邮件合并在批量制作准考证中的应用

王虹

摘要：在日常办公生活中我们有时需要批量处理一些具有固定格式的文档，Word中有一项功能叫做“邮件合并”，可以帮助我们完成所需要的工作。本文以Word 2007为例，介绍了如何利用Word和Excel批量制作带照片的准考证。

关键词：邮件合并 Word Excel

在办公应用软件中，Word和Excel应用的频率较高，给我们的工作和生活带来了极大的方便。有时我们需要处理大量的模板化的文档，例如工资条、准考证、入取通知书、毕业证书等。这就可以利用Word中的邮件合并功能，利用它可以批量处理信函、电子邮件、标签等具有固定格式或模板的文档。

“邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。具体地说就是在邮件文档的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料，从而批量生成需要的邮件文档，因此大大提高工作的效率，“邮件合并”因此得名。使用“邮件合并”功能完成相关文档处理的步骤如下：

一、创建主文档

主文档指具有相同模板的文档，在Word 2007中根据用户不同的用途，提供了不同的主文档模板，比如：信函、电子邮件、传真、信封、目录等。本文的主文档是用Word制作的准考证。

二、创建数据源文档

数据源文档是一个具有规范格式的文件，在Word 2007中，用于进行邮件合并的数据文档可以是下述任何一种类型的文档：

●Microsoft Outlook联系人列表；

●Microsoft Office地址列表：

●Microsoft Excel工作表或Microsoft Access数据库；

●其它数据库文件：

●只包含一个表格的HTML文件；

●不同类型的电子通讯簿；

●Microsoft Word数据源或域名源；

●文本文件数据列表。

本文用的数据源文档是Excel文件，其中包括姓名、部别、考号、座号、照片等信息，分别对应着主文档中的字段。

三、进行邮件合并

（一）选择文档类型。打开主文档（“准考证模板”）后，点击“邮件”选项卡中的“开始邮件合并”按钮下的“邮件合并分步向导”，在出现的“邮件合并”任务窗格中，提供了信函、电子邮件、信封、标签、目录五种文档类型，准考证属于“信函”，点击“下一步：正在启动文档”。

（二）选择开始文档。在此选项中提供了“使用当前文档”、“从模板开始”、“从现有文档开始”三个选项，因为现在我们已经在“准考证模板”这个文档中，所以选择“使用当前文档”，点击“下一步：选取收件人”。

（三）选择收件人。在“选择收件人”这一步里有“使用现有列表”、“从Outlook联系人中选择”、“键入新列表”三个选项。事先准备好的数据源文档属于“现有列表”，所以在这一步中选择“使用现有列表”。接下来要指定数据源的位置，点击下方的“浏览…”按钮。在弹出的对话框中选择数据源文档，在这里我们选择之前做好的Excel文档——“考生信息”。然后点击“下一步：撰写信函”。

（四）撰写信函。这一步也叫做“插入合并域”，是将主文档和数据源文档联系在一起的重要步骤。在这一步中提供的选项有：地址块、问候语、电子邮政、其他项目。将鼠标定位到主文档中各字段的位置，选择“其它项目”，在弹出的“插入合并域”对话框中，选择相应的字段名。或者点击“邮件”选项卡中“插入合并域”下的相应字段，其中“照片”域的插入方法有所不同。

首先注意的是，在数据源文档中，写照片路径时一定要用双斜杠，然后在主文档中，点击“插入”选项卡下的“文档部件”下的“域”，在弹出的对话框中选择IncludePicture，文件名暂定为“photo”。接下来，选择主文档中刚刚插入的IncludePicture域，按shift+F9将其切换为域代码，选择“photo”，然后在“其它项目”中选择“照片”，这样就将照片链接到数据源文档了。

（五）预览信函。这时考生信息已经链接到主文档了，通过“预览信函”选项区域中“收件人”左、右两侧的按钮可以对每个考生的信息进行预览，但此时照片还没有显示出来，需要按一下F9，照片就可以显示在文档中了。

（六）完成合并。在这一步中有两个选项“打印…”和“编辑单个信函…”，可以将合并的文档直接打印出来，也可以单个进行编辑。选择“编辑单个信函…”，在弹出的对话框中可以输出全部记录，当前记录或指定记录。此时，自动生成了名为“信函1”的文档，里面包括了所有考生的信息，但所有考生的照片都是同一个人的，需要将整个文档刷新一下，按Ctrl+A全选文档后按F9键，这时所有考生的照片就刷新出来了。

四、结语

邮件合并功能不仅可以帮助我們批量制作准考证，也可以制作工资条、工作卡、奖状、毕业证书等，可以将类似繁琐的工作简单化，减少人工制作出现的错误，更能快速的提高工作效率。