教务秘书在高校教学管理工作中的作用与困境

李 婧

(盐城师范学院，江苏 盐城 224007)

1 引言

大学不同于科研机构，其主要作用应该还是立足于教书育人。教学是高校最重要、最核心的工作，良好的教学管理则是各个高校规范日常教学秩序、实现人才培养目标、控制教学质量的有力保障。

教务秘书则是学院(系科)实施教学管理工作的核心人员，提高教务秘书的业务水平，关心这个群体的生存状态，是实现教学管理科学化、制度化、规范化、程序化的重要保障，也是“建设好一支高素质、高水平的教学管理队伍”必不可少的一环[1]。

2 教务秘书的作用

2.1 院、系领导的主要助手

教务秘书的主要工作之一就是协助院系领导处理日常教学管理工作，包括以下几个方面：①根据教学任务的下达，结合班级情况、教师个人情况、教学场所安排等因素，科学合理地编排课程安排表,及时落实和统计教师的调、停、补课情况，保证教学计划的有序执行；②收集、检查、整理教师开课计划表、期末试卷、教学日志、学生毕业论文，以及其他教学材料，整理归类，妥善保存，随时接受上级检查；③协调安排各类讲座、观摩课、示范课的时间、地点；④及时通知各教研室、教师做好每学年的教材征订工作；⑤负责每学期学生的核实注册，认真审核毕业生的毕业条件；⑥协助领导落实、检查、总结期中教学质量检查工作，召开教师和学生座谈会，提交和归档相关材料；⑦协调安排期末考试、补考、重修、四六级英语、计算机等级等考试、普通话测试的的时间、地点及监考人员安排；⑧协助教务处、院系领导做好每学期教师工作量的统计、考核工作。

2.2 院、系和其他部门联系的纽带

教务秘书处于教务处、教学院长(系主任)、教师、学生以及其他院系同行的交点位置，经常与学校教务处及其他院系、部门进行沟通和交流，需要接受和传播大量的教学信息，传送转交各类文件、文档。因此，教务秘书具有不可替代的信息交流和协调沟通的纽带作用。

例如，与教学有关工作任务，基本都是教务秘书接收后，在院系进行公告，有时还需要个别通知；院系、教师个人需要上交的教学材料，基本都是教务秘书负责收集登记，并转交有关部门；学生的学籍证明、成绩证明、学生证补办，以及其他一些材料，都必须由教务秘书来审核处理后，再上报上级办理。

2.3教学工作相关政策的解释者

由于各高校需要不断学习、不断创新，才能进步，加上领导的轮岗制，导致学校的教学思路、政策和要求经常因时而变。客观上导致了很多一线教师、学生对当前学校有关教学的政策、文件、规定以及操作流程不是很清楚，一般首先都会想到询问教务秘书，而教务秘书就必须第一时间给出正确、到位的解答。

3 当前教务秘书的困境

3.1 得不到应有的重视

目前各个高校大多存在轻视教务秘书工作的现象，认为教务秘书是教学辅助人员，搞不了教学和科研，仅仅是打打电话、发个通知、收收文件、安排个课表等简单工作，不需要多专业，只要是个人，都能胜任。做得再好，出不了教学、科研成果，创造不了效益，领导自然不重视。在很多高校，教务秘书是所有在编岗位中(江苏省从2018年起，高校新进的教务秘书实行人事代理制度，也就是说，编制都没有了)地位最低，待遇最差的，在很多人眼里，就是一个打杂的，甚至谁都可以冲其发泄几句不满。

3.2 职责不清，长期超负荷工作

教务秘书在工作性质上归教务处各职能部门直接管理；在人事关系上属于二级教学主管。教务秘书除了要承担教学管理的职能，一般还要承担院系的一般事务。说是管理岗，其实谁也管不了，只能被别人管。很多时候还要帮领导、教师、学生去打印、复印、整理材料，甚至教师个人的科研项目、班级相关通知也要教务秘书来帮忙做，真是成了院系所有人的秘书。某些不能严格执行相关规定的老师，做事拖拉、或者不安要求行事，最后都要教务秘书查缺补漏，一手包办，成了一个大众保姆。因为，教学哪个环节出了问题，教务秘书总是第一个背锅的，上级责怪教务秘书工作不到位，很少去追查相关老师的责任。

随着近年来高校普遍扩招，教学组织模式发生转变，院系的学生和教师成倍增长，但是每个院系基本只有一个教务秘书编制，承担校公共课程的院系才考虑补充一个兼职岗位。长期以来，教务秘书的超负荷工作成了一种常态。因为，一旦来不及做相关材料，或者交材料的教师拖延，上级总是把责任界定为教务秘书失职。教务秘书不得不下班回家后继续完成没有完成的任务。每学期开学，教务秘书要第一个到岗，准备教师课表、学生课表，发布有关开学通知；每学期结束，老师、学生放假了，教务秘书还要留下来继续收集整理各种交上来的教学文件、试卷，准备上级抽查的试卷、论文和其他材料，统计本学期的工作量、征订下学期教材、安排下学期的课表，等等。

3.3 业务不专业，岗位不稳定

教务秘书工作涉及到教务安排、教研任务、考务工作、课务安排等各个方面，具有一定的技术要求。现在高校基本使用的是专业的教务管理系统，一般来说，教务秘书没有经过专业的训练是无法胜任的。但是现行的高校教务秘书的引入机制和管理岗位流动机制，导致了教务秘书队伍的不稳定和管理质量的大幅波动。

江苏省的各个高校招聘教务秘书岗位时，除了要求学历是研究生，并没有相关专业和经验的要求[3]。聘用进来，没经过专业培训，也没有老带青的机制，直接上岗。导致很多教务秘书缺乏足够的管理经验和专业背景，对于教学管理工作的认知，停留在“事务型”和“经验型”的层次上，难以实现“内行”管理。

三年超过能力要求的工作，也培养出了一位合格的教务秘书。然而由于低待遇、低地位、被歧视，默默付出却没有相应回报。这样的生存状态导致教务秘书岗成了高校流动性最大的岗位，只要有机会，都会在轮岗的时候改报其他岗位[2]。教务秘书频繁更换，部分院系甚至出现了教务秘书岗真空期，这就导致了基层教学管理队伍极不稳定，必然给实际的教学管理带来很大的负面影响。

3.4 激励机制和竞争机制不完善

其实，做教务秘书的，工作再苦、再累都能够承受，问题是，无论做得好坏，没有实际的奖励或者惩罚机制，工作的积极性和热情必然被极大地挫伤。教务秘书经常加班，没有加班费，绩效也是统一拿平均值，没有课上(一般不给评审、发放高校教师资格证书)，也就没了课时费。甚至出现过这样的事情，院系领导、骨干教师周末集中加班做培养计划、教学大纲，会给加班费，而一旁默默服务的教务秘书就什么都没有。

教务秘书往往任劳任怨工作多年，什么奖项都没有，又因为时间耗费太多，长期脱离教学科研，也很难有教学科研成果，这就导致了职称评审处于绝对劣势。基本上教务秘书就没有副高级以上职称的，岗位级别最高也就是定为科级干部。

对比同样层级引进的高校辅导员，各种荣誉不断，专业竞赛层出不穷，科研项目有专题定向分配，还可以参与教学(一般是思想政治课)，能力突出的有机会能走上处级管理岗位。

4 对高校教务秘书管理的思考

要提高大学的教学质量，必须做好教学管理工作，而教务秘书是其中不可或缺重要因素。希望各个高校领导认真审视教学管理环节中的薄弱环节，做到以人为本，人文关怀。才能最大化的调动教务秘书工作的积极性、主动性，才能进一步提高教学管理水平。

(1)要给予足够的重视和尊重，不要形成教务秘书岗天生低人一等的感觉，才能有人愿意做、主动做，工作热情上来了，工作自然能做好。还要做好教学管理岗的发展规划和线路，原则上，所有上层的教学管理人员，都应该有基层教务秘书的工作经历。

(2)健全教学管理队伍的评价机制，胡萝卜加大棒，是一个行之有效的管理策略。明确岗位职责，细化考核标准，每年必须考核，所有教学管理岗必须分个优良中差，并给予相应的奖惩。还有，不能仅仅只有上级管理部门对教务秘书的考核评价，也应该建立健全教务秘书对相关部门的评级机制，才能相互监督、相互促进，让教务秘书不再成为唯一的背锅侠。

(3)加强后备人才储备和在岗人员培训，特别是对新进教务秘书，一定要有专业的岗前培训，而不是和普通教学人员去学习什么教育学、心理学、教学法[3]。特别是现在教学管理规范化、现代化，对于引进过来的文科、女性为主的教务秘书，必须加强计算机相关知识培训，加强各类教务系统的培训和考核。院系尽量考虑双岗制，充分利用老带青，迅速提高新进教务秘书的工作能力和管理水平，避免因人员频繁调动或者教务秘书个人突发情况，而导致教务秘书岗真空期，

(4)高校教学管理十分复杂，要想切实提高高校的教学管理水平，教务秘书在其中起着至关重要的作用。大家都知道，只有领导重视，这个事才能顺利进行，才能做得好。建成一支现代化高水平的教学管理队伍，才能为高校教育教学的改革和发展做出更大贡献。