新形势下机关事业单位人事档案管理存在的问题与策略

2018-12-06郑红

商品与质量 2018年51期

郑红

福建省三明市梅列区人事人才公共服务中心福建三明 365000

近年来，为顺应时代发展的需求，我国的机关单位在档案管理方面更加注重信息技术的应用。进而，促进了我国机关单位档案管理信息化的快速发展，提高了档案信息收集与整合的效率。各类行星的管理机制和模式得到了深入发展，进一步增强了机关单位档案管理的整体质量。但是，在实际的机关单位档案管理信息化发展过程中，管理意识、模式等方面的问题频发，导致机关单位档案管理信息化难以真正的发挥效用。这是我国机关单位档案管理信息化发展建设需要解决的首要问题，也是制约我国机关单位进一步发展的关键因素。因此，必须加强对机关单位档案管理信息化发展建设的重视程度，提高机关单位档案管理的信息化水平。促进机关单位档案管理信储存模式的多元化发展，不断优化信息收集渠道和整合路径。进而提高机关单位档案管理的效率和整体质量，为机关单位的进一步发展打下坚实的基础。

1 新形势下机关事业单位人事档案管理存在的问题

（1）事业单位档案管理工作缺乏信息化建设。随着我国信息技术的发展，信息技术在我国各领域都被广泛应用，然而，我国部分事业单位依然采用传统管理方式，没有将信息技术充分融入管理工作中去，导致事业单位工作进度与低成本方式难以保持同步，大大削弱了事业单位管理工作的反馈机制，并且出现了档案管理的同步要以更高成本作代价的现象，非常不利于当前事业单位档案管理工作的顺利开展。

（2）人事档案管理工作意识淡薄，重视程度不高。在人事档案管理过程中，人们对人事档案管理工作的意识浅薄，以为就是对人事档案的简单保管，只要不丢失能够随时查阅就可以了，通常对人事档案管理工作都持冷漠的态度，很多单位也因此减少了对人事档案管理人员的配备，减少了对人事档案管理工作所投入的资金，导致人事档案管理工作得不到必要的保障，影响了人事档案管理工作的健康发展。

（3）人事档案信息化管理程度不高。随着科学技术手段的不断更新，人事档案已经普遍采用信息化手段来进行管理。但在人事档案管理工作中，有些先进的技术手段还没有被使用，计算机技术还没有在事业单位人事档案管理工作中广泛地运用，不利于提高人事管理效率，同时也造成人事档案管理资源的浪费。

2 新形势下机关事业单位人事档案管理存在问题的策略

（1）提高对机关单位档案信息化管理的重视程度。提高对机关单位档案管理信息化架设的重视程度，从思想认知上对档案管理信息化进行充分的了解。通过建立规范的管理制度，为档案管理的信息化发展打下坚实的基础，也是档案管理稳定发展的重要保障。随着信息化技术的不断发展，档案管理方式也需要根据时代的发展需求不断的变革创新。通过调整管理制度和模式，增强档案管理的制度化建设。并对实际的机关单位档案管理工作作出明确的规定，确保档案管理工作健康有序地发展。在实际的机关单位档案信息化管理过程中，应对档案信息的保存时间、方式、方法以及公开的程度进行明确的界定。确保相关机关单位档案管理工作人员的工作具有科学性和规范性，以实现机关单位档案管理质量的提高。在全新的发展背景下，需要对机关单位档案管理制度不断的进行修订，补充空白领域，确保机关单位档案管理信息化的顺利发展。

（2）建立健全机关单位档案信息化管理体制。科学合理的机关单位档案信息化管理体制，是相关工作开展的基本保障。随着科学技术的不断发展深入，对于档案管理工作的帮助逐渐增加。因此，在实际的机关单位档案信息化管理工作中，必须加强档案工作管理和信息化技术的融合程度。针对档案信息管理体制中存在的管理力度不足等问题，建立健全完善的管理体制。进一步提高机关单位档案信息化管理的效用，确保档案管理工作为机关单位的发展提充足的信息基础。同时，针对现阶段我国的档案信息系统建设较分散的特点，加强对软硬件选用过程中的控制。建立完善统一的管理体制，以确保机关单位档案信息化管理的统一性和整体性。

（3）实现档案信息资源的信息共享。现阶段，我国的机关单位档案信息化管理在硬件管理和软件功能发挥方面，还存在较多的问题。针对软件应用环境混乱和硬件设施管理不到位的发展现状，需要在实际的机关单位档案信息化管理中加强对档案信息共享的开发程度。通过信息资源的共享，打破传统档案管理模式中，各个部门的档案信息管理各自为营的现状。进一步明确档案信息化管理的内容和范围，明确的规范档案管理过程中各项工作环节的注意事项和工作重点[1]。实现档案信息管理的现代化发展，保证档案信息资源共享渠道的畅通。

（4）推进机关单位档案管理信息数据库的建设。机关单位档案管理的信息化发展，是对传统的档案管理文件处理方式向信息化管理转变的必然趋势。为进一步推进信息化管理的发展，必须加快档案管理信息数据库的建设。档案信息数据库系统建设，是档案信息管理的核心，也是对机关单位档案管理进行统一处理的基础。机关单位档案管理数据库建设是一个长期的过程，在相关工作的开展过程中，需要循序渐进从低级到高级的进行建设。充分的结合档案管理内容和计算机信息技术，实现两者的协调合作。以实现综合数据及档案目录库的集合生成，进而逐渐形成网络开发式以及分布式的数据库，提高档案管理的效率和整体质量。