政府数据开放型档案服务创新策略的研究

2018-12-06万玉侠

现代商贸工业 2018年34期

万玉侠

(濮阳职业技术学院,河南濮阳 457000)

0 前言

大数据发展的核心动力来自于数据的测量、记录和分析，而档案管理数据化的核心就是量化，即把文字变成数据、把角色变成数据、把沟通变成数据。这中间能够起桥梁作用的就是政府档案管理部门。推进政府数据开放的标准化和社会化，能够拓展档案部门的服务领域，提高档案数据的使用效率，促进档案管理事业的发展，为各级政府利用数据信息进行政策决策提供重要参考依据。

1 数据开放背景下档案服务的特征

政府数据开放是互联网时代政府职能创新管理的一大进步。对档案管理工作而言，在不断变化和演变中逐渐积累了一些特质。具体表现如下：

(1)交互性。从使用者的角度来说，政府档案数据开放可以在时间和空间上均有所开放，产生无时无刻的“服务空间”，提高政府的办事效率，信息畅达降低了使用成本，使得政府档案数据的使用的交互性逐渐增加。

(2)统一标准。政府数据开放的电子档案技术标准是在一定的权限范围内，全国各级政府、各行各业通用的标准，甚至对于某些数据而言，无需权限设置，具有极大的共享优势；是适合数据使用者和数据管理者各自使用的共同平台，通过规范化的标准来降低搜索成本，及时找到档案数据信息目标。

(3)丰富性。政府数据的开放程度，也即是可以使用的范围，与信息数据的丰富性是反比的。通过影像、文本、视频、音频等形式都可以被传递共享。其丰富性也就为使用者的依赖政府数据的使用提供了可能，政府数据也就逐渐成为使用者获取档案信息的主要窗口。

(4)信息密度。档案服务能够获得的信息数据质量和数量构成档案信息的密度。政府数据开放降低了档案信息的收集、储存、处理和使用的成本，并极大地提高了档案数据的流通性、准确性和及时性。同时，信息密度的提升还可以帮助档案管理部门根据档案等级、档案属地、档案时间等要素差异化处理。

2 基于政府数据开放视角的档案部门角色审视和定位

基于政府数据开放的档案服务，极大地促进了数据档案的使用效率，提高了政府的办事质量效率。毋庸置疑，基于大数据背景下的政府数据开放，政府档案管理部门被时代赋予了全新的角色定位。

2.1 大数据背景下政府数据开放的新定义

政府档案管理在信息平台模式中，不仅要停留在共享层面，而且要对于数据有点到边、再到面的定义。传统的档案管理是某一级政府或者某一个部门的职责分内之事，各自为政、资源共享渠道狭窄，大家往往依据各机构自身拥有的资源数据量为评判各机构的档案管理水平。现代的档案管理借助政府数据开放实现社会经济领域的数据共享。不仅如此，在社会经济领域之外，也要毫无障碍的数据开放、准则宽松的数据开放，而不是过滤机制极度严谨的低度开放策略。只要通过政府数据共享平台，该群体就是通过平台机制选择被纳入生态圈之中的受众群体，无论审核体系多么严格，也能够发展成为我们所说的“面”。

2.2 档案数据共享的价值意义

档案数据共享有利于档案信息的便捷信息检索，用户可以通过搜索关键词来查找相应的信息资料，可以根据自己的需求进行目录或者文字的查找。档案数据共享可以节省存储空间，减少档案的重复储存。档案数据共享可以避免信息的丢失，通过文字化、数据化的处理，将大量的信息存放到计算机系统内永久储藏。档案数据共享可以加强信息安全，通过共享平台将档案信息数据进行一体化共享，能够有效保障档案数据的权威性和真实性。档案数据共享可以有效拓展档案价值的外延，降低成本、提高资源的利用效率、最大限度地发挥档案服务职能。

2.3 档案管理部门的角色定位

档案管理部门是政府数据开放的主要参加者、管理者、保障者。面对复杂庞大的数据资源库，档案管理部门要全流程地参与数据开放具体运行，做到每一份数据档案都是在政府管理部门可控范围之内合法正当使用。档案管理部门要密切关注数据共享的关键流程，比如档案存储保管形式、档案保密期限、档案数据维护等关键节点，厘清关键节点的操作步骤和责任分工。档案部门要依据业务运行的需要，不断优化改进基础配套设施，以适应数据开放便捷、及时的要求。

3 政府数据开放环境下档案服务创新策略

政府数据开放环境下档案服务创新策略，要结合档案服务的具体特征、档案管理部门的角色定位等实际出发，从法律法规、数据意识、平台建设、创新服务内容等四个方面制定改进措施，提高档案的服务效率。

3.1 健全政府开放数据法律法规

围绕政府数据开放的业务内容、技术水平、数据构成、共享标准等要素，建立统一的标准尺度，形成规则规定或者行业规范，进而取得法律政策上的支撑，保障档案部门之间、档案部门与政府各级部门间的互通性和共享性，进而提高档案管理的规范化、标准化水平。对数据开放的权限范围、使用方式、责任归属等方面进行统一管理，出台相应的指导意见，要求使用者合法、正当、高效地使用档案数据，鼓励政府在可控的条件下最大限度的实现数据开放。

3.2 提高档案数据化服务意识

档案数据化服务意识提高对于档案服务部门来说是十分重要的，直接影响到其从事档案事业的动机和工作积极性。通过教育、培训等手段来提高档案管理者的数据服务意识，利用新媒体和资源数据平台来提高数据化服务技能，帮助档案管理者提高档案管理工作效率和质量，确保档案用户第一时间考虑运用档案数据来了解和使用档案资源。

3.3 加强档案数据平台建设

共享平台的构建要建立在大数据顶层设计思维的基础上，档案管理部门便是顶层设计者。档案数据服务平台的构建要考虑供给与需求间的契机，利用云计算、PC移动客户端等高新技术手段，对储存的信息资源加以甄别与整合，并通过网络数据通信系统，实现档案信息资源在任意位置、各种终端的分享共用。此外，档案管理部门还应建立平台适用的基本规则以及用户间的相互监督制约机制，通过一定的手段监控或者过滤用户，确保平台使用的安全性。

3.4 创新档案服务内容

档案服务部门可以针对数据使用采用评分机制，当用户的评价数量达到一定的规模时，汇集而成的总评价结果是最具公信力的信息结晶，这个结果所反映出的问题是最具导向性的，管理部门可以通过问题导向制定档案数据服务的改进优化方案。档案管理工作需要积极寻求恰当的第三方合作商，对于一些辅助业务，可以采取业务外包的形式，减少档案管理部门的运营压力，提高档案管理工作效率。