国有企事业单位电子档案存在的风险及对策

孙婷婷

中国大唐集团有限公司辽宁分公司 辽宁沈阳 110004

我国快速进入科学技术现代化发展建设以来，各行业发展非常迅速。档案管理工作是非常重要的工作，也是我国档案事业的重要组成内容。档案管理具有比较复杂的内容，对时效性的要求比较高，我国社会人力资源的流动性比较大，档案管理工作所体现的价值和作用也越来越高。

1 电子档案风险形成的主要因素

（1）物理层威胁，物理层威胁主要包含对硬件环境、设备以及连接线路等的安全造成威胁。其一，对硬件环境造成威胁的因素主要有电源是否能连续稳定供电，是否有抗静电、抗辐射措施，是否有防水、防尘土、防漏电、防短路等安全防护。其二，对硬件设备及连接线路造成威胁的主要有自然灾害与人为因素。自然灾害可直接破坏硬件设备和网络设施，损坏连接线路，造成断网。人为因素主要包含人为疏忽与人为干扰两个方面，其中，人为疏忽是由于用户使用欠妥当、安全配置未设置或设置不合理致使出现安全漏洞，从而为网络安全埋下隐患。（2）制度体系建设滞后；近几年，我国逐步建立了档案安全法规，但由于受到以往档案管理思维的束缚及影响，使得档案安全法规并不完全适用于所有档案管理工作，最突出的表现为电子档案信息安全面临众多威胁。虽然相关机构及档案管理部门已做了多次调整，但安全标准制度体系仍不够全面。致使电子档案一旦面临威胁或出现问题，存在无法可依、无章可循、无惩可行的情况。（3）重视程度偏低，人才匮乏，现阶段，由于国有企事业单位档案管理从业者的综合素质参差不齐，专业技术水平低，档案信息安全意识差等，不仅制约着档案管理行业的进一步发展，而且使档案信息安全管理受到影响。主要表现为：第一，很多档案部门的管理人员缺乏档案信息安全保护意识，甚至将档案安全管理工作弃之不理，致使信息安全管理工作极为被动；或是部分管理人员专业知识与技能水平低，虽然有安全保护意识，但心有余而力不足，无法将安全管理付诸实际。第二，众所周知档案管理行业信息安全保障人才奇缺，致使电子档案信息在遭遇新型安全威胁时，无法得到及时有效的解决，信息安全得不到良好保障。

2 电子档案风险的对策

2.1 法制标准

针对档案制定专门的法律法规以及具有针对性的内部安全管理规章制度。其中，立法应具体、全面，实现档案信息的全程全覆盖，并根据电子档案信息安全所面临的威胁制定针对性的建设标准，约束威胁档案安全的行为发生。另外，根据各自的工作模式以及现实情况，制定个性化的、针对性的规章制度，具体到个人、具体到岗位、具体到设备，以实现有规可依，有惩可惧。

2.2 数字档案资源建设

数字档案资源建设包括传统载体档案数字化、电子文件收集、档案信息资源的数字化整合。相对而言，传统载体的数字化是这三块内容中各企事业单位做得相对较好的一块，对于纸质版本档案的数字化，可以方便利用并有效降低查档时间，档案人员和企事业管理者相对有更多的动力投入到这块工作。现有情况下，电子文件收集整合相对欠缺。企事业单位越来越多地把信息放到各种新媒体上，网络档案信息数量激增而且杂乱分散，要做到对网络档案信息的快捷有效利用，必须将信息进行有效的分类整合。面对成倍增长的大量电子文件，我们传统的逐份阅读直接鉴定法将遇到严峻的考验，如何对这些文件进行快速分类，鉴定归档内容和期限，我们或许更需要大数据从技术上来解决。

2.3 建立技术保障体系，增强网络防护安全

有些风险因素已经出现，但还没有造成损失。应对风险认为：一是加强基础设施建设，实行物理隔离，所有网络和计算机设备必须保障无故障运行，保证合法用户的正常和规范使用；二是使用正规存储设备，实行加密、容灾备份、纸电双套制、异地备份等措施，保证档案数据的安全与完整[1]。三是建立网络病毒防护体系，及时更新病毒库，增强对风险的抵抗能力。

2.4 档案信息资源也要紧抓大数据时代这个机遇，建立起新的传播方式

不同企事业单位实现档案信息共享，有利于相互间交流学习。在大数据时代，企事业单位更应对自己原有的档案信息资源结合现实的情况，将更具有价值的档案进行共享，将不具备价值的档案进行剔除，实现档案资源效用的最大化。

2.5 保证档案管理工作的持续健康发展

现代科学技术发展快速，信息技术使用范围不断增加，档案管理工作对于信息技术的发展有很高的依赖性，所以档案管理必然也是向数字化和网络化方向发展。为了科学的进行档案管理，需要有严格的制度，对档案管理的问题给予纠正和处理，这样才能够促使档案管理工作健康的发展，长远的发展。

3 提高档案管理科学化水平需要遵循的原则

（1）发展原则，社会发展快速，科学技术日新月异，任何因素的变化都会对科学技术的改革和更新产生影响，在该种情况下，提升档案管理科学化水平时要对科学发展的内外因素给予重视，从多角度来对当前的科学发展趋势进行分析，对现有信息技术给予利用，更新新技术，将目光放得长远一些，在发展中建立优势。（2）服务原则，目前档案管理者对档案信息的价值有比较明确的认识，非档案工作中不一定能够了解，认为档案信息比较神秘，不是普通人能够接触得到的，并且档案管理严密性的影响让外国档案管理长期处在被动地位，其价值得不到提升，发挥不了服务性，所以需要扩大服务范围，加大服务力度。

4 结语

总之，在国有企事业单位电子档案管理过程中，必然会存在一系列的问题与隐患，不仅影响档案信息的真实性与完整性，而且还会造成机密文件的外泄，威胁企业、单位，甚至是国家的信息安全。因此，国有企事业单位档案管理人员必须不断加强自我学习，理论结合实际，勇于探索创新，及时发现并处理好潜在隐患，确保电子档案信息的应用安全。