操作的权限，以便最大限度地保护数据库的安全程度。图书馆信息管理系统可以通过系统内部设定权限来提高整个系统的安全性，满足图书馆工作的安全性需求。该系统实用性强，较能满足小型图书馆管理的需要，并且发挥计算机管理的优势。由于系统搭建简单、维护方便，利用图书馆现有的终端设备和日常的简单维护就可以保证运行可靠，也节省了相关费用。

软件工程是指导计算机软件开发和维护的科学。为克服软件危机，人们从其他的产业化生产得到启示，采用了工程的概念、原理、技术及方法来开发和维护软件，把经过时间考验并且证明正确的管理技术与方法技术结合起来。这就是软件工程，即应用计算机科学、数学及管理科学等原理开发软件的工程，借鉴于传统工程的原则、方法。

管理信息系统为了使企业信息系统的运行、维护和开发活动协调一致进行，以提高系统整体效率的整体计划活动。它要求确定长期的管理体制，保持新系统与老系统整体的一致性，保证子系统与系统整体目标和活动的一致性。

三、管理信息系统在系统功能

1.经济管理。由于知识的共享，可以极大提高整理、收集、保存和分析国家或者地区的相关的经济信息，以便及时准确地掌握该地区经济的运行情况。有效的信息管理能够提高组织，利用程序快速地来收集和处理信息，可以保障信息的及时、完整、准确，做到为国家经济部门、各级决策部门以及企业提供经济信息和辅助决策的手段。

2.企事业单位管理。主要对涉及企业或工厂“人、财、物”“产、供、销”等多方面的信息进行收集、整理、储存和分析，提高信息的利用水平，用好信息系统尤其是决策系统，提供生产监控、预测及决策支持功能，使得这些信息不仅仅用于简单的事务处理，也可以广泛用于决策和需求方面的分析。另一方面，可以降低组织的管理和营销成本，应用信息技术，可以减少中间环节，提高工作效率，降低成本。

3.自动化办公。管理系统在图书馆的应用就属于典型的自动化无纸化办公，通过管理信息系统，可以提高对读者优质服务的能力。采用先进、有效的信息技术手段，可以提高图书馆的快速响应能力和服务反应力，可以及时地获取读者的需求信息，为读者提供更加及时、更加准确的服务。办公自动化的主要目的在于应用局域网等技术提高图书馆的读者服务能力和服务水平，其特点是改变传统老化的服务结构。

4.专业领域。通过信息管理系统，很多行业可以提高本行业的竞争力。信息时代，掌握了信息，就拥有了核心竞争力，在行业竞争中占据有利位置，拥有信息将成为企业的一种必不可少的宝贵财富。

图书馆信息化实质上是将图书馆各种业务尤其是与读者的交互业务过程数字化，旨在通过各种信息系统网络加工生成新的信息资源，提供给图书馆系统管理员、馆员、师生读者观察各类动态业务中的一切信息，可以做出有利于图书馆各种业务组合优化的决策，以便图书馆资源合理配置，即可使得图书馆能适应变化的信息竞争环境，实现最大程度和最好的服务育人的作用。

图书馆信息化建设涉及整个学院信息资源的管理，不能用局部模块的信息化来表示。它需要借助计算机技术的方方面面，尤其是专业信息化的力量来构建完成。图书馆信息化建设与其说是一场技术革命，倒不如说是对图书馆对自己服务方式的创新。也就是应用先进的工具（信息化）对图书馆的经营管理进行合理的改变，以提升其核心竞争力。图书馆文献资源信息化的建设思路是随着管理理念和信息技术的发展而不断发展变化的，它的发展呈螺旋上升的方式，是一个典型“扬和弃”的过程。

可以说，图书馆信息化是一项复杂的系统变革，作为没有完成信息化战略抉择的图书馆来说，头等大事是在战术策略方面，要借助外部中立的、第三方的一些信息化咨询机构的知识、经验，要切实把握和解决好信息化规划与建设过程中的一些带有规律性、普遍性和策略性的问题变化。

四、管理信息系统信息化建设顺利进行的保障

1.体系结构。为了增强图书管理软件结构的灵活程度，笔者采用了如下解决方案：建立分布式的校园网络通信体系网络，利用分布式体系架构将传统的整体式模型在两个方面进行变动。第一，这个体系结构将图书管理系统功能为C/S结构。当学院规模扩大导致业务增多时，为管理大规模的图书系统提供应用环境。第二，采用数据库VB，即可满足业务需要。

2.国家标准。该系统遵守教育部2002年12月所颁布的《教育管理信息化标准》规范中的所涉及到的“图书管理系统子集”系统，拟采用《中国图书馆分类法》最新版本即第四版本，以便能适应教育部对未来学院教学手段现代化的管理需要，为了让该系统在图书馆局域网中可作为一个独立的图书管理信息系统运行环境，图书馆也可以接入校园网中方便广大师生读者查询和续借。

3.编目格式。大多数的图书馆已经认识到编目数据标准化的重要性，在此过程中也积极采用CNMARC数据作为编目数据的最基本格式要求，以上要求已成为图书馆界的共识。该系统旨要解决图书编目数据制作中的一些需求，并且同时也要保证编目数据的标准和规范，但是由于MARC格式是一种很复杂的数据，并且也是一种非结构性的数据类型，这些字段的重复和可变长度使得某些不是专业软件人员处理起来非常困难。因此，为了减轻CNMARC数据的编写需要，图书馆决定编写一个专门对图书馆标准数据进行制作、处理、转换、管理的很实用的模块内容。

4.存储数据。图书馆图书藏书量大而全，怎样保存书目数据和用户信息就是一个很重要的方面。图书馆以往经常采用一个单一目录来保存所有读者的信息和图书信息，这样便导致在用户数量较多时就降低了文件系统的稳定和快速性。在使用很多级目录时，并且每个目录下的文件数量要有一定的限制的时候，要保证打开文件时的系统消耗为最低。鉴于以上原因，笔者决定不再使用简单的文件来保存信息，而完全采取数据库形式来保存信息，虽然图书管理软件有数据的存取也同时具有数据的查询能力，并且变化较大，这样往往会造成性能和存储空间上非常大得没有用处。而刚好现在的大多数据库信息系统都支持群集，因而这能很好地解决该缺陷。图书馆所设计的系统要求在访问书目数据和用户信息时可通过统一的数据库操作接口进行访问，可以增强移植性和分布式操作。

5.标准的记录管理方式。读者信息采用关系型数据库方式进行管理应用，这也会带来一个不好的方面，伴随着时间的变化，数据库中表会越来越多。若是有用户查询读者信息的时，所查询语句用的时间较长的时候，势必就会影响查询速度。为此，我们可以将读者按其系部建立相应的表格，再将本部门用户的信息存储在相对应表中。这样，本部门的用户在查询邮件的时候，就会在其部门表中进行查找，从而可以提高查询速度，提高邮件系统效率。

五、该信息管理系统主要技术路线采用结构化的软件方法进行系统设计与实现

对于本文中关于数据库选择，依据现实和客户的实际使用规律，系统后台数据库需要具备如下特征：一是数据共享，不再是程序数据库和数据的一一对应方式，而全面实现数据共享；二是并发控制，多个用户同时使用数据，类似于超市收银台多个端口的同时访问；三是故障恢复，当数据库发生容错时可以自动恢复；四是快速响应，可以高效的查询和调用数据；五是数据完整，数据完整、稳定可信性是信息管理系统可以正常运行的重要保证；六是数据一致，从不同的入口对数据进行统计将得到同一结果；七是兼容，支持多种操作系统及开放性数据获取数据；八是安全保密，通过数据加密保证数据不被篡改及安全稳定。

针对该信息管理系统我们要做的事情可能面临升级效率更高的数据库软件，建立多个服务器的分布式查询端口，把数据操作隔离开，根据数据库的特点进行相对应的数据操控，优化数据构成，从而该系统逐步成为一个成熟高效的管理信息系统。

六、结语

图书管理信息系统的质量直接影响到图书馆工作的正常进行，因此在对该系统进行设计之初，就应该将系统的实用性要求放在第一位。该信息管理系统力求能够紧密切合图书馆和工作人员的实际情况，为确保彻底解决传图书馆借阅方式的效率低的问题，还需要考虑系统优势。时至今日，信息化的发展速度令人惊叹，无数次技术上的更新都推动了信息化建设的飞速发展。图书馆需要与时俱进，站在较高起点，在中小型图书馆信息管理系统的设计过程中，需要采用较为先进和成熟的技术，让系统在性价比上拥有一定的优势。并且，系统中的所有设计都遵循现有的国家标准、行业标准，符合软件工程中的设计原则。图书管理信息系统提供安全机制以防止非法授权为各子系统提供严格灵活的用户和权限分配，作为数据库管理过程，需要建立起完备的数据备份恢复能力。对于关键的信息的操作提供日志输出，对于图书馆信息化建设的全盘考虑和整体规划特点，该系统要能够与其他业务系统进行对接，系统为其他系统预留有应用接口和数据传输接口，为其他系统与我系统间的信息交互提供保障。系统设计初期在数据库设计上同样遵循该原则，以便在数据访问层以网页服务器的访问方式。出于对后续升级工作的考虑，系统的所有功能模块的设计都预留了扩展接口，需求和使用的变化在设计初期就应考虑到，这十分有必要。

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