电子技术在档案信息化建设和管理中的作用

刘滨

江西省建筑工程建设监理有限公司 江西南昌 330029

进入新实际以来，我国的电子信息技术发展十分迅速，目前已经进入了网络信息时代，电子信息技术方便了我们的日常交流和联系，对于商业、经济、政治以及医学都有很多的帮助，涌现了一大批的相关新兴电子信息技术产品，各个年龄段的人们都会使用，特别是年轻人对于新兴的信息技术产品的依赖越来越高，年轻人的生活中已经无法缺少电子信息技术产品，比如：手机、电脑等。很多传统的工作方式都随着电子信息技术的出现而产生了变革，常见的有档案管理，传统的档案管理充满了繁琐，都是纸质进行数据信息记录，而档案管理进行了信息化升级，工作效率和工作成果已经发生了很大的改变，升级后的电子信息档案管理可以把我国的档案管理工作推上一个新的巅峰。

1 电子信息化档案管理的概念

电子信息化管理是指在时代和社会的影响下，以高新科学技术和发达的计算机网络技术为媒介手段的一种信息计算、数据储存的管理新模式。电子信息化管理制度在企业中一般将信息储存在私人计算机、硬盘、U盘等储存软件中，然后利用计算机网络技术对储存的信息进行管理分类、调查总结、转运传递等。

2 电子信息化管理的特点

计算机网络技术在人们的日常生活中越来越重要，甚至不断地被各行各业应用到了实际工作中去，为了跟上时代进步的步伐，符合社会和人民的要求，企业在档案管理工作上也开始利用电子信息技术了。经过人们的探索和挖掘，使电子信息化管理在档案管理工作中已经趋于成熟，无论是档案的生成还是储存都与电子信息技术息息相关，电子信息技术以其独有的严密性和方便性在档案管理中占据了不可缺少的位置，相较于传统档案管理工作而言，电子信息化管理需要的工作人员更少，却更能保证档案的安全性，且由于电子信息化管理是将档案储存在计算机中，因此，调取档案、储存档案只需要进行电脑操作而不用耗费大量人力物力进行翻阅寻找，电子信息化管理将档案管理工作变得更加安全便捷。

3 电子信息化管理模式在档案管理中的作用

3.1 构建了有流程体系的档案管理工作。

电子信息化管理的档案管理工作给当前阶段档案管理带来的与传统管理最不同的地方在于它能做到资源共享，以及能使档案管理工作变得有条理有流程，利用电子信息技术可以让档案管理变成自动化管理模式，不需要人为操控，只要在投入使用之前提前设定好相应的程序，计算机就能根据实际情况进行操作，将信息储存和信息共享完美地融合在一起。

3.2 增加了企业档案管理工作的效率

计算机作为电子信息化档案管理的基础原件，进行信息管理工作的方式会比较灵活，档案信息的存贮部件一般为网络数据库以及移动硬盘等等，存贮的数据量比传统的纸质档案管理更多、更全面，电子信息档案管理模式进行存贮数据信息的时候不会占有有限的空间存贮资源，同时也增加了信息存贮的环保性，动动手指就可以完成信息数据录入和调取，档案管理的工作效率也会更好。

3.3 提升了档案管理工作的精确性

档案管理是企业管理的一个重要的组成部分，完善的档案管理工作可以提升企业的运行管理，档案管理工作具体细分为员工信息档案管理、企业资料档案管理、工作渠道档案管理等等，档案管理的信息数据可以看做是企业未来发展的重要参考信息源，所以企业必须要增加档案管理，重视企业的档案管理，提升企业的档案管理的精确性，电子信息技术升级的档案管理系统以计算机为信息载体，计算机的计算能力要别人类要高很多，计算结果的精确程度也会更好，在进行特点档案信息查找的时候，计算机要比人类自身查找要更方便、更快捷、更精确。

3.4 增加了档案管理工作的时效性

时效性作为档案管理的重要目的指标，其重要性不言而喻，一般来说，在传统的档案管理思维中，档案管理工作量大，工作任务急，而档案的管理能力不发满足现有的管理需要，长时间的档案管理工作还是无法解决档案管理的需求，造成了档案管理的时效性延迟，因此对于企业档案管理进行信息话技术升级改造，可以最大程度提升企业的档案管理工作，加速档案管理工作进度，保障了档案管理的时效性。

4 结语

综上所述，经过社会和市场的影响，企业要想满足自身的发展需要，对于一些落后的传统工作模式必须要做出改变，改变传统的档案管理模式已经成为时代发展的必然，只有新兴的电子信息档案管理才能实现高效工作模式，因为其更具有严谨性和便利性。所以，在企业运行中关于档案管理的工作可以进行电子信息技术升级，释放不必要的人力资源，减少企业档案管理的人力成本支出，提高了企业的经济效益，当前有很多的企业多接受了档案信息化建设和管理，这也是企业提升自身在经济市场上竞争的核心能力。