技术文件编排格式的探讨与建议

漆传莉（深圳航天科技创新研究院）

公文、科技报告、标准、技术文件、产品图样这几类文件是在工作中经常编制的，这几类文件的要素各不相同，其编排格式也有差异。进行标准化审查[1]是标准化人员的工作内容之一，文件格式则是标准化审查的内容之一。本文就标准、科技报告和公文的编排格式（主要是章节条的划分等）进行比较，并探讨技术文件的层次编写规则，寻求一种比较适宜的编写格式，避免在技术文件编写过程中出现无据可依，杂乱无章的现象，解决标准化工作中的一些困惑。

1 技术文件的格式要求

在技术研究过程中、产品研制和生产过程中会形成相应的产品图样和技术文件。其中，产品图样自成一体，按照技术制图（如GB/T 19096）和机械制图（如GB/T 4457）等国家标准，或是根据不同行业，按照SJ/T 207系列标准、QB/T 1753系列标准、QJ 1714系列标准等的要求执行。

技术文件的内容，各行各业都有相应的要求，如GB/T 8567—2006[2]规定了计算机软件文档的编制内容、GJB/Z 170—2013[3]规定了军工产品设计定型文件编制的主题内容等。

技术文件的编排格式，各个企业的要求各有不同，各个项目也会有不同的要求，但一般都是参照GB/T 1.1—2009[4]给出的规则。项目策划时，标准化人员就应规定技术文件的格式。

2 公文、科技报告、标准及其参考标准

2.1 公文

公文：党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具[5]。

我国公文有统一性的特点，它的格式、种类、行文规则、办理等都是全国统一的，一般按照国家标准GB/T 9704—2014[6]执行。

2.2 科技报告

科技报告：科学技术报告，是进行科研活动的组织或个人描述其从事的研究、设计、工程、试验和鉴定等活动的进展或结果，或描述一个科学或技术问题的现状和发展的文献。（GB/T 7713.3—2014[7]）

科技报告的编写依据是 GB/T 7713.3—2014，在此标准中引用了CY/T 35—2001[8]。

2.3 标准

标准：通过标准化活动，按照规定的程序经协商一致制定，为各种活动或其结果提供规则、指南或特性，供共同使用和重复使用的文件。（GB/T 20000.1—2014[9]）

GB/T 1.1—2009规定了标准的结构、起草表述规则和编排格式，并给出了有关表述样式。

2.4 其他

在工作过程中，有一些政府申报的项目文件，如项目可行性研究报告、工作总结报告、验收报告等，这类文件的内容属于科技报告，但在表现形式上又侧重于公文，主要体现在文件的章节条以一、（一）1.（1）的形式编排。随着要求的逐渐明确及规范，此类文件已完全纳入科技报告，明确规定按GB/T 7713.3—2014的要求执行，故在此不再赘述。

2.5 参考标准的比较

公文、科技报告和标准等文件编制的参考标准见表1。

三个参考标准要求的层次及编号规则见表2、表3和表4。

表1 参考标准

表2 公文（GB/T 9704—2012）层次及编号示例

表3 标准、规范（GB/T 1.1—2009）层次及编号示例

表4 科技报告（GB/T 7713.3—2014、CY/T 35—2001）层次及编号示例

续表 4

各项标准的差异说明：

（1）GB/T 1.1—2009和CY/T 35—2001中节、条、段的含义有所不同。

（2）层次分级不同：

a）GB/T 9704—2012规定的结构层次只分到第四层。

b）GB/T 1.1—2009的5.2.4条规定，条一直可分到第五层次（例如5.1.1.1.1.1）。

c）CY/T 35—2001规定章节的层次划分一般不超过四级（例如5.1.1.1），但可下扩条、款、项、段。

（3）引言编号不同：

a）GB/T 1.1—2009规定引言不应编号，可以对引言条编号，编为0.1、0.2等，可以参见GB/T 19001—2016[10]。

b）CY/T 35—2001规定前言、概论、引言或类似形式章节以0作为编号。

（4）附录章、图、表和公式编号不同：

a）GB/T 1.1—2009规定附录中章、图、表和公式编号重新从1开始，编号前应加上附录编号字母（A、B、C等），字母后跟下脚点。如：A.1、 图A.1、表A.1等。

b）CY/T 35—2001规定附录中章、图、表和公式编号，应在阿拉伯数字前冠以附录的编号。如：A1、图A1、表A1、式（A1）等。

3 技术文件格式的探讨

3.1 章节条格式的探讨

在研制过程中的技术文件编写，基本上是以GB/T 1.1—2009为参考，因为此标准对文件的编写要求作出了比较详尽的规定，基本上涵盖了技术文件所涉及的所有要素。

技术文件的封面、签署页和更改记录页一般由企业根据各自不同的习惯与风格自定义。封面一般包括：系统及产品名称型号、文件名称、文件编号、文件版本号、编制单位、编制日期等。

技术文件正文通常都是以GB/T 1.1—2009为基础要求，适当地调整字体大小，一般是比标准要求大半号，如标准要求为五号宋体，技术文件则使用小四号宋体，以此类推。

建议的技术文件层次编号及字体要求见表5。

表5 技术文件

说明：

（1）GB/T 1.1—2009的 5.2.4条规定，条一直可分到第五层次（例如5.1.1.1.1.1）。技术文件使用WORD编制时，条是可以一直分到第八层次（例如5.1.2.3.4.5.6.7.8）。

（2）图、表、公式编号从引言开始一直连续到附录之前，并与章、条的编号无关，且图、表和公式的编号各不相关。如图1、表1、（1）等。公式的编号不是必须的，仅在需要对公式进行区分引用时，才对公式进行编号。

（3）只能对图做一个层次的细分，分图使用字母编号〔例如 a）、b)等〕。表中不能有表，且不能将表再分为次级表。公式也不能细分。

（4）建议每个图都应有图题，每个表都应有表题。

（5）图、表中的内容及公式建议均采用五号宋体。

（6）因为公式的编号与公式在同一行，如果公式用五号宋体，则公式的编号也应采用五号宋体，与图表编号不同。

3.2 其他相关格式的探讨

3.2.1 术语和定义

在GB/T 1.1中，“术语和定义”这一章是比较独特的存在，主要体现在：

（1）GB/T 1.1的 5.2.5条规定，应避免出现悬置段，但6.3.2条又要求“术语与定义”一章需要适当的引导语,这段引导语就成了悬置段[11]。

（2）术语与定义的条目编号采用的是正文的条编号（GB/T 1.1中 9.5.3），但在GB/T 1.1的 6.1.2条中规定：目次不应列出“术语和定义”一章中的术语。即目次中不应列出术语和定义的条目编号。

鉴于以上两个因素和技术文件的应用范围，建议技术文件不必编制“术语和定义”这一章。如有需要，可以增加最后一章“注释”，列出有助于了解技术文件的所有信息（包括背景、术语、缩略语或公式等,参考GB/T 8567—2006），此章内容可按正文的编排格式要求执行。

3.2.2 无标题条

GB/T 1.1—2009规定可以采用无标题条（如5.1.2.1和8.6.1等），CY/T 35—2001则要求篇、章、节、条、款、项、段都应有标题。为了保持全文的行文一致性，以及避免增加多余的格式设置，建议技术文件中所有条均应设标题，可将无标题条首句中的关键术语或短语作为条标题。

3.2.3 列项编号

GB/T 1.1—2009中规定，列项之前可以使用列项符号（“——”或“·”），也可使用字母编号，下一层使用后带半圆括号的数字编号。建议技术文件中的列项均使用字母编号，下一层使用后带半圆括号的数字编号，以保持行文统一。若数字编号需要进一步细分，则可使用带圆括号的数字编号进行标示，见示例。

示例：

产品的技术要求如下：

a）性能

1）外部接口：

（1）电源接口：1个。

（2）USB接口：2个。

2）……

b）功能

1）……

2）……

4 结语

综上所述，GB/T 9704—2012只适用于党政机关公文的规定，不适用于技术文件。而CY/T 35—2001制定时间比较久远，标准再次修订时应会考虑与GB/T 1.1—2009保持一致。

GB/T 1.1—2009作为基础性的国家标准，是全国各行业在编写标准时共同遵守的基础标准，在我国标准制修订工作中发挥了重要的指导作用。借鉴GB/T 1.1—2009的规则，结合企业实际情况制定技术文件的编排格式，是比较便捷、适宜的方法。